我國(guó)企業(yè)采購(gòu)控制分析與管理策略研究

張雅 王鑫春

【摘 要】通過(guò)深入分析我國(guó)企業(yè)采購(gòu)控制現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其采購(gòu)控制現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題，提出改進(jìn)我國(guó)企業(yè)采購(gòu)控制效率的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理；采購(gòu)控制；管理策略

采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的一個(gè)環(huán)節(jié)，是獲取利潤(rùn)的重要來(lái)源，在企業(yè)的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、質(zhì)量保證、供應(yīng)鏈管理及經(jīng)營(yíng)管理中都起著極其重要的作用。現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)都開(kāi)始將“戰(zhàn)略”運(yùn)用在企業(yè)自身發(fā)展當(dāng)中，企業(yè)戰(zhàn)略可以用不同的方式描述，從本質(zhì)上講，它是一個(gè)組織關(guān)于未來(lái)的“策略”，即目的和方向。而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步、競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，采購(gòu)已由單純的商品買賣發(fā)展成為一種職能，采購(gòu)的地位也由戰(zhàn)術(shù)角度提高到了戰(zhàn)略層面。

一、我國(guó)企業(yè)采購(gòu)控制現(xiàn)狀

（一）企業(yè)的信息管理現(xiàn)狀

中小企業(yè)由于采購(gòu)量較少，導(dǎo)致它們?cè)诿鎸?duì)供應(yīng)商時(shí)始終處于下方，即使在現(xiàn)在的買方市場(chǎng)的環(huán)境中。它們?cè)谔幚砼c供應(yīng)商的關(guān)系時(shí)無(wú)法達(dá)到既定的目標(biāo)，而且中小企業(yè)也無(wú)法對(duì)自己的供應(yīng)商進(jìn)行有效的績(jī)效評(píng)估和實(shí)施系統(tǒng)的管理方案。目前，許多的中小企業(yè)還沒(méi)有意識(shí)到對(duì)供應(yīng)商管理的重要性，它們也沒(méi)有足夠的人力和財(cái)力專門(mén)去對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理。

（二）企業(yè)控制活動(dòng)現(xiàn)狀

對(duì)企業(yè)控制活動(dòng)的分析主要是從職責(zé)分離、授權(quán)審批、合約控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制幾個(gè)方面入手。我國(guó)大多數(shù)企業(yè)都存在職能機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)易，管理人員的管理工作交織錯(cuò)亂，存在職責(zé)不清的情況。幾乎所有企業(yè)的決策權(quán)都掌握在企業(yè)所有者手中，授權(quán)權(quán)限過(guò)于集中，授權(quán)隨意、不規(guī)范，不利于采購(gòu)控制。受人才市場(chǎng)需求的影響，員工流動(dòng)頻繁，不利于員工重視采購(gòu)工作中所涉及到的與供應(yīng)商關(guān)系的維護(hù)，與客戶的簽約洽談等。大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有專人負(fù)責(zé)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)保管工作，即使有專人負(fù)責(zé)，也沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，不重視這項(xiàng)工作，容易導(dǎo)致企業(yè)重要的采購(gòu)數(shù)據(jù)外泄。很多企業(yè)不進(jìn)行預(yù)算控制，或者將預(yù)算工作流于形式，根本就沒(méi)有發(fā)揮它的作用。

（三）企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督現(xiàn)狀

采購(gòu)控制作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，既需要嚴(yán)格的執(zhí)行制度，也需要嚴(yán)密的內(nèi)部監(jiān)督以輔助。內(nèi)部監(jiān)督主要是監(jiān)督企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)是否合規(guī)，采購(gòu)流程是否優(yōu)化等。有些企業(yè)出于節(jié)省成本的角度考慮，一般不會(huì)設(shè)立專門(mén)的內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)，內(nèi)部監(jiān)督甚至只是由企業(yè)的管理者通過(guò)審核財(cái)務(wù)賬目來(lái)進(jìn)行管理，內(nèi)部監(jiān)督處于空白狀態(tài)。有些企業(yè)雖然設(shè)立了內(nèi)部監(jiān)督部門(mén)，但是由于監(jiān)督人員專業(yè)能力差，職業(yè)道德觀念差，也是形同虛設(shè)，未能發(fā)揮作用。

