淺析計算機在人事檔案方面上的管理

摘 要：計算機技術在我國起步較晚，但是發展迅速。我國于上世紀九十年代開始普及算計機技術，到如今已經成為經濟活動中重要的應用技術。計算機的用途比較廣泛，對于數據的記錄和處理是其中常用的一個功能。通過計算機的處理技術對于數據的整理和分析變得更加高效，相比于傳統的紙質記錄，是重大的進步和升級。本將會著重討論計算機技術中對人事檔案方面的管理，希望可以幫助到相關行業的從事人員和機關單位。

關鍵詞：計算機技術；人事檔案管理；分析研究

隨著我國經濟改革開放四十余年的發展，計算機技術已經成為經濟發展中重要的應用環節。人事檔案管理往往涉及到復雜的人員調配和薪資記錄情況在，傳統的紙質記錄方式，對于人事檔案記錄來說工作繁瑣，容易出現疏漏。如果改用計算機技術，則能夠有效的對人事檔案進行記錄分析，提升檔案記錄管理的效率。隨著時代的發展，對人事記錄的數據要求和因素越來越多，計算機技術的信心化和高效率的特性，可以有效的解決人事檔案記錄龐雜帶來的問題。

1 人事檔案的數據庫建立和管理軟件的設計工作

1.1 人事檔案數據庫的建立

數據庫建立是對計算機進行信息輸入和儲存的過程。數據庫在建立的過程，首先是需要對數據的條目數量和信息量進行總結分析，確定收集到足夠完整真實的數據。然后按照設計的條目對數據進行整理編排，建立數據分層和檢索系統，方便對數據的整理和查找。

1.2 管理軟件的設計工作

使用VFP軟件進行程序設計。人事檔案管理的數據庫，一般建立為人員數據庫、部門數據庫、處科室數據庫。按照不同的數據庫名稱進行數據的整理編輯工作。在數據庫的設計過程中，應該遵照“從上到下”的設計原則，從級別較高的部門單位開始設計，以助于對數據的分層管理和保證對數據記錄的完整性和真實性[1]。在底層的數據設計中對數據收集條目的收集設計工作，保證數據收集的完整性。條目包括：入職時間、員工姓名、年齡、性別、職務、政治面貌、入職時間、工作記錄、工薪記錄、學歷等一系列關于人事檔案記錄的條目。計算機人事檔案的編程設計一般為兩個程序，一個是數據的錄入整理程序，第二個為數據的檢索分析程序，兩個系統的配合使用，能有有效的促進人事檔案管理的效率。

2 通過計算機技術實現的進行人事檔案管理的特點

2.1 計算機技術具備更好的保密性

在傳統的人事檔案管理中，紙質的檔案信息可能因為種種原因造成泄漏。人事檔案記錄著人事調用中個人的工作業績和處罰獎勵明細，被泄漏可能造成一些嚴重的問題和麻煩。計算機技術的數據處理有效的避免了數據泄漏的問題，雖然也有一定的風險，但是相比于傳統方式而言，已經是巨大的進步。計算機技術可以通過多種加密方式對人事記錄檔案進行保護，實現數據檢索調用的安全性。

2.2 計算機的數據記錄可以保證人事檔案記錄數據的真實和全面

經過計算機輸入的真實數據可以進行長期的保護，減少數據發生丟失和篡改的可能。計算機數據管理記錄著每一個工作人員的詳細檔案，對于每個人的數據都是獨一無二的，任何對數據的調用和修改都會生成瀏覽記錄和修改痕跡，保證數據的真實有效性。2計算機技術可以提升數據檢索統計的效率。在進行業績考評和工作發放的過程中，通過計算機檢索可以快速的分析出匹配的人員，完成對工資發放的統計工作，極大的提升統計部門的統計效率。另外計算機可以對人員的調動情況和績效考評進行評估分析，方便管理人員對單位運行狀況的了解。

2.3 計算機技術提升了人事檔案管理的效率

當出現人事安排調動等管理變動時，可以對人事檔案數據進行及時的數據修改，確保數據檔案的及時性和準確性。相比于傳統的紙質記錄修改手段，計算機檔案管理系統，無疑提升了數據運行的效率，減少了人工的工作時間和工作量。

