探析新形勢開發(fā)利用人力資源檔案的新途徑和新方法

王月成

摘 要：檔案信息資源的開發(fā)和利用是一項系統(tǒng)且復雜的工作，科學合理的開發(fā)和利用檔案信息資源能夠體現(xiàn)檔案價值，發(fā)揮檔案職能，促進社會發(fā)展。人力資源檔案信息的開發(fā)和利用是單位人力資源檔案管理工作的重要內(nèi)容，單位內(nèi)部應該意識到人力資源檔案信息的價值，樹立先進的檔案管理理念，認識到人力資源單位檔案信息能夠促進單位的發(fā)展，從而采取有效措施去開發(fā)檔案信息，才能適應新時期社會發(fā)展的步伐。

關鍵詞：人力資源檔案；開發(fā)；利用

人力資源檔案管理內(nèi)容主要包含：人事檔案管理、培訓檔案管理、績效檔案管理、健康檔案管理以及檔案借閱等方面內(nèi)容。做好人力資源檔案管理工作能夠維護單位人力資源檔案資料的完整，避免出現(xiàn)資料損壞或者丟失現(xiàn)象，使單位人才機密得到有效的保護。本文結(jié)合高密市人力資源管理服務單位人力資源檔案管理的具體情況分析了新形勢下開發(fā)和利用人力資源檔案的新途徑以及新方法。

1 開發(fā)和利用人力資源檔案的重要作用

檔案屬于單位的一項重要的無形資產(chǎn)，而人力資源檔案更是單位內(nèi)部的機密文件。要想更好的管理和利用單位人力資源檔案，為單位職工晉升和管理崗位任免提供有效的依據(jù)，構(gòu)建完善的人力資源檔案管理制度，樹立先進的人力資源檔案管理理念，創(chuàng)新人力資源檔案管理工作模式，根據(jù)時代發(fā)展特征和單位人力資源檔案管理特點采用新的途徑和方法來提高人力資源檔案的開放和利用效率是必不可少的。

1.1 開發(fā)利用人力資源檔案能夠促進社會的發(fā)展

首先，能夠保護國家利益。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，世界各國交往合作與日俱增，同時這伴隨著激烈的國家競爭。保護國家利益非常重要。人力資源檔案記錄了國家的人才機密，最具有真實性和原始性，因此合理的開發(fā)和利用人力資源檔案能夠有效的保護國家利益。其次，推動經(jīng)濟發(fā)展。充分挖掘人力資源檔案信息的價值，實現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，能夠提高各個單位的綜合貢獻率，進而促進我國經(jīng)濟的發(fā)展。

1.2 開發(fā)利用人力資源檔案信息，能夠推動社會精神文明建設

采取各種行之有效的措施開發(fā)人力資源檔案信息，為社會提高更多優(yōu)質(zhì)人才，從而使一些決策更加科學化和透明化，能夠推動社會精神文明建設的步伐。

2 開發(fā)利用人力資源檔案的新途徑以及方法

2.1 強化人力資源單位檔案意識

首先，檔案管理人員要樹立先進理念。要想有效的開發(fā)和傳遞人力資源檔案信息，需要檔案管理人員主動融入社會，參與社會，才能了解社會對人才的需求。同時要樹立全心全意為人民服務的理念，在工作中要積極主動，才能把檔案人員的作用得以全面發(fā)揮。其次，提高社會檔案意識。人力資源單位應該定期組織職工學習和宣傳我國的《檔案法》和一些相關的法律法規(guī)，使他們認識到檔案管理工作的重要性，從而在工作中依然治檔。要做好檔案資源的收集和管理，保證檔案開發(fā)具備豐富的資源。