二、我國(guó)企業(yè)采購(gòu)控制管理存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)目標(biāo)不明確

很多企業(yè)在采購(gòu)方面容易犯的錯(cuò)誤就是盲目采購(gòu)，尤其是其長(zhǎng)期使用的生產(chǎn)原材料，受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)影響，價(jià)格突然下降，企業(yè)就會(huì)蜂擁而上，通過(guò)在原材料或產(chǎn)品較低的時(shí)段大量購(gòu)入，以節(jié)省日后的經(jīng)營(yíng)成本。短時(shí)間內(nèi)大量的購(gòu)入存貨，如果產(chǎn)品的價(jià)格低廉，或者是企業(yè)在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)，對(duì)此產(chǎn)品的需求量較大，這種采購(gòu)方式可以給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)更大的效益。但是，如果市場(chǎng)需求出現(xiàn)波動(dòng)，對(duì)原材料或產(chǎn)品的需求量急劇下降，企業(yè)的生產(chǎn)銷售也受到影響，就極易由于過(guò)多產(chǎn)品庫(kù)存無(wú)法處理，而影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。不僅造成緊張的庫(kù)存壓力，還會(huì)使企業(yè)由于資金緊張而失去競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。

（二）采購(gòu)人員收受回扣

大多數(shù)企業(yè)的采購(gòu)人員的薪資待遇與其他管理人員相比基本一致，然而，采購(gòu)崗位卻比其他的崗位受人追捧，其主要原因是市場(chǎng)采購(gòu)中存在著世人皆知的“潛規(guī)則”，即采購(gòu)人員從哪個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)原材料或產(chǎn)品，都會(huì)根據(jù)采購(gòu)的數(shù)量或采購(gòu)的規(guī)格、質(zhì)量等收取回扣。采購(gòu)人員吃“回扣”的行為，是與供應(yīng)商聯(lián)手對(duì)企業(yè)利益的侵害，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本上升，采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，經(jīng)濟(jì)效益下降，甚至嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。采購(gòu)人員收取回扣這一現(xiàn)象的普遍存在是由于采購(gòu)工作環(huán)節(jié)過(guò)于集中化，同時(shí)由于缺少采購(gòu)會(huì)計(jì)核算制度，及內(nèi)部監(jiān)督懲罰機(jī)制，導(dǎo)致采購(gòu)人員有恃無(wú)恐，借職務(wù)之便，大肆收取回扣。

（三）采購(gòu)成本相對(duì)較高

采購(gòu)成本是企業(yè)重要的經(jīng)營(yíng)成本之一，企業(yè)的采購(gòu)價(jià)格則是影響采購(gòu)成本的直接因素。企業(yè)如果采購(gòu)成本比同行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)的要高，其競(jìng)爭(zhēng)力就會(huì)被削弱。很多企業(yè)無(wú)采購(gòu)預(yù)算，受資金影響，無(wú)法形成規(guī)模化采購(gòu)，不容易獲得比較優(yōu)惠的價(jià)格。再加上，采購(gòu)的批次較多，物流運(yùn)輸成本也會(huì)相應(yīng)增加。如果，某種產(chǎn)品處于銷售旺季，對(duì)原材料的需求猛增，就極有可能會(huì)遇到采購(gòu)不及時(shí)的情況，這就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的正常生產(chǎn)受到了影響。尤其是遇到訂貨周期短、交貨日期較為緊張時(shí)，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商的談判處于被動(dòng)尷尬局面，致使產(chǎn)品在市場(chǎng)上喪失先機(jī)優(yōu)勢(shì)。

