論石油企業檔案的開發與利用

劉作偉

【摘要】檔案是一種重要信息資源，在石油企業生產經營中具有較高的利用價值。石油企業通過多年的發展，逐步積累了大量珍貴檔案資料，如何加大對這些檔案資料的開發與利用，更好地服務于石油企業的發展，是當前我們需要深入思考與解決的問題。本文將簡述當前石油企業檔案開發與利用問題，并提出了行之有效的策略。

【關鍵詞】石油企業檔案;開發;利用

隨著市場競爭程度的加劇，檔案的重要性也越來越突出，對石油企業科研生產和經營活動帶來了巨大的營銷。石油企業在生產經營的過程中，需要充分開發與利用檔案信息，這樣才能有效減少市場風險帶來的威脅。對此石油企業要將檔案信息資源視為一種重要戰略資源，加大對檔案的開發與利用力度，唯有如此才能有效規避市場風險，保障自身利益，實現穩定長遠的發展目標。

一、石油企業檔案的開發與利用問題

從現階段石油企業館藏情況來看，還存在很多不合理的地方，大多為文書檔案，其他類型檔案占據的比例小，館藏地方特色也不明顯，檔案信息顯得非常落后，為今后的利用帶來了不便。此外，在石油企業檔案管理模式上，對藏過于注重，很少進行開發與利用，這樣的問題若不能得到解決，將導致很多檔案信息資源價值無法得到體現，不能發揮出其推動石油企業發展的目的。

二、石油企業檔案的開發與利用策略

（一）宣傳檔案價值，增強檔案意識。石油企業要將內部報刊、網站利用起來，做好《檔案法》宣傳工作，增強所有人的檔案意識，讓企業領導、中層干部和普通員工都意識到檔案的重要性，從而讓檔案工作更好地聯系企業科研、生產和經營等活動。近年來石油企業發展速度很快，每天都會形成大量的檔案，可以將企業各方面的情況如實反映出來，但是現在很多人對其價值認識不到位，這要求不斷拓寬宣傳途徑，可以采取檔案展覽的方法，將圖文、照片和聲像等檔案呈現在人們面前，讓每個人都提高重視，增強檔案在石油企業中的影響。同時也要將大眾性傳播媒介的作用發揮出來，通過電視、廣播、報刊和雜質等進行宣傳，從而引起更多人注意，為檔案的開發與利用創造有利條件。

（二）完善檔案目錄數據庫。雖然當前石油企業有著豐富的館藏資源，不過很多屬于紙質檔案，以傳統手工檢索的方式查詢與利用檔案，會浪費大量的時間與經歷，也很難達到預期的利用效果。對此石油企業要加快館藏檔案目錄數據庫建設步伐，打造檔案機讀目錄中心，利用計算機系統檢索目標，讓利用者享受到更加便捷、優質的服務，讓檔案信息利用效率得到大幅度提升。在建設目錄數據庫的時候要重視努力著錄，這關系著輸入計算機數據和信息的準確性，必須將這個前期工作做到位。以前石油企業歸檔資料由于管理上不規范，在紙質手寫目錄上未根據目錄要求作出規范著錄，各門類檔案著錄項目對應關系混亂，經常出現缺項和漏項問題，若是只根據以往紙質手寫目錄建立數字化著錄，將導致檔案查詢準確率降低。對此，對于檔案目錄數據庫的建設，應該嚴格按照現行《檔案著錄規則》進行，從石油企業具體狀況出發，科學合理制定著錄工作細則，將分類標準、著錄項目等統一起來，提升著錄的規范性，讓計算機檢索查準率和查全率都得到提升。

（三）注重檔案的開發利用。只有對檔案資料進行深入的開發與利用，才能為石油企業創造更大社會價值，促使企業經濟效益獲得提升。因此在檔案管理工作過程中，應該從石油企業具體項目與發展方向出發，采取開發和引入合適存儲數據庫和檢索方法，將檔案資料利用價值充分挖掘出來，在檔案資源上由被動服務模式逐步轉變為主動服務模式。檔案管理人員應和設計者加強交流，掌握在技術信息上的需求，掌握檔案資源和實際項目的關系，真正將檔案開發價值和使用效益體現出來。此外，對于石油企業中一些經常用到的檔案，應該應用信息技術作出分類歸檔，不斷完善目錄檢索，利用數據庫查詢系統，讓設計者在短時間內可以獲取所需信息。

（四）提升檔案管理人員素質。新時期石油企業檔案管理人員除了要具備豐富的專業知識以外，還要熟練應用各種現代化技術，掌握相關法律法規。對此，檔案管理人員要注重完善自身知識結構，實現自身專業技能與職業素質的提升，提升檔案資源的開發與利用水平。檔案管理人員應具備較強的整理開發能力與研究能力，加強對檔案專業理論知識的學習，了解國家標準規范，熟悉檔案業務，實現更高層次的發展，尤其要注重提升編研能力，為石油企業的發展獻計獻策。同時檔案管理人員也要懂得現代化管理方法，在檔案信息管理現代化發展過程中，各種新技術與新設備得到了廣泛應用，尤其是計算機與網絡技術的應用，為檔案管理工作造成了巨大的改變，也對檔案管理人員提出了更高要求。對此檔案管理人員應注重學習，掌握更多計算機與網絡技術，從而跟上新時期發展步伐。

三、結語

總之，石油企業檔案信息資源開發利用水平，對企業檔案工作質量影響很大，尤其是近年來檔案規模逐步擴大，檔案數量也越來越多，檔案內容更加豐富，檔案信息載體越來越多樣化，在檔案歸集、整理和開發利用上有了更高要求。對此石油企業要加強檔案收集工作，不斷提升檔案信息化水平，注重深層次開發檔案信息資源，將檔案信息服務于石油企業發展的作用體現出來。

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