關于中學人力資源管理中人事檔案的作用分析

吳錦滿

摘 要：本文對中學人力資源管理工作以及人力資源管理中人事檔案的應用情況進行簡單的介紹，從工作實際角度出發，討論了人事檔案在中學人力資源管理工作中的作用，并對人事檔案工作的與人力資源管理工作的對接以及人事檔案作用的發揮提出建議。希望本文能夠為中學人力資源管理以及檔案管理工作的發展提供幫助。

關鍵詞：中學；人力資源管理；人事檔案

引 言：中學人事管理工作已經從傳統的人事勞資管理逐漸轉變為人力資源管理，在中學教職工隊伍相對復雜，編制教師和聘任教師混合存在的情況下，人力資源管理工作愈加復雜，中學學校的人事檔案資料，為人力資源管理工作的有效開展提供助力，發現人事檔案資料在人力資源管理中的作用，對檔案管理工作和人力資源管理工作的發展都有幫助，值得我們進行深入的思考和探索。

1.中學人力資源管理中人事檔案的應用

中學人力資源管理工作包括中學教師的日常教學工作管理、教職工人事勞資管理、教師激勵以及教師的遴選和更換等工作，將學校視為一個社會組織，則人力資源管理工作就是對組織成員的全面管理，從微觀上來講，人力資源管理工作是對學校教師的管理，從宏觀上來講，人力資源管理工作是對學校發展動力、發展可能性的調控。人事檔案是對教師個人信息的收集和整理，在大多數中學的人力資源管理工作中，人事檔案被廣泛應用于人事勞資管理方面，人事檔案伴隨著教師一生的職業生涯，從入職到退休的具體的時間點，里面記錄了個人整個職業中重要信息（比如入職后的工資水平、職稱的晉升、福利的變動等），可見，人事檔案記錄著每個教師的教學生涯。以下是人事檔案對中學人力資源管理工作的積極作用。

2. 中學人力資源管理中人事檔案的作用

2.1 提高人力資源開發水平

中學學校建設和發展的重要指標之一，就是師資力量的提升，在中學人力資源管理中，人事檔案信息及相關數據是具有重要價值的信息依據，作為中學的人力資源管理部門，提高人力資源開發水平即是提高師資力量的主要方法，在這個過程中，人事檔案發揮了不可替代的作用，是評價教師個人工作能力、教學水平、師德素養的主要依據，也是評價教師職稱評定的情況的主要依據。人力資源管理部門可以借助人事檔案了解每一位教職員工的個人成長及工作經驗，對人才資源進行深層次開發，從而促使人力資源管理水平得到顯著性地升高。例如，了解教師的教齡，比較不同教師在教齡相同的情況下的教學經歷以及職稱、所受獎懲狀態，可以充分了解本校教師的師資力量水平以及發展路線，方便為教師提供相應的教學能力培訓，或者師資力量整體發展計劃。為此，中學學校需對現有的人事檔案內容進行不斷完善，把更多的能夠展現教職員工個人信息的資料及時地補充到檔案當中，才能夠把握好高校教職員工的全面情況，同時可促使人事檔案管理的作用得到最大程度的發揮。

2.2 幫助實現人力資源管理中的激勵工作

對教師工作進行激勵是中學人力資源管理工作的重點內容。目前教師職業壓力大，很多教師有職業倦怠情緒，人力資源管理工作中的一些激勵性措施對鼓勵廣大教師充分發揮主觀能動性，以飽滿的精神完成教學任務，有著非常積極的作用。但是，激勵方法是因人而異的，同樣的激勵措施對不同崗位的教師激勵效果不一樣，人事檔案能夠為人力資源管理中的激勵工作提供第一手資料，在于人事檔案中包含了教師的個人信息，家庭信息，工資待遇水平、身體健康狀況以及個人發展信息，這些細節性的信息匯總成為不同教師的個性特征以及工作特征，人力資源管理部門只有對這些特征進行充分掌握，才能夠有的放矢地實現激勵。另外真實性是人事檔案的基礎性特征，一般情況下，人事檔案管理工作具體涵蓋了對教職員工檔案的審查、個人信息真實性的調查、虛假信息的排除及對教職員工個人信息的進一步拓展，從而創建高校人才數據庫，另外需要指出的問題是，高校人才數據庫需要安排專業的人員進行管理，并且要做好個人信息的及時更新，針對高校的管理層及專業技術人才要將其個人信息搜集記錄完整。在現代化高校的人事檔案管理過程當中，要盡可能借助先進的多媒體計算機技術，通過影像資料的方式來對個人信息進行登記，從而拓展個人檔案的信息范圍，使得個人信息資料盡可能地完善化，使得個人檔案信息的可利用價值得到最大限度的提高。

2.3 精準定位人才提高招聘和儲備工作效率

人才是中學學校發展的根本動力，在教育人才炙手可熱的今天，怎樣才能夠在最短時間內挖掘到高校所需人才，是中學人力資源管理工作中的重中之重。互聯網工作方式已經深入到社會的各個角落，教師個人檔案以及信息散布在很多網站和平臺上，為中學人力資源管理中的人才招聘和儲備工作提供基礎支持。人事檔案在這項工作開展的過程中扮演了重要角色，例如，對本校教師的人事檔案進行分析，結合學校教育檔案，找出教學發展所需要的關鍵性人才的基本特征，按照這樣的基本特征去招聘人才；又如，掌握本校教師的基本人事信息，與目前教育市場中的人才流動信息進行比較，發現本校教師人才儲備的空缺情況，積極進推進人才儲備工作。在人力資源管理的這項工作進行中，要保證教師人事檔案資料充足，同時要保證檔案管理部門的相關工作者，擁有對人事檔案進行全面分析的能力，只有這樣才能配合人力資源管理部門完成相關工作。

3. 對人事檔案在中學人力資源管理中發揮作用的建議

3.1 建立健全人事檔案信息管理制度

中學人力資源管理工作是否能夠妥善應用人事檔案，取決于人事檔案信息管理制度是否支持人力資源管理工作，即人力資源管理部門能夠調取檔案如何調取檔案，如何應用檔案。要保證人力資源部分能夠順利使用人事檔案信息，就要建立健全人事檔案信息管理制度，使之與中學人力資源管理行為一致。首先，要完善人事檔案的收集制度、整理制度、編目制度以及保存制度，關注人事檔案建立的時間，使之與人力資源工作時間節點相對應；其次，建立人事檔案的借閱制度和保密制、分類以及統計制度，只有實現各項制度的標準化，才能實現人事檔案管理工作的規范化，才能確保其功能得以有效發揮。

3.2 構建人事檔案共享機制

中學人力資源管理工作對人事檔案的應用，不僅限于對校內教師的人力資源開發，還包括人才儲備、教師激勵和管理等多個方面，因此，檔案管理對人力資源管理的服務程度，遠不止調取人事檔案這樣簡單。建立全面的人事檔案共享機制，市保證人事檔案在人力資源管理工作中發揮作用的關鍵。具體來講包括兩個方面，第一，按所需開放人事檔案，完善人事檔案中的具體內容，使之與人力資源管理工作的需要相對應，即要優化檔案資料收集工作并實現貢獻；第二，全面利用人事檔案，不僅包括本校的人事檔案，還包括人力資源市場上流通的教師崗位相關的人事檔案，將這些檔案資料都納入到人事檔案管理中，對人力資源管理工作服務，通過社會性的檔案資料共享，促進中學人力資源管工作的提高。

4.結論

綜上所述，中學人力資源管理工作的發展離不開對人事檔案的有效利用，人事檔案直接支持了人力資源開發工作的進行，

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