強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)的途徑

鐘映銀

摘 要：檔案是我國重要的財(cái)富和戰(zhàn)略資源，不斷強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)，確保檔案安全，對(duì)于我國的穩(wěn)定發(fā)展具有積極的意義。對(duì)于企事業(yè)單位，特別是行政單位而言，檔案是工作資料的有效留存，是科學(xué)決策和責(zé)任追究的基礎(chǔ)依據(jù)，更是確保工作科學(xué)有效、實(shí)現(xiàn)更好社會(huì)服務(wù)的基礎(chǔ)，筆者結(jié)合實(shí)際工作，分析了當(dāng)前政府部門檔案安全現(xiàn)狀以及強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)的必要性，進(jìn)而提出了強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)的具體路徑。希望本文的論述能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位的檔案管理工作提供一定的意見和建議，從而促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：行政機(jī)關(guān)；檔案管理；安全保障；體系建設(shè)

近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展以及信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作方式和服務(wù)方式發(fā)生了很大的變化，現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，在提升檔案工作效率、提高工作水平的同時(shí)，也帶來了一些檔案安全保障的問題。作為我國國家發(fā)展的寶貴財(cái)富和重要戰(zhàn)略資源，行政機(jī)關(guān)的檔案事關(guān)國家機(jī)密和社會(huì)穩(wěn)定，也是工作中上傳下達(dá)流程的重要記錄，在信息化時(shí)代背景之下，只有不斷強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)，才能確保工作的順利開展。

1 我國行政單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 相關(guān)部門對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的很多領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員對(duì)于檔案管理以及檔案安全的重視程度和理解程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，也沒有認(rèn)識(shí)到政府機(jī)關(guān)檔案安全對(duì)于社會(huì)發(fā)展的重要意義，因此多年以來，我國行政單位的檔案管理工作水平都較為落后。政府檔案涉及面廣且內(nèi)容繁多，整理和保管起來的難度較大，很多工作人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案保管手段更新的重要意義，只是機(jī)械地對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行留存，導(dǎo)致檔案資源較為分散，檔案的完整度不高、連續(xù)性不強(qiáng)，由此帶來了極大的安全隱患。

1.2 檔案管理工作方式和工作手段落后，工作中的安全漏洞較多

由于行政機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足，因此單位內(nèi)部關(guān)于檔案管理工作的制度和機(jī)制建立不夠完善，檔案收集和整理當(dāng)中存在著很大的問題。首先，很多行政單位，特別是基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)認(rèn)識(shí)不到檔案管理的全面性要求，因此工作中只是單純地關(guān)注紅頭文件、上級(jí)文件等的收集和歸檔，對(duì)于有關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、建設(shè)規(guī)劃、科技推廣等內(nèi)容的收集卻不夠及時(shí)，這就造成了大量文件資料和有用信息的丟失、外泄，影響了檔案的全面性和安全性[1]。另外，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，政府部門的工作檔案和其他材料越來越多，需要?dú)w檔的文件也成倍增加，但是由于行政單位檔案管理工作水平不高，因此普遍缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，這就導(dǎo)致檔案收集、歸檔、保存、利用工作不夠科學(xué)，由此也帶來了檔案保密工作中的一定漏洞。

1.3 經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致檔案管理中的人才和資金缺乏

首先，我國行政單位內(nèi)部的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏，很多有知識(shí)、有干勁的青壯年有生力量很少被安排到檔案管理崗位，造成了檔案管理工作人員“老齡化”的現(xiàn)象嚴(yán)重且人員流動(dòng)率較大，因此很多新技術(shù)、新方法不能被及時(shí)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，這就導(dǎo)致我國行政單位檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程開展較為緩慢，現(xiàn)代化程度不高。此外，由于經(jīng)費(fèi)的欠缺，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位檔案室的設(shè)備不足、設(shè)備老化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，必要的電腦、掃描儀等辦公設(shè)備欠缺，這就導(dǎo)致基層檔案的信息化不足，再加上檔案室布局以及安保工作的不合理，更是降低了檔案管理的保密性。

2 強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)的必要性分析

建立以電子檔案為主，紙質(zhì)材料為輔的行政單位檔案安全保障體系，從國家層面來說，是對(duì)國家關(guān)于檔案安全保護(hù)工作重要指示的落實(shí)，是保護(hù)我國檔案資源、防范外來風(fēng)險(xiǎn)的需要；從社會(huì)層面來說，是在新技術(shù)條件下，在保障檔案安全以及保密性要求的基礎(chǔ)上，為社會(huì)各行業(yè)發(fā)展提供信息服務(wù)的需要；從行政單位工作層面來說，則是促進(jìn)工作水平提升，保障地方發(fā)展的需要[2]。行政單位的工作水平和工作效果，直接關(guān)系著黨和國家在人民群眾的形象，通過檔案資料的安全管理，可以準(zhǔn)確地記錄歷史事件的功過是非以及社會(huì)發(fā)展的心路歷程，以這些材料為指導(dǎo)，可以有效提升行政單位決策的科學(xué)性和客觀性，對(duì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展以及政府綜合管理能力的提高意義重大。