3 計算機技術在檔案管理中的作用分析

3.1 計算機技術提升了人事檔案管理的效率

現代計算機的數據控制管理技術，對數據的處理和分析能力大大的加強，通過計算機的處理能力，有效的提升了數據處理效率，解放了人的腦力勞動。3人事檔案管理是數據管理中比較龐雜的數據管理項目，人事檔案的記錄必須保證對每個在職人員的工作經歷負責，數據的調動和修改頻率也比較高，造成了人事檔案管理工作冗長復雜。另外對在職人員的檔案調用和查看也是檔案管理的重要任務之一。通過計算機數據庫的檢索功能，可以輕松的實現以上的數據管理要求。當面對人事檔案管理較多的情況時，通過計算機的輔助大大提升了人事檔案管理的效率，相比于傳統方式實現了本質的飛躍。

3.2 計算機數據處理的普及，節省了一定的時間和人工成本

人事檔案管理的復雜性體現在：人事檔案是對每個工作人員的工作履歷記錄、人事檔案面臨著多次查看調用的情況、人事檔案涉及的記錄廣度非常龐雜，以上這些原因使人事檔案管理工作成為繁重復雜的工作。傳統的紙質記錄方式，不僅占用了大量的資源和空間，同時在保存的過程中，還有注意防潮防蛀的工作。對數據的整理和調用消耗了大量的資源。計算機數據處理技術有效的緩解以上資源消耗的問題，通過計算機的數據整合不僅提升了工作效率，同時節省了大量的資源成本。4同時對認識檔案進行計算機線上管理，通過網絡的傳輸分享功能，既減少了重復勞動，同時減少了紙質材料的使用，提升了人事檔案管理調用的效率。

4 計算機技術在管理人事檔案工作中應該注意的問題

4.1 不斷優化計算機的數據處理程序，建設更加高效的數據處理系統

計算機的數據處理能力在不斷的進行發展，新的編程程序和軟件也在不斷的開發和應用。通過對計算機數據管理系統的不斷優化和翻新，提升計算機的數據統計分析能力，優化錄入數據的結構和完整性。

4.2 錄用一批熟悉檔案管理和計算機技術的人才進行人事檔案管理工作

在人事檔案管理的工作中，需要工作人員對檔案記錄和計算機程序檢索進行熟練的操作，同時對計算機發展和程序編輯有一定的了解，保證人事檔案管理系統能夠正常的運行，保證數據調用的效率。

4.3 加強對人事信息檔案的保密工作

對人事檔案的管理人員進行保密方面的教育和考核，防止工作人員泄漏檔案數據的可能出現。同時加強對人事信息檔案的網絡保護，和調用保護，防止人事檔案數據在網絡上遭到攻擊而泄漏，或者在調用分享的過程中，出現數據泄漏的情況。對存放數據的機器設施進行必要的監控，防止數據出現無端的損毀或者篡改的情況。

5 結束語

隨著我國現代化道路上的不斷進步，對現代技術的使用和應用范圍不斷擴大。人事檔案管理在傳統方法是耗時耗力的工作，計算機技術的應用，極大的方便了人事檔案信息的處理。人事檔案管理工作在新的要求下，面臨著新的挑戰和問題，不斷加深對計算技術和檔案數據相結合的處理方法的研究，是高效進行人事檔案管理的必然要求。在現今的人事檔案管理中，我國的計算機技術在人事數據處理方面已經取得了巨大的進步，提升了企業單位的人事檔案管理效率，但是計算機進行數據處理的能力也在不斷的發生著變化，需要檔案管理人員和計算機技術人員進行緊密的聯系和配合，不斷的提升人事檔案管理的水平。

參考文獻

[1]謝阿秋.淺析醫院人事檔案的計算機管理應用[J].中國市場，2017（7）：180-181.

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[3]路海玉.淺析計算機在現代檔案管理中的應用[J].科學技術創新，2016（20）：158-158.

[4]陳思音.計算機信息技術在人事檔案管理中的應用[J].科技風，2017（15）：55-55.

作者簡介

朱永瓊（1975-），女，興山縣中醫醫院（興山縣昭君鎮衛生院），副院長，館員，研究方向檔案管理和運用。