試論如何強化事業(yè)單位檔案管理工作

王楠 賈純真

摘 要：隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展。我國事業(yè)單位的數(shù)量不斷增多。其中很多事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)量也逐漸增多。隨之而來，會有大量的文字資料、影像資料等需要歸檔保存，這些資料記載著事業(yè)單位的發(fā)展歷史，也有一些重要的發(fā)展數(shù)據(jù)和信息，這些信息的保存非常重要。因此，很多事業(yè)單位越來越重視檔案管理工作，筆者結(jié)合自身所從事的工作實際對事業(yè)單位檔案管理工作進行了具體分析，現(xiàn)與大家共同探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

1）檔案管理工作對查詢資料起到重要作用。事業(yè)單位檔案管理能夠還原事業(yè)單位的真實面貌.它既是事業(yè)單位查詢資料的依據(jù)，也是職工與單位合法權(quán)益的憑證，因此，在事業(yè)單位的管理工作中，事業(yè)單位檔案管理是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。它能夠記錄事業(yè)單位的發(fā)展和變化情況，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展過程中存在的問題，提高事業(yè)單位管理的質(zhì)量，對事業(yè)單位的發(fā)展起著重要的促進作用。

2）檔案管理對事業(yè)單位的穩(wěn)定長久發(fā)展起到關(guān)鍵作用。事業(yè)單位檔案是否真實科學(xué)，關(guān)系著領(lǐng)導(dǎo)能否準(zhǔn)確分析事業(yè)單位的業(yè)務(wù)情況、業(yè)績和事業(yè)單位在發(fā)展過程中存在的問題。真實有效的事業(yè)單位檔案管理，完整地記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷史，它是事業(yè)單位留給社會各界的-本“史書”，為人們尋找適合自已事業(yè)健康發(fā)展的單位提供了重要信息，以便人們更好地尋找自己心儀的單位。

3）檔案管理能夠真實反映事業(yè)單位的整體水平。隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位之間的競爭愈發(fā)激烈，為了滿足社會需要，有效地記錄事業(yè)單位的發(fā)展過程，事業(yè)單位的檔案管理工作不斷深化改革和創(chuàng)新，針對事業(yè)單位發(fā)展的特點，根據(jù)實際情況為提高事業(yè)單位的社會形象及時采取了措施，有效地促進了事業(yè)單位的全面發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1）重視程度不足。目前很多事業(yè)單位的檔案管理工作面臨的主要困難之一就是人們不重視，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是職員都沒有重視起檔案管理工作，沒有人重視，工作開展就比較困難。很多人都認為檔案管理工作，就是保存資料、抄抄寫寫，不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，只要做好資料的保存工作，對付檢查，就萬事大吉。這樣，就造成很多單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，致使檔案管理部門在整個事業(yè)單位處于比較低的地位，甚至造成從事檔案管理工作的人員都不再重視自己的工作，只是形式上歸歸檔，越來越不能發(fā)揮出自身的價值，檔案也逐漸失去了作用。

2）信息化程度不高。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位業(yè)務(wù)量的擴大，檔案資料也逐漸增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時代事業(yè)單位發(fā)展的需求，還用原來傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)遠遠不能夠?qū)Ξ?dāng)今的檔案進行有效的分檔和保存。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)手段已經(jīng)逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，但是一些先進的技術(shù)手段還沒得到充分的發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛應(yīng)用，一些單位僅僅將檔案目錄錄入計算機。而資料檢索和調(diào)閱等還采用手工操作，并沒有實現(xiàn)無紙化閱檔，這樣就造成檔案管理工作的效率降低，質(zhì)量也沒得到保障。

3）檔案資源再利用率低。檔案管理工作的重要目的之一是對檔案的利用，然而，大部分事業(yè)單位的檔案管理工作就是對資料的保存，基本上保存起來的檔案資料再也沒有被利用起來，沒有利用價值的檔案資源當(dāng)然不會被重視。然而，這些珍貴的檔案資源由于沒有被整理、被加工，當(dāng)然成了封存的珍寶，無法發(fā)揮出它應(yīng)有的作用，無法體現(xiàn)出它本身的價值。這與檔案管理工作的有效開展密不可分，沒有進行有效的整理和利用，是檔案管理工作的疏忽。

