數字化時代辦公室檔案管理模式優化路徑探析

摘 要：行政機關在處理行政事務過程中會產生大量的信息資源，并形成大量的辦公文書檔案。隨著數字化時代的到來以及辦公自動化技術的普及，檔案歸口管理部門要適應時代發展，就必要運用數字化技術加強改革創新，充分挖掘辦公文書檔案的價值，更好地服務于其他單位和其他部門的工作。本論文立足于數字化時代背景，從數字化、信息化和智能化的角度出發，對辦公室檔案管理模式予以分析，并就辦公室檔案管理模式的優化提出相關建議。希望通過本研究，能夠為檔案歸口管理部門提供充實的理論參考和幫助。

關鍵詞：檔案；辦公室；數字化；優化

1 辦公室檔案管理的基本理論概述

1.1 辦公室檔案管理的內涵

檔案主要是某類信息資源的集合體，辦公室檔案中的檔案內容則主要與行政事務相關。在長期的社會實踐中，各個單位形成了一套專有的檔案管理機制。辦公室檔案管理主要分為檔案收集、檔案歸類、檔案分析以及檔案利用等幾個層面，與單位其他工作息息相關、緊密相連。一方面，單位其他部門形成的信息資源都會歸集到檔案歸口管理部門。工作人員對檔案進行管理，能夠為其他部門日后查詢相關資料和進行決策提供幫助。尤其是工作周期較長的工作中，信息資源往往具有成套性，信息資源的丟失將會給日后工作的開展增加難度。因此，辦公室檔案價值重大，理應得到各個單位重視。另一方面，辦公室檔案管理實質上是一種憑證管理。檔案詳細的記錄了某項工作進程，起到一個憑證作用。

1.2 辦公室檔案管理的基本特征

一方面，價值明顯。相較于其他文件，辦公文書檔案具有實用性和有益性。檔案歸口管理部門工作人員需要對大量的信息資源進行篩選和分析后，才能形成辦公文書檔案。同時，辦公文書檔案的排版講究，能夠提升相關主體查閱信息資源的效能。由于辦公文書檔案蘊含著工作人員的心血，是信息資源中具有保存價值的精華部分的組成，所以辦公文書檔案價值明顯。另一方面，具有知識屬性。各個單位的工作情況和知識成果都積累在文獻資源當中。辦公文書檔案中蘊含著豐富的知識，是單位某一時期工作的再現和濃縮，可以為單位擬定決策和計劃提供依據。

2 辦公檔案管理模式的優化原則

2.1 堅持人才建設原則

辦公室檔案管理的核心要素是人才，人才的工作經驗固然會影響檔案管理效率和質量，但從長遠來看，人才的綜合素質、專業技能以及創新水平，才是真正影響檔案管理效率和質量的要素[1]。為此，辦公室優化檔案管理模式過程中必須要堅持人才建設原則，建設一支高水平管理隊伍。首先，單位要加快培訓機制改革，優化培訓內容。單位除了為檔案管理人員提供日常培訓外，還可以組織相應的交流活動，給工作人員交流空間。單位要加強與檔案館和其他檔案專業管理部門的聯系與合作，通過人才交流的方式提升工作人員的整體素質。其次，單位要優化培訓內容，提升數字化技術運用與信息化技術運用在培訓內容中所占的比重，真正做到與時俱進。最后，工作人員要有前瞻意識，根據辦公室檔案管理工作的變化，主動加強理論學習和專業技能學習，優化自身知識結構，更好的服務于檔案管理工作，增強檔案管理的實效性。

2.2 堅持統籌規劃原則

數字化時代辦公室優化檔案管理模式過程中，必然會變動檔案管理工作的內容以及流程。為此，單位應當改革管理體制，建立與數字化時代相適應的管理機制。首先，在檔案管理流程上，根據線上和線下兩套管理模式，設置雙軌制的管理機制，提升檔案管理工作的針對性，為工作人員提供明確指引。其次，在檔案管理規范層面，單位要統一檔案管理的格式以及流程，規范工作人員行為，推動檔案管理工作走向體系化和科學化。最后，在責任落實和績效考核上，針對不同檔案管理崗位，設置不同的考核指標和責任落實指標，督促工作人員切實完成檔案管理工作。