2.2 構(gòu)建完善的檔案信息資源組織和保障體系

人力資源單位需要擴大信息資源的接受范圍，盡量使信息征收工作更加詳細，結(jié)合實際情況構(gòu)建信息分類全面、數(shù)量多、內(nèi)容豐富、存儲合理的檔案資源管理機制。其一，加強檔案室方面的工作。檔案室應該把一些分散的檔案資源重新分類整理，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理室和綜合管理分離方案，促使檔案管理工作更加規(guī)范、標準以及合理。其二，強化檔案館方面的工作。進行館藏檔案資源的時候需要保證收集的檔案信息數(shù)量多，種類豐富，質(zhì)量高。因為，人力資源檔案管理工作想要與時俱進，就必須要保證檔案收藏豐富和高效。所以，必須要加快收藏檔案資料的判斷能力，同時拓寬收藏范圍和存儲，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。其三，構(gòu)建完善的檔案信息工作內(nèi)容。人力資源單位檔案關系到人才機密，因此必須要保證檔案信息真實、有效以及可開發(fā)和利用。檔案管理人員在編研信息的時候，應該根據(jù)人才信息特點合理分類歸檔，改變傳統(tǒng)的檔案信息存在方式，積極使用現(xiàn)代化技術(shù)，使人們查閱資料更加方便和快捷。同時，需要妥善保管單位原檔案。單位應該根據(jù)其發(fā)展情況為其提高相適應的檔案信息，才能真正實現(xiàn)檔案的價值。

2.3 創(chuàng)新檔案開發(fā)以及利用方法

處于快速發(fā)展的新時期，檔案信息的使用率較高，傳統(tǒng)單位的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的需求，因此，人力資源檔案管理部門應該不斷創(chuàng)新檔案利用和開發(fā)模式，引入先進的信息技術(shù)，提高檔案開發(fā)和利用效率。首先，構(gòu)建科學的檢索機制。先進的科學技術(shù)影響著檔案信息資源的開發(fā)和利用，例如電子文件、電子檔案管理等的出現(xiàn)為檔案信息資源的開發(fā)和利用帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，必須加對現(xiàn)代化技術(shù)的使用力度，推動檔案管理朝著數(shù)字化和網(wǎng)絡化方向發(fā)展。目前，多數(shù)單位檔案管理部門存在一個普遍現(xiàn)象就是檔案信息檢索工作較為落后，致使查找信息速度較慢，搜索效率不高等。因此，人力資源單位應該重視檔案管理工作，加強領導，構(gòu)建科學檢索工具機制，根據(jù)科學技術(shù)特點來促使檢索工具的開發(fā)更加標準。同時要轉(zhuǎn)變觀念，強化檔案信息資源的開發(fā)和利用，真正的把服務人民、市場理念、合作競爭、創(chuàng)新發(fā)展等思想付諸于檔案資源管理當中。其次，其次，構(gòu)建網(wǎng)絡檔案管理體系。隨著檔案數(shù)量的增多，檔案人員工作量增大，面對龐大的館藏信息，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡系統(tǒng)對檔案進行編碼分類，能夠有效的提高檔案人員的工作效率。

2.4 提高檔案開發(fā)人員的綜合素養(yǎng)

檔案開發(fā)工作和開發(fā)人員的綜合素養(yǎng)密切相關，檔案管理工作人員必須具備良好的綜合素養(yǎng)，才能理解檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向，在工作中才能堅持科學性、服務性、創(chuàng)新性的原則來積極收集和管理檔案。因此，必須要保證檔案開發(fā)人員具備豐富的知識體系，較強的工作能力，較高的思想政治覺悟，良好的職業(yè)道德感才能提高檔案開發(fā)工作質(zhì)量和效率。

人力資源檔案管理部門必須以豐富的館藏和優(yōu)化的結(jié)構(gòu)為前提，強化單位檔案意識，構(gòu)建完善的檔案信息資源組織和保障體系，創(chuàng)新檔案開發(fā)以及利用方法，提高檔案開發(fā)人員的綜合素養(yǎng)，才能使檔案信息資源的開發(fā)和利用滿足新時期社會發(fā)展的需求。

參考文獻

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