數(shù)據(jù)信息如何實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息更加開放，隱私與安全面臨著嚴(yán)重挑戰(zhàn)?；诖耍瑱n案管理部門應(yīng)結(jié)合數(shù)據(jù)信息特點(diǎn)實(shí)施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法，全面提升數(shù)據(jù)信息檔案管理工作質(zhì)量，以標(biāo)準(zhǔn)化管理方式讓檔案價(jià)值發(fā)揮到最大化。本文將先分析數(shù)據(jù)信息檔案管理工作的難題，再闡述數(shù)據(jù)信息如何實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)信息;檔案;標(biāo)準(zhǔn)化管理

一、 前言

傳統(tǒng)檔案管理方式主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，需要檔案管理人員耗費(fèi)大量時(shí)間負(fù)責(zé)檔案管理與分類，這樣的管理方法難以滿足數(shù)據(jù)信息檔案管理要求，不利于保證數(shù)據(jù)信息檔案完整性。在這一背景下，檔案管理部門應(yīng)積極探索可行性的數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理方法，不斷創(chuàng)新數(shù)據(jù)信息檔案管理工作，從根本上解決目前檔案管理工作表現(xiàn)出的缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理觀念、缺乏專業(yè)的管理形式等問題，大大提高數(shù)據(jù)信息檔案管理效率。

二、 數(shù)據(jù)信息檔案管理工作的難題分析

如今，是互聯(lián)互通時(shí)代，數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理正在面臨著一些嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，存在著數(shù)據(jù)信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理安全需求嚴(yán)重不符的情況，最終在數(shù)據(jù)信息檔案資料傳輸、存儲過程中衍生出了信息泄露現(xiàn)象，影響到了數(shù)據(jù)信息使用安全。目前，數(shù)據(jù)信息正在保持海量增長速度，在數(shù)據(jù)信息呈指數(shù)增長情況下，檔案管理部門傳統(tǒng)管理方式將難以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息檔案的全面管理，而數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)變化也給檔案管理工作帶來了一些困擾。比如，來源不明數(shù)據(jù)信息的處理問題等等。此時(shí)，要落實(shí)好數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、 數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理策略

（一） 加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理人才培養(yǎng)

檔案管理人才業(yè)務(wù)水平是影響檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵，為真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)工作。首先，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用等方面人才的引進(jìn)，要求檔案管理人員必須能夠熟練使用現(xiàn)代化管理手段。包括檔案計(jì)算機(jī)管理和電子文件管理知識與技能，滿足數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，更加安全的保存和利用數(shù)據(jù)信息檔案。其次，檔案管理部門應(yīng)針對檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)，以培訓(xùn)方式和專題講座方式向檔案管理人員傳授電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化辦公設(shè)備數(shù)據(jù)信息檔案文件制作、使用、維護(hù)知識，以檔案專業(yè)教育，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，更好地為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理而服務(wù)。

（二） 加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境建設(shè)

在數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中，加強(qiáng)軟、硬件及相關(guān)設(shè)施建設(shè)是重中之重。而系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件是建設(shè)重要，其中，系統(tǒng)軟件建設(shè)主要是滿足檔案管理人員以檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理方式實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的監(jiān)控管理、調(diào)試、語言翻譯、數(shù)據(jù)庫管理、存儲、安全管理等。應(yīng)用軟件，是指數(shù)據(jù)信息發(fā)布系統(tǒng)、征管檔案信息網(wǎng)站等等，主要是滿足檔案管理人員實(shí)時(shí)了解數(shù)據(jù)信息檔案管理進(jìn)程，可根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)需求進(jìn)行開發(fā)。除了軟、硬件建設(shè)以外，檔案管理部門還要落實(shí)好中心機(jī)房、異地備份機(jī)房等的建設(shè)，并兼顧數(shù)據(jù)信息檔案管理要求，做好數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作計(jì)劃，分解任務(wù)，明確各個(gè)任務(wù)中的軟硬件系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、技術(shù)接口成本增加等情況，順利展開標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。

（三） 規(guī)范數(shù)據(jù)信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中，要明確規(guī)定數(shù)據(jù)信息檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。首先，在數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作中，檔案管理部門應(yīng)制定相關(guān)管理辦法，明確數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)的采集功能要求、維護(hù)功能要求、查詢功能要求、備份功能要求、格式轉(zhuǎn)換功能要求等等。以備份功能為例，在數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)上，要建立起一個(gè)可行性的備份制度，指導(dǎo)檔案管理人員嚴(yán)格按照備份制度要求對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，保障數(shù)據(jù)信息安全性。再以資料歸檔功能為例，在數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)上，要明確規(guī)定影像文件應(yīng)集中管理，并指導(dǎo)檔案管理人員嚴(yán)格按照生成案卷目錄、編號等要求，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理工作任務(wù)。其次，為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案管理部門應(yīng)明確分類管理方法，要求檔案管理人員在數(shù)據(jù)信息管理工作中注意文件立卷不跨年度，并以各部門職責(zé)權(quán)限為依據(jù)，建檔。同時(shí)，說明檔案的收、移、存、用、銷等級和統(tǒng)計(jì)要求，完善分類方案、歸檔移交憑證、鑒定標(biāo)高、檢查記錄等數(shù)據(jù)信息管理標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分類管理，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。

四、 結(jié)論

綜上可知，在我國檔案事業(yè)發(fā)展中，做好數(shù)據(jù)信息的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作十分重要。為了取得較好的管理效果，檔案管理部門應(yīng)注重加強(qiáng)人才培養(yǎng)，并通過基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境建設(shè)和規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，滿足大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)信息安全管理要求，以檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理方式提高數(shù)據(jù)信息利用率，積極開拓?cái)?shù)據(jù)信息檔案的利用范圍，大大提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

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作者簡介：

黃偉明，福建省三明市，三明市人力資源和社會(huì)保障信息中心。