對外貿企業檔案的特點及其管理的分析

趙晨旭

【摘要】外貿企業是指從事對外貿易的企業，在我國規定的注冊企業的相關區域內，外貿企業對合格的產品有進出口的經營權。近幾年，外貿企業的競爭尤其激烈，在此背景下，本文對外貿企業檔案的特點及其管理進行了分析，做了幾點探討，僅供參考。

【關鍵詞】外貿企業;檔案;特點;管理

外貿企業檔案中不但記錄了企業的重要信息，也是外貿企業長久發展的寶貴財富。隨著我國經濟的迅速發展，越來越多的外貿企業隨之誕生，進出口業務越來越頻繁，記錄著企業生產、經營、管理活動的企業檔案也就越來越重要。但與此相反的是，在很多的外貿企業中，檔案的管理還存在或多或少急需解決的問題，卻并沒有引起外貿企業的著重關注。

一、外貿企業檔案的特點

（一）檔案載體多樣化。現代社會科學技術飛速發展，科技的應用使檔案載體的形式多種多樣，相比起傳統的紙質檔案管理，硬盤、磁盤等新型的檔案載體越來越多，甚至于到了如今的信息網絡時代，檔案的載體逐漸演變為電子數據信息。為外貿企業檔案的管理帶來新的挑戰。如何對新型載體進行檔案管理成了外貿企業檔案管理的新難題。

（二）檔案來源豐富。外貿企業的檔案管理和其他非外貿企業的檔案管理大致是相同的，都是一個整體的檔案管理體系。在檔案的管理方面注重完整性。但是外貿企業檔案的來源主體卻更多，來源途徑更為豐富，所以導致來源的分散。在這種分散的狀態下進行檔案收集和管理較為困難。

二、外貿企業檔案的管理

（一）完善外貿企業檔案的管理。完善外貿企業檔案管理體系是企業生產經營中的一項重要工作。由于我國外貿企業發展較晚，相對的外貿企業檔案管理標準也就不夠完善，因此，必須完善外貿企業檔案管理制度，并嚴格加以實施。在外貿企業中的各個部門都應設立專門的或兼職的檔案管理人員，每天各個部門的檔案人員將負責的檔案進行整理、歸檔，并向上級領導進行匯報，根據上級領導的指示對工作進行改進，對檔案資料少的部門，可由部門經理按照檔案管理的要求，對有價值的文件進行整理。另外，外貿企業需要設立檔案監督人員，對檔案管理人員進行監督，當發現問題時及時糾正，確保在最短時間內解決問題，促進檔案管理的可持續發展。建立合理的獎罰制度。在外貿企業中，針對檔案管理工作做得好的工作人員，應給予適當的獎勵，相反則給予相應的懲罰。將檔案工作的好壞和工作人員的獎金相關聯。專職人員在項目進行時對檔案管理的完成度進行監控，當項目完成時，檔案的收集和整理也應結束，對在檔案管理工作中積極完成、態度認真的員工進行獎金獎勵，對工作中消極怠工，不主動工作的員工進行扣除獎金的懲罰。以此促進檔案管理工作人員的工作積極性，保證外貿檔案管理工作順利進行。加強外貿企業檔案管理的數字化建設。運用先進的科學手段對檔案進行管理，運用掃描技術和計算機技術，提升檔案管理和查找的速度，在進行檔案管理時可購買專業的管理軟件，只需將檔案信息輸入到軟件中既可，不僅縮小了存儲空間，還提升了外貿企業的檔案管理效率。外貿企業檔案的安全性方面仍待加強，在進行檔案保管工作時要確保檔案的安全性。建立安全保障系統，根據檔案的重要程度設置查看口令，在發現檔案管理發生安全問題時及時進行處理，保證檔案的安全。

（二）提升檔案管理人員的專業水平。外貿企業的檔案收集具有復雜性、多元化的特點。這些特點直接導致了企業檔案收、管、用三方面都陷入困境，因此，需要更為專業的工作人員來靈活地處理相關問題。在外貿企業中，檔案的來源比較廣泛并且涉及的范圍也很廣，造成檔案收集和整理工作繁重瑣碎，工作人員在進行檔案的收集時需要大量的物力和人力。提升檔案管理人員的專業水平可有效提升檔案管理的工作效率。可以從三方面提升檔案管理人員的專業水平：一是基礎知識的培訓。對于剛接觸檔案管理的工作人員，需要懂得怎樣對檔案進行分類和管理。二是計算機使用的培訓。隨著科技的快速發展，計算機技術必將應用到檔案管理的方方面面，如果檔案管理人員面對計算機束手無策，不會操作檔案管理軟件是不行的。因此，檔案管理人員一定要進行計算機能力培訓，要做到可以熟練運用計算機對檔案進行管理。三是相關法律的培訓。現在很多的外貿企業檔案管理中涉及諸多法律知識，如果不懂相關法律，在檔案管理中容易觸犯法律，所以在培訓的時候一定要加強檔案工作人員的法律認知能力。對機密檔案進行嚴格的保密，防止其他企業對其進行惡意壟斷。

（三）加強企業檔案管理的意識。在進行外貿企業的檔案管理時，需要加強企業員工的檔案管理意識，這樣才能有效提升企業整體的檔案管理工作效率。企業管理者應定期在企業中開展檔案管理工作宣傳，使企業員工增強檔案管理意識，在檔案的管理工作中主動掌握多種信息，相互配合，調動起檔案管理工作的積極性，提升檔案管理的工作效率。企業管理者對檔案管理重視的提升才能保證檔案管理工作順利進行，更好地完善檔案管理工作。

三、結論

綜上，外貿企業的經營模式和經營項目具有多元化的特點，此類企業在開展檔案管理工作時，要逐漸完善和創新，經過對外貿企業檔案特點及其管理的分析，旨在促進這一類型企業的檔案管理實現可持續發展。

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