三、提高我國(guó)企業(yè)采購(gòu)控制管理的措施

（一）規(guī)范采購(gòu)流程

建立健全規(guī)范的采購(gòu)流程與管理制度，可以避免企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)漏洞，是保證采購(gòu)工作嚴(yán)密性的必經(jīng)之路。企業(yè)的采購(gòu)流程由多個(gè)流程組成，其中包括請(qǐng)購(gòu)內(nèi)部控制流程、采購(gòu)作業(yè)內(nèi)部控制流程、驗(yàn)收內(nèi)部控制流程、付款與賬務(wù)處理控制流程等。其中，采購(gòu)內(nèi)部控制流程如下：采購(gòu)需求部門(mén)提交采購(gòu)申請(qǐng)單；填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，主管人員簽字；物料保管部門(mén)進(jìn)行核查，簽字確定，將付采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)作業(yè)內(nèi)部控制流程如下：一是采購(gòu)申請(qǐng)單交主管審核；二是詢價(jià)，查找采購(gòu)記錄；三是確定采購(gòu)產(chǎn)品供應(yīng)商；四是編制詢價(jià)報(bào)告，交付財(cái)務(wù)主管審批；五是審批后，采購(gòu)人員編制采購(gòu)訂單。驗(yàn)收內(nèi)部控制流程是針對(duì)驗(yàn)收部門(mén)制度的，具體流程安排如下：一是采購(gòu)產(chǎn)品到企業(yè)后，要撰寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；二是根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收；三是核實(shí)驗(yàn)收結(jié)果；四是驗(yàn)收合格通知倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)。付款與賬務(wù)處理控制流程如下：一是財(cái)務(wù)人員與采購(gòu)人員共同對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行核對(duì)；二是編制記賬憑證，交付主管人員審核；三是登記應(yīng)付明細(xì)賬；四是定期對(duì)應(yīng)付賬款明細(xì)賬與總賬進(jìn)行核對(duì)。

（二）確定采購(gòu)內(nèi)容

采購(gòu)控制作為企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展產(chǎn)生重要影響。采購(gòu)從廣義上講是指企業(yè)從資源市場(chǎng)獲得所有資源的過(guò)程，其中不僅包括物質(zhì)資源，還包括非物質(zhì)資源，如技術(shù)資源、專利資源、商標(biāo)資源等，還包括人力資源。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，采購(gòu)控制主要是針對(duì)物質(zhì)資源來(lái)講，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，也會(huì)逐步涉及到其他資源的采購(gòu)。對(duì)于任何企業(yè)來(lái)講，進(jìn)行采購(gòu)控制，首先要確定采購(gòu)的工作內(nèi)容。為了確保及時(shí)為企業(yè)采購(gòu)到優(yōu)質(zhì)價(jià)廉的生產(chǎn)材料，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)該根據(jù)銷售計(jì)劃以及企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度，由生產(chǎn)部門(mén)來(lái)提交材料采購(gòu)申請(qǐng)單，再通過(guò)管理部門(mén)批準(zhǔn)，將其納入到企業(yè)預(yù)算中去。采購(gòu)控制還包括請(qǐng)購(gòu)。請(qǐng)購(gòu)是指當(dāng)生產(chǎn)部門(mén)提交生產(chǎn)所需原材料的申請(qǐng)單以后，需要物料的保管人員與庫(kù)存進(jìn)行核對(duì)，如果生產(chǎn)所需要的數(shù)量，當(dāng)前庫(kù)存無(wú)法滿足，就在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字，確定采購(gòu)意向。采購(gòu)作業(yè)由決定供應(yīng)商、確定采購(gòu)價(jià)格、簽訂采購(gòu)合同等多個(gè)環(huán)節(jié)組成。完成采購(gòu)作業(yè)后，就需要對(duì)采購(gòu)到的材料或產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，確定采購(gòu)產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合訂購(gòu)協(xié)議，并且在采購(gòu)貨物驗(yàn)證單上簽字。最后，需要完成的工作是將采購(gòu)付款工作交由財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)處理。在確認(rèn)采購(gòu)部分完成以后，付款操作則需要交付給財(cái)務(wù)進(jìn)行處理，財(cái)務(wù)將尾款付給供應(yīng)商。

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