高校二級部門檔案管理問題及對策

王媛 周璐

【摘要】高校二級部門檔案是高校檔案的重要來源和組成部分，很多高校都存在二級部門檔案制度不健全、管理不到位、歸檔不全面、歸檔質量不達標甚至有安全隱患等問題。本文通過實踐歸納和經驗總結法，提出通過加強宣傳、健全制度、分級管理、完善網絡、培訓學習、目標管理和增強利用成效等對策解決高校二級部門檔案管理問題，以更好地提升高校檔案管理工作水平。

【關鍵詞】高校;二級部門;檔案管理

一、高校二級部門及高校檔案的定義和內容

高校的二級部門主要是指二級學院、管理或系級部門，是學校的基層單位和二級辦學實體，它們處在學校教學、科研、管理工作的最前沿，學校的各項工作都必須通過發揮二級部門的作用才能實現。高校二級部門檔案是高校檔案的重要來源和組成部分，高校檔案管理部門只有抓好二級部門檔案工作，才能全面做好學校檔案管理。

高校檔案是高等學校在教學、科研、社會服務、文化傳承和對外交流等過程中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的不同形式、載體的歷史記錄，是高等學校建設發展的記憶。根據中華人民共和國教育部、國家檔案局第 27 號令《高等學校檔案管理辦法》的解讀，高等院校的檔案主要包括：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基建類、儀器設備類、產品生產類、外事類、出版物類、財會類等大類，各高等院校可根據學校實際情況確定歸檔范圍和類別。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶、實物等載體形式。

二、高校檔案的種類和來源

從載體形態上來說，筆者將高校檔案分為文書形態、數字形態、聲像形態和實物形態4種類型。文書形態，顧名思義，就是以紙質文書、圖表、畫冊等為載體的檔案，也是傳統檔案的基本展現形式。數字檔案是以計算機數字形態呈現的以光盤、U盤、移動硬盤或服務器承載的檔案，一般與文書檔案配套歸檔。聲像檔案有兩種，一種是傳統的以膠片、沖洗好的紙質圖片為載體的聲像檔案;一種是隨著科技進步產生的以數碼為載體，可進行網絡傳輸、歸檔的聲像檔案。實物檔案包括往來禮品、獎杯、獎狀、證書等以實體形式存在的檔案。

從實際工作來看，無論哪種形態的檔案對于高校檔案管理部門來說，除了個人捐贈以外，都一定產生并來源于高校基層二級部門、單位，是這些二級部門、單位在從事招生、教學、科研、管理等活動過程中直接形成的歷史記錄。

三、高校二級部門檔案管理的重要性

高校二級部門是學校各項工作開展落實的具體部門，一般分為黨群行政管理部門、教學部門（學院）和科研部門三大類，二級部門是學校檔案產生的源頭，是高校檔案的主要來源，抓好二級部門檔案管理工作，是做好高校檔案工作的根基。從檔案形成之初到基礎檔案的收集、整理、“預歸檔”、存放、利用和移交等各個環節的工作都非常重要，都直接影響著檔案的最終質量和存在的意義。

四、高校二級部門檔案管理存在的問題

雖然高校二級部門檔案工作意義非凡、責任重大，但在實踐工作中，我們發現仍然存在以下許多問題：

（一）領導不重視，檔案缺意識。檔案工作對于人、財、物管理、教研教學、學生教育、科學研究等工作來說，在有些部門領導眼里實在太微不足道，以至于整個部門從上到下都不重視檔案工作，直到教學評估、重大慶典、編寫史冊、審計檢查或打官司等等有重大項目或事件發生時才想起檔案、才查閱利用檔案、才認識到檔案的重要性。殊不知，檔案就是靠平時一點一滴的積累才產生的，平時缺乏檔案意識，不僅是對本部門不負責任，更是對學校歷史不負責任。

（二）制度不完善，落實不到位。任何一項工作要做好都必須有規章制度作為執行依據。很多高校二級管理部門因為不重視檔案工作，就沒有制定檔案管理制度，從人到物到檔案管理流程都沒有規范性制度約束，或有簡單的制度，但缺乏落實和監管，形同虛設。

（三）體系不合理，業務不熟悉。很多高校二級部門下設許多分支機構，如學院下設系部，系部又下設教研組等。而很多原始檔案就產生在最基層部門，比如一份在校學生試卷，就產生于基礎教研室，二級部門有那么多教研室，如果規范管理這份試卷呢？其實是需要二級部門層層設立兼職檔案員，進行分級管理。但大部分高校二級部門兼職檔案員就設立一名，或者根本就沒有兼職檔案員，就算有，還都基本不是檔案專業人員，業務不熟悉、責任不到位。

