水利工程檔案信息化管理措施探究

梁丹

摘 要：水利工程項目檔案管理是水利水電工程建設、管理的真實記錄，具有相關的憑證及依據作用，特別是新時代，檔案管理工作發揮的作用不可替代。本文從水利工程檔案信息化管理方面入手，對管理措施進行進一步分析，從而為更好的開展水利工程檔案信息化管理，提高管理效率和水平提供參考和借鑒。

關鍵詞：水利工程；檔案；信息化；管理措施

水利工程檔案信息化是新時期檔案管理工作的發展趨勢，如何更好的開展信息化管理，為相關水利水電工程項目建設與管理提供最方便、最快捷、最高效的服務，是當今水利工程檔案領域研究的重要課題。

1 搭建水利工程檔案信息化管理平臺

1）全面充實資源，實現數據資料全覆蓋。水利工程是一套系統工程，從工程立項到建設完成，再到完成驗收涵蓋了大量信息，而檔案工作就是要對工程各個環節都要做如實的記錄，并歸檔保存。信息化檔案建設，就是要把水利水電工程各個環節、各類信息，包括工程進度信息、工程驗收信息等等，要全面統計在電子信息系統甚至網絡上，進行電子管理。要在開展檔案數據錄入工作時，對水利水電工程各個環節進行系統梳理，逐一對照，做到無一遺漏，全部覆蓋，以更好的發揮好檔案信息化管理職能。

2）及時數據轉移，實現舊文件電子劃轉。水利工程系統中，很多資料都是以紙質文件、材料或資料留存。要實現檔案管理信息化，就必須對紙質文件進行電子化轉化處理，也就是我們說的檔案數據轉移工作。可以利用掃描儀等設備，將紙質文件掃描成電子文檔形式納入到水利工程數據庫中，進行電子存檔。還要對過去的檔案進行數據轉移，要本著“先進后遠”“先急后緩”“先重后輕”的原則，盡早補齊數據短板，實現信息化管理檔案資料全覆蓋。

3）嚴格進出關口，實現檔案數據動態管理。要嚴格按照各項資料的管理期限進行，有些檔案資料超出有效期限的，要及時銷毀剔除，新納入檔案信息系統的，要及時更新數據庫資源，做到數據實時更新，檔案動態管理。

2 完善水利工程信息化檔案管理體系

1）無縫銜接，上下聯動。水利水電工程公司不是獨立單位，是處在產業鏈中的一環，有上級管理、監管部門和甲方單位，也有下級組成部門、單位和工程承接單位。要做好平臺對接工作，建立信息化檔案平臺的上下聯動體系，讓水利工程檔案信息可以與上下游單位無縫對接，融入到整個產業鏈檔案系統，讓檔案系統有效承接水利工程各個環節工作，讓信息化檔案管理從線性管理到立體化管理方向發展。

2）分門別類，科學劃歸。無論是傳統檔案管理，還是現代信息化檔案管理，對于水利工程單位而言，科學分類是關鍵。比如，要建立水文水利規劃系統，招標系統，工程技術管理系統，水利項目建設系統，監理和檢測系統，資金管理系統，CAD編制系統等等單獨檔案管理單元，每個單元的流程都形成一套體系，形成橫向到邊、縱向到底的信息化檔案網絡。

3）精準操作，標準管理。建立標準化流程系統是檔案信息化管理的總趨勢，要嚴格遵循《水利工程建設項目檔案管理規定》，從建檔到歸檔各個環節都要建立一套科學統一的標準，通過各項規章制度的建設來推動水利工程檔案信息平臺管理標準化進行，比如制定統一的關鍵詞信息標準，目錄信息標準，檢索信息標準等等，讓各個環節都能快速入檔、歸檔、提檔，從而提高檔案管理效率。

3 做好水利工程檔案信息化管理保障

1）架設網絡，完善信息檔案管理的硬件搭建。只有配備齊全相應的設備設施，才能更好的完善水利工程檔案的信息化管理。比如電子查詢閱覽終端、硬件存儲等相應設備，是有效實現檔案信息化管理的重要保障。同時，要做好信息化檔案管理系統的維護，及時解決系統出現的bug，確保能為水利工程檔案管理構建不斷完善的信息化服務平臺。

2）加強培訓，提高水利檔案操作的規范化程度。要提高認識，樹立信息化檔案管理的理念。構建“1+N”復合型檔案工作隊伍，即，一套專門從事信息化檔案管理的班子，和各個承接部門、領域的檔案管理人員。應多加強檔案管理人才培訓，引導檔案管理工作者進行信息技術的學習，有效地提升檔案管理工作者的知識技能水平，提升水利工程檔案的信息化管理水平。

3）嚴格保密，積極做好檔案安全防范工作。加強水利工程檔案的保密制度建設，應制定有效的保密規章，確保電子檔案的可識別性、安全性、完整性、真實客觀性得到有效保證，嚴防檔案泄密。加強網絡監管，及時更換電子密鑰，修復網絡安全漏洞，抵御網絡黑客入侵，并及時對電子檔案進行備份、存檔，避免意外發生。

4 結語

在水利事業飛速發展的今天，對水利工程進行有效的檔案信息化管理十分必要，要積極搭建平臺、完善體系、做好保障支撐，不斷提高水利工程檔案管理效率和水平，推動水利事業不斷向前發展。

參考文獻

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