ERP環境下中小企業內部控制調查研究

李驥 林娜

摘 要：我國企業正處于內部控制與信息化建設的大背景之下，企業內部控制的重要性和信息對企業的發展的影響也越來越明顯，中小企業作為國家經濟的支柱，應當順應信息化的背景來加強企業的內部控制建設。鑒于此，本文對青島振宇汽車集團進行實地考察，并結合內部控制五要素來分析在ERP環境下青島振宇汽車集團實施內部控制產生的種種問題，提出其該如何順應信息化環境去實施相應的內部控制措施，指出其內部控制完善的新思路，為其他中小企業在ERP環境下實施內部控制借鑒意見。

關鍵詞：中小企業;內部控制;信息化環境

目前，我國中小企業內部控制存在很多問題，其存在的問題阻礙了中小企業的發展，并引起了社會各界的關注。為了改善我國中小企業內部控制現狀，提高其管理工作效率，本文采用文獻和案例分析相結合的方法，分析青島振宇汽車集團內部控制現狀及問題，有針對性地提出對策與建議，為其他中小企業在ERP環境下實施內部控制借鑒意見。

一、青島振宇集團內部控制現狀

（一）青島振宇集團概況

坐落于青島西海岸新區的青島振宇汽車集團，成立于2006年，經過十余年的發展成為青島西海岸最有影響力的四大品牌汽車營銷品牌，下設八家分公司，多家合作經銷商。它認為員工是公司最大財富，振宇人應具有“熱情、專注、勇敢、持續”的特質以及“沒有借口皆有可能”的信念。面對中國汽車產業日益增長的嚴峻形勢，首創了“七天不滿意退換”營銷理念并“堅守客戶價值持續經營”的服務理念，取得眾多榮譽。

（二）青島振宇集團內部控制現狀

本文采用訪談法這一方式對青島振宇汽車集團的相關人員進行了訪談分別從內部控制五要素方面對青島振宇汽車集團進行了相關調查。

控制環境現狀：一是青島振宇汽車集團的組織架構。青島振宇汽車集團是一家典型的中小企業，設有八家分店，各分店管理層大多為與董事長同姓氏的人。二是人力資源。青島振宇汽車集團沒有人力資源管理制度;也沒有職工個人職業發展規劃和內部晉升制度;使用的ERP軟件并沒有啟用薪資模塊，員工工資使用人工計發且有財務經理一人核算所屬分店所有員工的工資。員工學歷層次主要以中專學歷為主，占公司員工學歷層次的60%，剩下40%員工中大專學歷占25%，15%為本科學歷。

風險評估現狀。通過采訪青島振宇汽車集團員工，我了解到在“員工對風險評估重視程度”這一問題上，79%的員工表示不重視，21%的員工表示重視;在對“員工對風險評估程序的了解程度”上，52%的員工表示不了解，28%的員工表示了解，15%的員工表示熟悉，僅有5%的員工表示十分熟悉。

控制活動現狀：一是不相容的崗位。青島振宇汽車集團屬于中小企業，公司發展規模小，通常為了減少成本支出，在崗位設置上往往不注重，容易出現不相容職位沒有分離的情況，如，出納一人負責記賬、開具收據和收款，支票和印章的保管是由出納一人管理。二是授權審批制度。沒有執行特定經濟業務的可依照其處理權力相關的規章制度，沒有事后反饋機制保證經授權后所處理的經濟業務工作質量。三是憑證與記錄控制方面。由出納收集和匯總原始憑證，交由部門的2名會計人員錄入ERP系統，其中出納依據自己的權限，進行有關現金業務的簽字，會計負責其他業務的記錄以及相應報表的生成。個別業務會產生當全部交易事項結束后，該業務的發票遲遲不能收回的問題，出現延遲記賬的現象。

信息與溝通現狀：一是公司內部之間的溝通。公司購買了DNS系統和金蝶軟件，給不同員工設置不同用戶名和密碼，其中，庫管利用DNS系統軟件對配件及產品的出入庫逐筆進行詳細的記錄。公司的財務系統和存貨系統分開處理，通過人工將存貨記錄于財務系統，每日的銷售情況也是通過普通的聊天軟件進行傳遞。二是公司與外部之間的溝通。公司在2007年成立時便建立了自己的網站，現在公司網站上具有對公司的基本情況介紹以及剛創建該網站時公司產品的介紹。