3 強(qiáng)化檔案安全保障體系建設(shè)的途徑

3.1 明確檔案安全保障工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，建立完善的檔案管理工作制度

檔案安全保障體系建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，它包括制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、技術(shù)保障等多方面的內(nèi)容，并貫穿于檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，我們必須從檔案管理工作的實(shí)際入手，結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn)和外來經(jīng)驗(yàn)，做好對(duì)不同檔案類型分類、保存方法以及以往安全事故的調(diào)研工作，在深入分析中找出重點(diǎn)環(huán)節(jié)并提出針對(duì)性的安全保障方案，從而打造實(shí)用性和適應(yīng)性更強(qiáng)的檔案安全保障體系。在檔案信息化、數(shù)字化加速發(fā)展的今天，保障檔案安全已經(jīng)不單純局限于物理安全保障方面，還必須同時(shí)關(guān)切電子檔案的安全，為此，從不同的工作環(huán)節(jié)出發(fā)，我們還必須不斷建立與完善相應(yīng)的檔案管理制度。比如，建立針對(duì)珍貴檔案的保護(hù)制度，對(duì)珍貴檔案進(jìn)行單獨(dú)的裝訂和保存，并建立單獨(dú)的借閱、出庫制度，可以最大程度地保護(hù)珍貴的歷史資料，確保國家寶貴文化財(cái)富的留存；建立瀕危檔案排查制度以及相應(yīng)的搶救和保護(hù)預(yù)案，可以對(duì)破損和遺失檔案進(jìn)行及時(shí)的修補(bǔ)與查找、征集，從而避免檔案的遺失和二次破壞，確保檔案文件的完整性和延續(xù)性；又如，建立檔案的異地、異質(zhì)保護(hù)制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的多重備份，通過在不同地點(diǎn)、不同氣候類型以及不同介質(zhì)上的文件保存，可以降低檔案的唯一性，從而能夠大大提高檔案管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力[3]。

3.2 加強(qiáng)檔案庫安全建設(shè)，推進(jìn)檔案信息安全管理的現(xiàn)代化

加強(qiáng)檔案庫的建設(shè)，既包括物理性質(zhì)的安全建設(shè)，又包括電子檔案庫的安全建設(shè)。首先，我們要保障檔案庫的物理安全，就必須加大檔案館舍的建設(shè)投資力度，對(duì)館舍進(jìn)行必要的新建、擴(kuò)建和改建；要加強(qiáng)對(duì)于檔案室設(shè)備，如檔案保存介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)、計(jì)算機(jī)磁盤、硬盤等的保護(hù)，建立更加完善的監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)門禁系統(tǒng)以及溫濕度調(diào)節(jié)系統(tǒng)，從而為檔案的保存提供一個(gè)安全、適宜的外界溫濕度環(huán)境以及電磁兼容環(huán)境。其次，要積極采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)和數(shù)據(jù)安全技術(shù)，保證檔案的存儲(chǔ)安全和使用安全。對(duì)內(nèi)而言，檔案管理機(jī)構(gòu)要通過訪問權(quán)限分配、防病毒安全查殺以及對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的即時(shí)監(jiān)視，防止不明身份的用戶進(jìn)入，杜絕非法操作的進(jìn)行；同時(shí)要執(zhí)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)備份管理制度以及密碼技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的即時(shí)修補(bǔ)，保證涉密文件的加密，以提高系統(tǒng)的安全性；對(duì)外而言，則要采用物理隔離、防火墻設(shè)置以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)，在確保檔案安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的推廣與應(yīng)用。

3.3 做好人才培養(yǎng)，切實(shí)提升檔案管理人員的安全意識(shí)

政府機(jī)關(guān)應(yīng)該重視檔案管理工作，并逐步加大人員的引進(jìn)和培養(yǎng)力度，要通過定期的組織培訓(xùn)與共同學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠真正掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，明確安全保障系統(tǒng)運(yùn)行的原理，從而確保在系統(tǒng)發(fā)生異常時(shí)能夠及時(shí)處理。此外，要加強(qiáng)宣傳工作，提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)以及職業(yè)責(zé)任感，從而使其自覺將確保檔案信息安全列為工作的首位。另外一方面，還要不斷強(qiáng)化檔案安全管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理各個(gè)流程、各個(gè)環(huán)節(jié)的明確分工，并將安全管理責(zé)任切實(shí)落實(shí)到人，從而保證安全管理責(zé)任的履行。

4 結(jié)語

檔案信息安全保障體系建設(shè)是一項(xiàng)利國利民的復(fù)雜工程，只有不斷增強(qiáng)工作中的使命感和責(zé)任感，才能提高檔案管理工作中的創(chuàng)新能力和安全防范意識(shí)，從而促進(jìn)我國檔案管理水平的穩(wěn)步提升。

參考文獻(xiàn)

[1]葉淑儀.檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密管理探析[J].卷宗，2018，8（35）：79-80.

[2]朱曉艷.新時(shí)期怎樣提高檔案信息化的安全管理[J].卷宗，2018，（30）：6.

[3]尹麗華.新形勢(shì)下對(duì)檔案“完整安全原則”的再思考[J].卷宗，2018，（23）：25.