4）檔案管理不規(guī)范。檔案在歸檔保存之前，要進行標(biāo)準(zhǔn)的制作，然而我國很多事業(yè)單立都沒有按照標(biāo)準(zhǔn)制作檔案，造成查閱不方便很混亂的情況發(fā)生，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案資料破損、褶皺缺失等情況。這些基本的要求，是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。應(yīng)該認真對待。

5）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高。很多事業(yè)單位檔案管理工作人員并不是專業(yè)人員，很多都是其他部門人員兼職，由于本身不是專業(yè)出身，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低，同時由于兼職，責(zé)任感又不會太強，造成檔案管理工作質(zhì)量的下降。

3 解決對策

1）提高重視程度。要想做好事業(yè)單位的檔案管理工作，首先要提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，可以通過經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作相關(guān)情況等引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，同時也要加強對檔案的整理與利用工作，將檔案資源的利用情況多匯報給領(lǐng)導(dǎo).讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理工作的重要作用和意義，從而引起領(lǐng)導(dǎo)的重視；其次，也要提高事業(yè)單位所有職員的重視，可以通過大力宣傳檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容，提高大家對檔案工作的認識，例如，舉辦講座、分發(fā)傳單.板報宣傳等方式，將檔案管理工作的內(nèi)容、重要性、作用等進行全面的宣傳，從而營造一個全單位都重視檔案管理工作的一個氛圍，只有這樣才能有效促進檔案管理工作的開展與發(fā)展。

2）建立檔案管理制度。制度的建立是做好檔案管理工作的保障，使檔案管理工作能夠有制度可循，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。一是可以用規(guī)章制度嚴格規(guī)范檔案管理的操作流程；二是可以用規(guī)章制度對檔案管理工作的進行過程嚴格審查。經(jīng)過規(guī)章制度的嚴格規(guī)范，可以避免很多錯誤操作，也能夠提高管理質(zhì)量，為檔案管理工作的發(fā)展提供制度保障。

3）加強檔案管理信息化程度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了適應(yīng)新時期事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，要加快檔案管理信息化建設(shè)進程，使檔案管理逐漸實現(xiàn)無紙化操作，這樣既能夠提高工作效率，也能夠保證工作質(zhì)量。同時，也方便檔案資料的檢閱和利用。

4）提高工作人員素質(zhì)。工作人員素質(zhì)的高低是決定事業(yè)單位檔案管理工作是否順利開展的關(guān)鍵因素。因為，工作人員是檔案管理工作的直接執(zhí)行者，他們素質(zhì)的高低直接影響工作質(zhì)量。因此，提高工作人員的綜合素質(zhì)，是重中之重。提高工作人員素質(zhì)，可以通過定期培訓(xùn)或者講座的方式，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)及愛崗敬業(yè)的意識。同時為了激勵工作人員自我學(xué)習(xí)成長，可以通過考核的方式進行獎勵，對于工作比較突出、責(zé)任心強的員工給與獎勵，從而激勵員工自我學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜臺素質(zhì)，以適應(yīng)工作需要。另外，檔案管理部門應(yīng)該多引進一些專業(yè)的人才，從而保證檔案工作的有效開展。

5）注重檔案安全管理。各門類檔案由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理，任何個人不得擅自挪用。對于機密文件及檔案的管理，要設(shè)專柜存放并單獨設(shè)鎖，檔案室實行專人管理。無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，定期對檔案設(shè)備進行維護保養(yǎng).保證檔案設(shè)備正常工作。因工作需要借閱檔案資料的，嚴格按照保密法和檔案法的規(guī)定執(zhí)行，嚴格履行借閱手續(xù)。

4 結(jié)語

檔案是珍貴的資源，是一種能產(chǎn)生巨大作用的資源，在我國事業(yè)單位發(fā)展的過程中，離不開檔案管理工作，檔案管理工作的有效開展，會促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展。因此，一定要根據(jù)實際情況，有序開展檔案管理工作，建立一支強大的檔案管理隊伍，提高檔案管理的信息化水平，引進先進的管理技術(shù)和設(shè)備，促進檔案管理工作的全面發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。目前來看，雖然我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有很多需要改進的地方，但是通過上下級的共同努力，檔案管理工作一定會走上正軌。

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