（四）歸檔不及時，質量不保證。高校二級部門產生的檔案每年移交給學校檔案管理部門一般根據二級部門性質和檔案內容的不同有所區別。有的按學年度移交，有的按年度移交，有的不定時移交，比如科研檔案，要求在科研項目結題后兩個月內移交……但無論二級部門何時向學校檔案管理部門移交檔案，都應該提前做好部門原始檔案的“預歸檔”工作，就是按照檔案規范要求，保質保量，及時地收集、整理、上架、保管利用好尚未移交的檔案。但很多高校二級部門根本無法按要求做到，常常是必須向學校檔案管理部門移交檔案時，才匆匆忙忙隨便收集一些資料應付差事。

（五）硬件不達標，軟件不會用。根據實踐工作，高校二級部門原始檔案在形成后，一般會在二級部門留存一段時間，進行“預歸檔”后再移交到學校檔案管理部門，這就要求高校二級部門檔案管理硬件（比如檔案庫房、專用箱柜、計算機、檔案盒等）都要規范、適合;軟件方面也要配套使用學校檔案統一管理軟件。但很多高校二級部門因經費等問題，不能保證檔案管理軟、硬件條件，不僅工作不規范，還存在極大的檔案安全隱患。

（六）利用不規范，成果不明顯。高校二級部門“預歸檔”的檔案在移交學校管理前，在查閱利用時，往往存在利用不登記、借出無手續、查閱無審核等不規范現象，不僅利用檔案編研成果不明顯，很難凸顯檔案的價值，還存在一定的損壞、遺失風險。

五、解決高校二級部門檔案管理問題的對策

高校二級部門檔案管理是高校檔案工作的重中之重，對于存在的問題應采取積極應對的態度，有耐心、有針對性地解決，筆者通過實踐經驗和歸納總結，認為有以下幾個方面的對策：

（一）加強宣傳，增進溝通。高校檔案管理部門應采取上門調研、檔案知識講授、宣傳畫冊發放、開設相關檔案專業選修課程、網站、微信公眾號文章編發等手段加強對學校二級部門檔案知識宣傳的力度，增進與學校二級部門領導和兼職檔案員的溝通、互動，及時了解他們的工作動態及工作中存在的疑慮，積極認真地為部門解決實際工作困難，增強溝通，提高二級部門領導及工作人員的檔案意識。

（二）因地制宜，健全制度。高校檔案部門應根據學校二級部門具體業務情況，協助部門制定適合此部門的檔案管理規章制度和工作方法。比如檔案保管范圍的設定、保管期限的判定和歸檔流程的制定等，都應根據此部門產生原始檔案的具體情況分門別類給予指導和建立相關制度并監督落實。

（三）分級管理，落實責任。高校二級部門應根據部門業務和分工情況，對檔案進行分級管理，建立科學的檔案管理體系和網絡，可以設置多級多層次兼職檔案管理員，并制定和落實責任制，每級對上級負責，在檔案收集、管理、利用和移交過程中環環相扣、層層落實，確保檔案工作落在實處。

（四）結合實踐，加強培訓。創新的檔案管理隊伍，不但需要檔案管理人員做好基本工作，同時還需要全面提高檔案管理人員的綜合素質。高校檔案管理部門要注重二級部門兼職檔案員的業務培訓，應結合實際為他們開展包括講授、參觀、現場指導、交流互動等多形式的培訓教育活動，提高他們的檔案意識和實踐操作業務水平。二級部門則應注重兼職檔案員的選拔和培養工作，要把那些政治素質高、相對穩定、踏實可靠認真的同志放到檔案管理工作崗位上，并給他們提供學習提高的機會和條件。

（五）目標管理，軟硬齊抓。高校檔案管理部門應對二級部門檔案設立目標管理考核體系，從人員設立、制度規范、硬件設施、歸檔質量、利用效果等各方面，從檔案收、管、用各環節全方位進行目標量化管理，并進行考核落實，做到有章可循、有據可依、有檔必歸、歸則保質。

（六）注重利用，凸顯成效。高校檔案管理部門應充分挖掘二級部門檔案信息，指導并鼓勵二級部門利用檔案資源在進行基礎查閱的同時，開展有特色的深層次開發，比如編寫每年度的大事記、編撰部門史料、人物志等有歷史價值和意義的匯編、材料等，充分展現檔案的價值和意義，從而提高高校二級部門檔案意識和對檔案工作的重視度，以更好更全面地配合學校檔案管理部門做好全校檔案工作。

高校檔案工作擔負著為國家積累重要史料，為學校教學、科研等各項工作服務的重任，它產生和形成于校內各部門、單位及個人的社會實踐中。高校檔案就是學校的歷史和記憶，抓好高校檔案產生的源頭——二級部門的檔案管理工作，是做好高校檔案工作的最有力手段。

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