淺談民航機場檔案信息化建設

韓慧

摘 要： 隨著信息技術的不斷發展，其應用的領域越來越廣泛。在進行檔案管理的過程中引入信息化技術，能夠實現文檔管理的一體化，從而能夠提高信息收集的效率。民航機場是一個公共場所，在這個場所中有著較大的流動人員，如果不能夠對這些流動人員進行有效的管理，就會導致問題的出現。因此，當前民航機場加強檔案信息化管理有其必要性。

關鍵詞： 民航機場;檔案;信息化管理

為了能夠不斷提升民航機場的信息化管理水平，應該明確電子文件的產生以及對其的合理理性。文章就從這兩個角度對其進行分析。

一、民航機場電子文件的產生

要想能夠更好的對民航機場電子文件進行利用，首先應該對電子文件的產生有一個全面的認識，能夠在管理的過程中，嚴格控制其產生途徑，保證電子文件的科學性。

（一）辦公系統文件直接生成

機場在進行管理的過程中會產生諸多的文件，這些文件的類型也比較多樣。通過對這些文件進行形式的轉化，就能夠得到各種類型的電子文件。因此在進行管理的過程中，應該重視對辦公室系統文件的管理，保證其文件的完整性。

（二）各類業務信息系統生成

機場的運營需要各個部分相互配合，安檢監控、航班信息等，而這些信息又會為生成各個類型的電子文件，成為民航檔案中的重要信息。因此，在管理的過程中，應該重視各類業務信息的生成，從而保證最終的信息的完整性。

二、民航機場電子文件的歸檔

機場在采用電子信息檔案之前，采用紙質的檔案。但是因為機場的人流量比較大，承載的客運量大，因此會產生較多的檔案信息。在使用紙質檔案管理的過程中，容易出現檔案歸檔不及時的狀況，使檔案不能全面的發揮其作用。因此機場在進行檔案管理的過程中，采用信息化的管理方式成為發展趨勢。這種檔案管理方式不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能夠保證歸檔工作的按時完成，減少信息遺漏現象的出現，從而能夠更好的為機場的運營服務。為了能夠更好的完成民航機場電子文件的歸檔工作，應該做好以下工作：

（一）從人員、設備上保障其可行性

一般來說，機場為了能夠給顧客提供優質的服務，其業務內容會涉及到安檢、物流、j交通等各個方面，而為乘客提供全面的服務，在這一過程中，就會產生各種類型的檔案。為了能夠保障各類檔案都及時歸檔，應該保證各項業務都有專門的或者兼職的人員符合歸檔工作。同時，為各個工作人員配置電子文件的歸檔系統。同時要做到總公司和分公司之間、各個部門之間的信息的共享，一旦發現電子檔案存在問題，就要對其進行糾正，從而使電子檔案的歸檔工作能夠有條不紊的進行，也能夠保障電子檔案的管理質量。

（二）辦公系統與電子檔案系統的有效連接

隨著信息技術的不斷發展，無紙化辦公已經成為當前發展的重要趨勢。在未實現電子化辦公之前，組員需要對文檔進行一一歸檔，在這一過程中，還要對文檔的內容、規格等進行檢查，從而浪費了大量的時間。而電子檔案的存在，則能夠有效改善這一狀況的存在。在這一過程中，應該實現辦公系統和電子檔案系統的有效連接，這樣辦公人員在文件辦結的時候，就可以看到是否需要歸檔的字樣，而處理文件的工作人員根據需要進行判斷，如果需要歸檔，則系統對文件的內容進行判斷，保證文件歸檔工作的順利進行。這種文檔歸檔方式的應用，能夠提高文檔歸檔的效率，從而減少問題的出現，使得檔案管理工作能夠更加有序的進行。

（三）做好自媒體時代電子檔案的收集管理

在檔案沒有實現信息化管理之前，檔案的內容形式以文字為主，檔案中的照片、影像的數量并不多。因為照片、影響等形式的檔案比較難管理，但是這些類型的文件，才能夠將機場的真實的情況反應出來。例如，在遇到惡劣天氣的時候，如果能夠對乘客的反應、機場各個單位采取的措施進行影像或者照片等形式的記錄，才能夠為之后的管理工作提供寶貴的材料。而當前自媒體的發展，則能夠有效改善這一狀況。在出現惡劣天氣的時候，人人都可以用自己的手機進行拍攝，并將其傳到網絡上去，而電子檔案系統的應用，又可以使其成為電子檔案的一部分。在這一過程中，除了工作人員能夠進行拍攝以外，其他的工作人員也能夠進行拍攝，因此在這一過程中，除了在內部進行資料的收集以外，還要留心網絡上的資料，將其導入到電子檔案系統中，對其進行有效的保管，以備不時之需。

三、民航機場電子文件的利用

民航機場在使用電子文件的時候，就要認識到電子檔案具有紙質檔案不具備的優勢，其存儲量大、存儲便捷，能夠提高檔案管理工作的效率。而在完成機場檔案的信息化以后，也要重視對電子文件的使用，從而能夠更好的發揮其作用。

（一）檔案管理從紙質轉為電子文件管理

使用電子文件，有利于機場工作人員工作的開展，從而不斷提高工作效率。以往，在開展工作的時候，很容易出現的一個問題就是，如果遇到問題需要進行檔案的查詢，因為查詢紙質檔案需要履行一定的手續，而繁瑣的程序會耽誤工作效率。同時，紙質檔案的查閱還有一定的時間限制，只能在工作日內進行查閱。因此如果是周末遇到問題，需要進行檔案的查閱，就會導致工作效率降低。而紙質檔案向電子文件的發展則能夠有效改變這一問題，工作人員只要經過授權就可以登錄系統，進行相關文件的查詢，從而能夠及時滿足乘客的需求，提高顧客的滿意度。

（二）提高電子文件的縱、橫向利用

檔案是對過去的工作情況的記錄，在一個企業中有著重要的作用，能夠為企業的管理工作提供數據支持。例如，在對企業的經營情況進行分析的時候，就可以對企業的數據進行調去，并對其進行分析，從而得到客流量、利潤等內容的變化情況，從而能夠做出正確的決策，保證機場的順利運行。而電子文件的應用，降低了數據分析的難度，只要對所有的數據進行整合，就可以利用相關的模型，對其進行分析，從而得到所需的數據。民航的電子檔案還影響著整個系統的有效運用。為了給每位乘客提供高質量的服務，航空公司需要對乘客的身份進行核實，這種情況下，一些不法分子就會被輸入到系統中去，而工作人員能夠根據系統的提示，做出正確的決斷，從而為乘客們提供一個安全的出行環境。由此可以看出，民航機場在對電子文件進行使用的過程中，應該從多個角度對其進行深度利用，從而能夠有效發揮其作用。

（三）探索大數據時代電子文件的利用

隨著信息化的不斷發展，大數據時代已經來臨，在大數據時代，能夠獲得數量大、類型多的數據，通過對這些數據進行分析，能夠獲得重要的信息。而大數據時代的到來，也就為民航機場的管理工作提出了新的要求。首先應該有意識的對機場內的資料進行整合，從而能夠從中提取出有效信息，例如乘客的需求變化等，從而能夠為顧客提供更為精準的服務。同時要注意數據的相關性，通過不同類型的數據的交叉分析，能夠獲得所需的數據?？偠灾?，在對大數據背景下的電子文件進行利用的時候，一定要做到有深度、全面，從而能夠獲得有效的信息，使其更好的為機場的經營管理工作服務。

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