淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

江麗紅

摘 要：檔案管理在企業管理中屬于重點部分，因此現代化企業的發展離不開檔案管理。隨著科學技術的變化，檔案管理的方式也發生了較大的變化，在這一背景之下檔案管理必須采取現代化的方式，為此本文對新形勢下檔案管理工作的規范進行分析研究，希望可以更好的提升檔案管理的有效，也希望可以給相關工作者帶去一定的建議和啟示。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；工作；規范；研究

檔案管理主要是將檔案實體和檔案信息結合在一起為企業的運行做服務。檔案管理工作對每一個部分的工作都會產生影響，因此必須要注重對檔案管理質量的研究，最近幾年的我國信息技術不斷發展，因此在新形勢之下還需要讓檔案管理工作規范化，從中發現問題及時的解決問題，只有這樣才能夠讓檔案管理工作得到進一步的發展。

1 新形勢下檔案管理存在的問題分析

1.1 檔案管理人員工作理念的偏頗

在當前的檔案管理工作過程中存在一種比較普遍的現象，即部分工作人員對檔案管理工作不是十分的重視，這樣就可能導致檔案管理過程中出現一系列的問題，例如相關資料歸檔不夠完善以及規范化，檔案的查找過程繁瑣等等，這一系列問題給企業和事業單位的整體工作造成非常不良影響。另外，由于傳統檔案管理方式長時間存在，對于經營管理人員也產生了較長時間的思想侵蝕，由此導致對新檔案管理工作的疏忽與認識上的缺乏，忽略了檔案管理工作的效益，這樣直接阻礙了經濟的可持續性發展。

1.2 檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作規章制度不夠完善也是存在著較為嚴重的問題，每一種工作都需要有規范的規章制度當做標準，但是在一些企業和事業單位管理中，盡管設立了檔案管理制度，也只是流于一種形式，幾乎對檔案管理的工作普遍存在不重視，并未對檔案管理制度更進一步的完善，缺乏標準性和規范性。這樣導致部分工作管理人員工作態度消極，工作效率降低。

1.3 檔案管理方式落后

當前是信息化社會，因此落后的檔案管理方式勢必就會被淘汰，事業單位的檔案管理工作應該與時俱進，不斷地將檔案管理和信息化結合在一起，這樣才能增強檔案管理的效率。但是，目前存在的問題是檔案管理的信息化水平不是非常高和預期的目標也不夠一致，還是以傳統人工方式進行管理，這樣就會導致信息技術的運用出現形式化的問題，過程過于繁瑣的問題以及時效上過于緩慢的問題，還有部分單位盡管運用了信息化手段，但是專業性程度比較低，檔案管理環節也存在問題，一方面存在檔案信息庫建設的漏洞現象，另一方面還存在系統運行軟件過程中功能被弱化的問題，這些都必然導致信息資源的運用受到限制，檔案管理的效率下降。

2 新形勢下檔案管理工作規范化的必要性分析

事業單位在運行過程中往往會產生各種各樣的信息資源，這些資源的運用能夠對事業單位的社會效益，經濟效益，發展提供積極的作用和價值，那么就需要開發與之相協調的檔案管理資源，為后續的工作產生指導，指明方向，提供參考依據。從本質上來講，檔案信息在單位內部屬于不可缺少的一部分，因此更需要加強重視感，不斷地強化檔案資源在單位內部的特殊性運用，強化對利益的均衡，特別是檔案資源的信息化管理。當前是信息知識時代對信息資源的運用可以極大地提升工作效率，同時也創新了新的工作方法，那么事業單位正處于運行階段，更需要與時俱進和不斷的創新優化和調整，增強基礎運行保障。在檔案管理中融入信息化技術，才能夠滿足單位的實際需求，還可以提升工作效率，對管理要點進行精確化把控，做好檔案管理的創新信息挖掘以及效能提升工作。

3 新形勢下檔案管理工作規范化的策略分析

3.1 完善檔案管理規章制度

事業單位要想實現檔案管理新形勢的發展，不斷的創新優化以及做好檔案管理的規范化工作，就必須強化和完善檔案管理規章制度。工作管理規章制度的存在，一方面可以對檔案管理人員的工作起到約束作用，另一方面也可以讓檔案管理工作人員明確自己在日常工作中所需要完成的任務以及目標，不斷地增強檔案管理工作的效率。在制定科學完善，合理規章制度的同時，一定要遵守規范化，合理化以及人性化的原則。保障規章制度的有效運行，也可以不斷地提升檔案管理效率為后續的工作打下堅實的基礎。

3.2 檔案管理人員素養的提升

首先，檔案管理人員的素質是檔案管理工作的基礎，那么在聘用相關人員的過程中必須經過嚴格的篩選，深思熟慮，不斷的提升檔案管理人員聘用的門檻，這樣才可以增強隊伍的專業性、高素質性。檔案管理人員在入職之前要做好基本的技能培訓工作，學會運用信息化手段。進行檔案管理，并且將較強的檔案專業知識和經驗技巧運用在工作崗位上。事業單位還需要強化對檔案管理人員的考核，在新形勢下，檔案管理工作必須要強化績效考核活動，具體主要是相關領導，還有單位的員工，客觀的對檔案管理工作進行評價。通過考核和評價，讓管理存在的問題，及時的被發現，并且有針對性地加以改正，這樣才能進行檔案管理工作的完善。其次，對于已經入職的檔案管理工作人員，要不斷的加強崗位學習和培訓，豐富自己的專業經驗，讓自己的專業能力能夠隨著信息化水平的提升而得到上升，事業單位還需要定期的開展相關的學習與考察活動，引導工作人員能夠積極的學習新的技術，新的技能，熟練地使用各項信息技術，為檔案管理工作提供更專業性、標準性。例如，可以給工作人員建立起電子信息化檔案，不斷地增強信息化使用的整體價值，為后續整個單位的檔案工作大大地提高效率。

3.3 檔案管理監督管理機制的完善

建立體相應完善的監督管理機制。檔案管理工作過程中，監督管理機制是不可缺少的。一方面監督管理機制可以起到監督的作用，保障高效工作的運行，另一方面還可以避免相關人員產生思想消極以及不思進取的態度。監督管理機制的建立必須要秉承著公平，公正，合理和高效的原則，爭取可以對工作人員進行監督，還可以對整個單位的運行進行監督，讓工作人員能夠樂于接受這樣的監督。

3.4 信息化水平的增強

計算機技術和信息化水平已經在各行各業中廣泛地加以運用，因此，提升檔案管理的信息化水平也迫在眉睫。那么將計算機技術運用到檔案管理中就可以將不同的檔案做好智能性分類無需再運用人工方式，并且檔案的存儲，調取和使用也更加便捷，作為企業的領導人員，可以在檔案管理中開展定期的信息技術培訓活動，然后傳授和學習新的信息技術答案管理方法，也讓工作人員能夠不斷地加強對檔案軟件的操作水平提高，可以從細節入手，把信息化技術滲透在檔案管理的每一個細節之中。

4 結束語

綜上所述，本文對電子信息檔案管理的規范化進行了分析和研究，在事業單位發展過程中，與實俱進，創新是必然趨勢，那么就需要做好工作人員理念與工作方式的轉變工作。采取有效的方式彌補傳統工作方式的不足，讓信息化的管理制度更加完善，人員的工作技能得到提升，這才能夠促進企業和事業單位的不斷進步與發展。

參考文獻

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