檔案信息化管理面臨的問題及對策分析

潘波

[摘要]隨著信息技術的進一步發展，檔案管理工作信息化建設成為必然趨勢，信息化管理通過建設數字化的檔案館和檔案網站等，實現檔案的現代化管理。本文以烏蘭察布市檔案館檔案數字化建設為例，探究該檔案館在建設發展中遇到的最突出的幾點問題，并探究有效的應對措施，為檔案館數字化建設提供參考。

[關鍵詞]檔案管理;信息化;數字化檔案館;涉密檔案;介質

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。檔案作為企業生產、經營、管理和研究等活動的真實記錄與憑證，是企業的核心信息資源與重要資產，檔案館更是向黨政、人民群眾全方位提供服務的。檔案信息化管理意義重大，需要積極探索檔案信息化管理實現路徑。

一、烏蘭察布市檔案信息化建設中遇到的主要阻礙

（一）步密檔案管理制度不完善，檔案安全保障不足

在烏蘭察布市黨建檔案信息化建設中，各級檔案管理人員積極探索有效的發展路徑，取得了檔案信息化管理的顯著成效。但是，全市在檔案信息化建設中，針對涉密檔案的管理制度建設還存在一定問題，涉密檔案作為檔案管理中的重難點，其安全得不到有效保障，這是因為該市的數字化檔案館建設中對于涉密檔案的信息化管理沒有形成有效的管理制度，責任制度不完善。

（二）檔案副本保存介質管理技術有待提升

在數字化檔案館建設中，現有的檔案在信息化、數字化的管理中，發揮了一定的管理作用，但是隨著安全要求的不斷提升，這些介質（包括磁盤、磁帶以及光盤等）的管理技術需要進一步提升。為確保介質儲存安全性，為數字化檔案館的信息化建設發展工作提供有效的技術支持，為促進智能化數字化檔案館的建設，對這類介質的管理技術還需要深入發展研究。

二、檔案信息化管理問題解決的有效對策

（一）涉密檔案管理

1.完善涉密檔案信息化管理制度，提升檔案信息安全

針對該市目前數字化檔案館建設中存在的涉密檔案管理問題，相關部門和管理人員要嚴格落實檔案管理工作的各項規定，要堅持保密的原則，建立健全保密委員會制度，規范保密工作的機構設置，完善各項規章制度，嚴格落實“保密工作責任制”。重點要落實信息化時代背景下的保密措施，做到“管住嘴和手，上網不涉密，涉密不上網”。檔案管理要按照標準化、規范化、信息化的要求，做到應歸盡歸不遺漏，確保歸檔文件齊全完整。組織相關部門結合各自工作職能，梳理完善并嚴格執行保密工作制度;建立保密工作臺賬，嚴格按照“專人領取、專人送審、專人保管”規定處理涉密文件，做到傳閱留痕，同時分期分批組織學習相關的涉密檔案管理規范;制定檔案查詢利用服務保密工作制度，在提供利用服務中嚴格審查利用人員信息，宣講利用守則，籌備設立物品存放專柜以存放手機、紙筆等檔案查閱利用大廳禁人品及其他無關物品;加強過程監管，嚴防查閱利用檔案過程中的失泄密行為;嚴格按照《涉密檔案管理辦法》強化對各立檔單位涉密檔案管理工作的業務指導，維護涉密檔案安全。

2.強化涉密檔案管理，提升涉密檔案信息化管理技術應用

相關人員要加強檔案管理，完善防盜、防潮、防火、防蟲等基礎設施建設，完善相關制度，做到嚴謹細致，構建利于檔案保存的良好條件。要做到定期組織開展檔案裝訂、歸類、管理等工作，提升人防水平，加強保密工作，對涉密檔案要嚴格分類，加強保管，嚴謹復印、摘抄、拍照，做到清點有冊、銷毀有據。落實基礎保障，牢固樹立“安全第一，預防為主”思想，設立專門檔案室、檔案柜、檔案盒，并嚴格落實防范要求，確保檔案完整規范，并根據實際情況制定《涉密檔案管理辦法》，使涉密檔案管理嚴格到科室，落實到個人。創新管理方式和技術，利用最先進的信息化手段，逐步改變當前以紙質檔案為主的現狀。對于涉密文件，要安排專人負責，做好文件的登記、保存工作。通過身份自動識別、火情自動處置、溫濕自動調控、自動防盜報警、出庫自動記錄、查閱自動留痕等六項目動功能，給檔案保密工作安上一把“安全鎖”。

此外，檔案館還要進一步增加涉密或敏感檔案劃控的研究，探索從制度上規范人工劃控，探索自動化劃控的可能。

（二）檔案介質管理

針對檔案管理信息化中遇到的檔案介質管理問題，要進一步規范使用及處置存儲介質，這是做好檔案數字化工作的關鍵，也是落實安全保密管理要求的要點。對移動存儲介質的失泄密風險進行主動防御是目前最好也是最有效的解決辦法。因此，在對檔案介質的管理工作中，必須做到進場時規范登記，專人專柜保管，領用手續完備，使用中嚴格監管，出場時仔細清點，確保賬物相符，防止檔案信息外泄，確保安全、保密。要求檔案局有關處室，要做好接收存儲介質的安全處置工作，要進一步總結經驗，加強研究，完善措施，不斷提高檔案數字化安全管理水平。

結語

檔案信息化管理工作是當前檔案管理部門要重點完善的工作內容，檔案館數字化建設要進一步完善信息化管理制度，積極針對檔案信息化管理中的重難點進行逐個突破，促進檔案信息化建設工作穩定發展，提升檔案信息安全和管理效率。

參考文獻：

[1]范智新，沈牡丹.開展檔案信息化建設創建服務型檔案館——以華中科技大學檔案館為例[J].辦公自動化，2018，23（21）：53-55.

[2]張瑞霄.“智慧檢務”背景下基層檢察院檢察檔案開發利用現狀分析——以A院為例[J].法制博覽，2018（30）：183+182.

[3]楊愛云，宋瑩，朱明慧.企業數字檔案館建設初探——以中國交建數字檔案館一體化建設為例[J].辦公室業務，2018（20）： 58-59.