內部監督現狀：沒有明確的制度規定來進行內部審計和內部監督。59%的員工認為沒有內部監督，41%的員工認為有內部監督，同時，51%的員工表示對公司的內部監督不了解，26%的員工表示了解，15%的員工表示熟悉，僅有8%的員工表示十分熟悉公司的內部監督制度。

二、青島振宇集團內部控制存在的問題

通過上述現狀分析，青島振宇集團的內部控制主要存在以下問題：

1.控制環境基礎薄弱—組織結構中員工的配備不合理，人力資源制度缺少規范性，ERP系統未啟用薪資模塊;2.風險評估機制缺位;3.控制活動力度不夠—控制活動整體不規范，ERP系統使用不全面;4.信息交流與溝通途徑狹窄內部信息交流與溝通不完善，外部信息溝通渠道不寬泛;5.內部監督體制缺失的問題。

三、ERP環境下青島振宇汽車集團內部控制的對策建議

重塑公司內部控制環境：1.設立科學的治理結構、合理的人員分工。青島振宇汽車集團應當改變機械式、效率低下的組織結構，建立具有經營決策權的董事會對股東會負責，建立一個由非家族人員和家族人員共同組成的監事會。2.重視人力資源管理，培養具有勝任能力的員工。制定規范的人力資源制度，對每一位入職人員做好個人職業發展規劃，引進高學歷、適合公司發展的優秀高素質人才，對不同崗位要求員工有相應的專業技能資格證書，培養并激發員工創新能力。根據不同崗位、業績和職責，對不同層級的員工，在業績考核指標體系設置上，采用不同的考核指標方式。要統籌兼顧員工的招聘、業績考評、后期培訓等方方面面的工作，建立長期有效的激勵約束體系。3.啟用ERP系統中的薪資模塊。將公司對各部門員工工資的計發標準編輯成公式錄入ERP系統中，根據每天對出勤和績效等的錄入，從而在月末自動計算出應計工資和實發工資等，形成一個清晰明了的工資條，避免財務人員私自扣發工資等現象的出現。

建立風險控制體制：首先，青島振宇汽車集團應做好系統軟件及硬件的定期檢查，及時發現問題并進行改正，對不同的用戶設定不同大小的權限，并依此劃分為不同的安全級別;其次，在處理業務期間，嚴防交易內容被無關人員擅自修改，把修改、簽字、蓋章的權限進行二次加密;最后，對財務部門的職權進行明確規定，對某項業務的制單人員和審核人員必須對該項業務分開處理，嚴防一人多崗。

加強控制活動管理：1.擴大控制活動范圍，實行嵌入式自動控制。首先，建立內部控制反饋機制，從而確保經授權后所處理的經濟業務的工作質量;其次，通過信息化平臺收集有關本企業的財業數據，將控制點設在工作執行的地方并輔助業務流程重造的這一方式將和數據相關的內部控制與業務流程相互嵌入。最后，由計算機自動執行財務信息處理過程，保證不受人為因素干擾，按照已設定的模型參數監管業務活動，并實現自動反饋。2.充分利用ERP系統，增強會計系統的開發。明確劃分各個崗位的職責，規定好每個人每個崗位在ERP系統中的各自的權限及密碼，一旦出問題責任到人;在授權審批上也可采用ERP系統進行處理，避免了假冒他人進行審批的可能性;建立專門的信息化管理系統控制報表輸出與錄入并進行記錄。在財務人員已經確認審核通過的業務，其他部門不得對其修改，這樣做能夠相互監督、相互控制及相互制約，也能有效防止相勾結現象的出現。

完善信息交流與溝通：1.進一步完善內部信息交流與溝通。建立董事長信箱，同時，引進OA辦公軟件，規范內部人員之間的信息交流，將ERP系統和DNS系統之間的信息傳遞通過OA系統實現。2.構建良好的外部信息溝通渠道。將網站進行重新管理，分派計算機經驗豐富的人專門管理公司的網站，及時準確的更新企業有關產品的宣傳及促銷活動，同時，借助微信公眾號、微博等新興、便捷的途徑來進行宣傳。

健全監督管理體制：可以設立一個由與本企業管理人員無利害關系的員工組成的審計委員會，并直接向董事會匯報工作，除此之外，通過信息化平臺，把內部審計、傳統審計、現代審計三者相結合，利用先進的信息技術作為導向，對公司的各項數據資料啟用智能審計模塊進行智能化分析，管理層便能對整個公司的情況進行動態監督與控制。

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