3 辦公室檔案管理模式的優化路徑

3.1 開辟新型智能化管理方式和服務方式

數字化時代，辦公文書檔案大多呈現為電子文件格式。尤其是互聯網技術的迅猛發展，更是使得檔案歸口管理部門工作人員可以直接在互聯網終端對文書檔案進行管理和服務。為此，單位可以借助數字化技術和互聯網技術這兩項有力工具，開辟新型智能化管理方式和服務方式。首先，從提升檔案資源利用率的視角出發，單位可以加強與其他行政機關和社會組織的檔案聯系，選擇具有交叉職能或者交叉服務的單位進行合作，建立檔案共享機制。以國土行政機關為例，國土部門的工作會涉及到規劃以及環保，國土行政機關與規劃行政機關和環保行政機關構建檔案共享機制，能夠提升檔案資源利用率[2]。因此，各個單位可以根據本單位檔案的性質和特點，探索上下級單位之間以及跨區域之間的檔案合作，減少單位檔案管理成本。其次，從提升檔案服務效能的視角出發，單位可以構建智能化檔案查詢終端和利用終端。單位可以開發微信公眾號或者官方APP，通過互聯網技術將微信公眾號或者APP與本單位檔案管理系統進行連接，并以此為平臺為相關需求主體提供檔案服務。通過該種方式，不僅能夠使相關主體更為便捷的查詢到相關檔案，也能夠減少單位的服務成本。最后，單位可以探索搭建智能化管理平臺，以本單位檔案管理系統為依托，將檔案管理工作全部移至線上終端，對檔案流程進行重構，實現檔案管理的現代化和科技化。

3.2 利用數字化技術加強對檔案資源的安全管理

檔案資源是否安全，決定了檔案是否有存在的價值。尤其是部分涉及國家秘密和單位秘密的檔案資源，更是需要安全管理。首先，單位可以通過云儲存技術來搭建檔案備份機制，全方位對本單位的檔案資源進行備份。單位將數字檔案上傳至云儲存終端，并對云儲存終端進行加密，能夠有效抵御互聯網病毒程序。同時，單位在檔案資源丟失后，也能夠迅速通過檔案資源下載的方式來還原檔案，確保檔案管理工作不脫節。其次，單位可以通過縮微技術對檔案進行管理。尤其是部分涉及技術的圖紙類檔案資源，對其進行掃描處理，可能會影響數字檔案的清晰度。此時，工作人員通過高像素相機對這類檔案進行拍照后，在計算機上進行縮微處理并形成檔案膠卷，能夠更好的保障檔案質量，提升檔案管理的安全性。最后，單位可以通過數字水印技術對檔案進行管理，在涉密檔案中加入單位專屬的數字代碼和水印，將檔案資源轉化為只可讀的狀態，可以有效防止檔案被非法更改。總而言之，工作人員要樹立現代化檔案管理思維，積極借鑒其他單位的檔案管理模式，充分運用數字化技術進行創新，才能推動單位檔案管理工作邁向更高的層次。

4 結束語

在信息資源傳輸速率加快的現階段，檔案的價值不言而喻。具體到辦公文書類檔案，辦公文書檔案能夠為單位管理人員提供決策參考，為管理工作提供追溯作用，是行政工作重要組成部分。辦公室文書檔案管理工作是一項系統性工程，需要充分挖掘并利用一切有利條件和現有技術。隨著數字化時代的到來，檔案歸口管理部門工作人員要充分發揮積極性、主動性和主體性，建設辦公文書檔案信息網絡，使辦公文書檔案真正服務于行政工作和社會。對辦公室檔案管理模式進行分析，得出一系列優化路徑，有助于檔案歸口管理部門改進工作機制和工作方法，提升檔案管理成效。

參考文獻

[1]王智華.如何提升辦公室檔案管理工作效率[J].科技經濟導刊，2019，27（03）：225.

[2]潘翠平.辦公室檔案數字化的重要性研究微探[J].辦公室業務，2018（23）：53.

作者簡介

周曉梅（1979-），女，漢，內蒙古赤峰市紅山區人，本科，畢業于內蒙古大學，館員，研究方向：辦公室檔案管理。