論企業檔案的特點及價值

韓英

【摘要】隨著市場經濟體制和現代企業制度的逐漸建立，企業檔案在企業的職能活動中發揮的作用愈發重要。本文重點闡述了企業檔案的特點，并結合筆者工作實踐，進而提出了企業檔案的特殊價值。

【關鍵詞】企業檔案;企業文化;特點;價值

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。它是企業資產的重要組成部分，是保障權益、日常業務工作的考察、決策研究、編史修志、經驗進行總結的重要根據與原始憑證。同時也是企業對各項工作的歷史見證以及真實的記錄。

一、企業檔案的特點

（一）綜合性。企業檔案為社會提供服務和產品活動的記錄，是對各種經濟要素的綜合運用，并且也是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。縱向看，企業檔案記錄了企業成長的歷程，為企業的領導者和其合作方提供了關于企業產品、發展、技術、經濟等方面可靠信息;橫向看，它能夠反映出全面的企業經營管理信息，是企業在進行各項活動比如基建、生產、經營、財務、設備等形成的書面材料。

（二）現實性。企業檔案是與企業共同發展和生存的信息資源，是通過企業的產品生產、技術開發、市場拓展、經營管理等逐步形成的，它在企業的運營中發揮著持續性作用的特征，把企業的活動軌跡詳細真實地記錄下來，這同時離不開企業在社會經濟中的緊密活動。企業檔案在一方面有很重要的使用意義，表現出企業的現實利益，比如企業檔案市場經濟活動中的重要武器是營銷檔案，并且技術檔案也是企業在進行物質生產時的必備因素。在另一方面，企業檔案在企業產品的研究開發、生產銷售中有著密切的聯系，具有相當久遠的使用價值和重要作用，如果脫離企業檔案，企業的生產則無法正常運行，企業檔案為企業營造更好的運行模式并且創造出更多的價值，在企業的各方面包括生產經營、技術提高、維護權益等都具有重要的意義。

（三）知識性。企業檔案具有豐富的內容，能夠反映出企業的經營者對客觀事物現象的認知度，并且它把企業的時間活動都記錄下來，企業檔案是創建者智慧和行為的總結。企業的現狀能夠反映出企業的歷史進程，企業的今天決定著企業未來的發展，所以所以企業無論是在進行生產、經營、管理、開發等各項經濟活動時，都需要企業對自身的條件有著精確的掌控，企業檔案蘊含企業所需的資料，企業需要通過對歷史總結獲得經驗，學習和利用有利條件，并且使企業的經營者擁有有效的條件，從而幫助企業不斷發展壯大。

（四）經濟屬性。企業通過企業檔案的產生、引進、形成、開發伴隨著企業一系列的生產、經營、銷售、預算等經濟活動的過程，所展現出的特殊屬性則是企業的經濟屬性。企業的經濟屬性決定了企業檔案的利用價值、經濟價值以及保存價值，使得在企業的蓬勃發展中顯現出應有的價值。其經濟屬性還表現在企業檔案和企業的經濟利益越來越密切和直接、企業檔案是企業的特殊資產兩個方面。企業檔案和企業的經濟利益密切關聯，能夠使企業產生潛在的生產力，而企業檔案屬于企業的特殊資產，它是以有形實物真實存在的，是企業物質財富的重要組成部分，企業檔案的良好運用，能夠為企業的發展提供動力，為企業的壯大提供源泉，幫助企業經營者拓寬經營領域。

二、企業檔案的價值

（一）企業檔案可以維護企業知識產權。企業檔案能夠把企業的產品研發、功能介紹、上市經營以及知識產權等內容記錄下來，也能夠把企業的研究過程完整備份，提供重要的依據。企業通過對經濟活動的完整記錄，通過完整有效的檔案信息，能夠在企業產生關于商標權、著作權、專利權等所有權糾紛時提供重要依據，使得企業能夠正確應對這類難題，具有優勢地位，將這些證據提供給法律仲裁機構避免造成無謂的經濟損失。

（二）企業檔案可以促進企業文化建設。企業檔案包含企業歷史進程的一點一滴，詳細記錄企業所有的經濟活動，企業檔案對于企業文化建設中也有著促進的作用，具體表現在兩個方面：一是通過對企業檔案的整理能夠刪減沒有意義的地方，這么做可以幫助企業建立健康有效的企業文化，也能夠使得企業文化的歷史進程突出體現。二是對企業檔案的完整記錄，能夠有效地將企業的日常工作進行梳理，為企業的健康發展提供保障，為企業文化的發展提供方向。

（三）企業檔案可以提高人員分配管理工作效率。企業檔案的管理在企業的人力資源管理系統中有著重要的作用，企業檔案的管理內容很多，比如企業檔案中的人事檔案，它記錄企業員工在上學時的信息，從中學開始，所有相關的表格和報告都能夠在人事檔案信息中體現，員工的證書復印件、評定表、考核表、出國記錄、獎懲記錄、涉團、涉黨政審等相關材料也都在檔案中得以體現，檔案中包含的所有材料都是企業員工的個人經歷、榮譽、個人能力的體現，為企業能夠更好地了解員工提供依據，使得企業在對員工的利用上發揮到最好，通過員工的檔案信息來對員工進行分配，使得員工發揮最大的才能，最終實現企業的良好發展。

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