人防辦公室檔案安全保障體系建設探析

王鄰鄰

摘 要：人防的建設對國防工作質量具有重要影響，而人防檔案的保密工作是人防工作中的基礎性工作，這就需要加以重視。在辦公室檔案中，涉及到我國的軍事和國防等多個領域，包含很多較高層次機密內容。這就需要做好人防辦公室的檔案安全管理工作，而為做好人防檔案的保密工作，有關部門就應該構建完善的安全保障體系。

關鍵詞：人防檔案；安全保障；體系建設

人防檔案可以為人民防空的建設、日常行動等提供相應的信息支持，并且對維護我國的安全具有重要意義。但是在實際進行人防檔案的管理時，一些問題逐漸暴露，阻礙了人防檔案管理工作的持續發展，并且存在較大的安全隱患。相關部門和工作人員應正確認識到建設安全保障體系的重要性，并采取合理有效的措施。

1 人防辦公室檔案管理中存在的問題

1.1 基礎性設施缺乏完善性

在對人防檔案進行日常的管理時，需要借助相應的基礎性設施，從而提高管理工作的質量與效率。但是在實際的工作中，往往存在基礎性設施不完善的問題，不僅影響到管理工作的正常開展，還對檔案的保密性產生不利影響。檔案工作屬于只用幕后性的工作，具有一定的隱藏性，尤其是人防檔案工作。但部分工作人員未能認識到該工作的重要性，對管理工作缺乏有效的認識。欠缺管理意識、安全意識和責任意識，致使工作水平較低。投入的資金嚴重不足，人員分配缺乏合理性且基礎性設施缺乏完善性，不具有健全的網絡環境等，都嚴重阻礙了人防檔案管理工作的進步，并嚴重威脅到人防檔案的安全。如部分人防檔案館建筑物老化嚴重，其中的信息化設施具有較大的滯后性。無法對存放檔案的庫房進行溫度、濕度的控制，致使紙質檔案在存放的過程中，出現發霉受潮等問題。監控視頻的缺失，致使檔案易被盜竊。

1.2 管理人員業務水平低下

在對人防檔案進行日常的管理時，需要有專業的管理人員進行，其自身的業務水平對管理工作的正常開展，管理工作的質量、效率等均具有直接影響。因此管理工作人員需要具有豐富的管理經驗、專業的管理能力和較高的責任心等，但實際工作中，往往出現管理人員隊伍變動頻繁，缺乏穩定性等問題。并且部分人防檔案館受編制等問題的影響，出現同一個工作人員身兼數職的問題。管理人員未取得資格認證，自身素質較低，不僅對管理工作產生不利影響，還會影響到檔案的安全性。

1.3 保密制度缺乏健全性

在管理人防檔案的過程中，需要有相關的保密制度協調開展。該保密制度對檔案的安全具有重要意義，并對管理人員的工作行為具有一定的約束性。管理人員需要遵循該保密制度，開展日常的工作。如管理檔案的匯編載體等，避免將非涉密資料與涉密資料同時匯編，從而避免出現泄密等問題。

2 人防檔案安全保障體系的完善措施

2.1 理論建設與技術研究

在建設人防檔案的安全保障體系時，應結合自身的實際情況和需求，對安全科研計劃進行研究與分析。并且提高對數字檔案的安全保證的重視，提高檔案修復技術水平。并研究鑒別電子文件真偽的能力、紙質檔案長期保存的能力等，為建設安全保障體系提供技術支持與理論支持。

2.2 建立安全管理體系和制度

結合我國的發展國情和行業要求，人防部門應保障基礎性設施的完善性。并加強監控設備的安裝，使監控設備、消防系統等覆蓋整個檔案室，提高檔案的安全性。通過監控系統實時對檔案室中的情況進行了解，并通過消防報警系統及時發現火情。保障檔案室布置合理，避免出現文件亂堆亂放、遺留火種等。紙質檔案應避免被太陽光長時間的直射。通過合理有效的安全管理制度，對工作人員的日常工作行為進行制約，并提供相應的指導與參考。

進一步完善檔案管理制度和管理辦法，例如檔案借閱查詢制度、庫房管理制度、檔案工作人員崗位職責、電子檔案管理方案等。積極開展檔案工作管理升級活動。建立人防檔案數據庫，加強經常性檢查，努力推動檔案管理機制創新，提升檔案管理水平。再次，要強化業務管理。人防部門要成立人防檔案安全領導小組，使檔案工作與其他人防工作一起部署、檢查、考核，為檔案安全管理提供組織保障，建立起一個高效可行的管理體制機制。檔案管理人員要主動挖掘檔案信息，有效整合信息資源，使檔案室不僅成為“信息庫”“數據庫”更成為“經驗庫”“謀略庫”。人防各業務部門也要增強檔案意識，積極主動報送檔案資料，規范并遵守檔案借閱手續。

2.3 提高涉檔人員素質

首先，涉檔人員必須提高自身的業務素質和知識素質。不僅要在傳統的接受、征集、整理、鑒定、保管等方面鞏固基本技能，還應不斷學習新技術、新方法，建立多元化的知識結構。其次，涉檔人員必須提高政治品德素質。人防作為維護國家安全的重要部門，其檔案安全是關乎國家穩定的重要組成部分。因此，在實際工作中，必須保證人防涉檔人員始終保持堅定的政治方向，自覺抵御外來誘惑，始終保守黨和國家的秘密，防止失泄密事件的發生。再次，涉檔人員在平時要做好檔案安全的應急演練工作，確實提高對災難的緊急處置能力。

2.4 走可持續發展道路

檔案安全保障體系從構建之初就必須走一條可持續發展的道路，隨著信息化時代的發展，檔案文件逐漸由紙質文件發展到電子文件，而電子文件易被改動、易被竊取、易于傳播、易于消失的特點使檔案安全體系建設面臨著不可預測的風險和挑戰，化解風險離不開傳統技術的支持。因此，決不可顧此失彼，必須注重將現代信息技術應用到傳統技術中去，保證檔案的長期讀取。人防檔案人員在檔案技術轉型時期更需要及時更新觀念，既要拋棄墨守成規的舊思想，緊跟現代化步伐，運用新理論、新技術來指導和改進工作，又要立足傳統技術，確保后人的讀取利用。

3 結語

人防檔案是一種無可替代的資源，是對歷史的記錄，并對未來具有借鑒和參考的價值，有利于促進我國的持續發展。隨著時代的不斷進步，以往所應用的檔案管理模式無法更好的滿足當下的需求，尤其是人防檔案的安全性和保密性需求。因此應結合實際情況，總結影響檔案安全的因素，以及人防檔案日常管理中存在的問題，進行安全保障體系的建設。確保該保障體系具有較高的實用性，充分保障人防檔案的安全。

參考文獻

[1]趙媛.人防檔案安全保障體系建設探析[J].同行，2016（15）：498.

[2]李婧，李毅.對人防檔案保密工作的簡要探析[J].經營管理者，2014（5）：283-283.

[3]毛漢康.人防工程檔案管理工作探析[J].城建檔案，2014（9）：24-26.