基于信息化高校檔案管理建設(shè)模式探究

劉玥　吳園園

摘 要：隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，信息化檔案管理成為一種流行趨勢，受到社會各界廣泛關(guān)注。現(xiàn)階段，怎樣將信息技術(shù)和高校檔案管理有機(jī)結(jié)合，是高校急需解決的問題。構(gòu)建信息化檔案管理模式，是高校檔案管理信息化建設(shè)的重要組成部分，也是提升高校檔案管理成效的主要途徑。該文主要研究基于信息化高校檔案管理建設(shè)模式，希望給高校檔案管理工作提供參考，推動高校檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 建設(shè)模式

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）01（c）-0118-02

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)揮，信息化成為我國進(jìn)入信息時(shí)代的重要標(biāo)志。在信息時(shí)代，信息化水平是高校檔案管理現(xiàn)代化的衡量指標(biāo)，發(fā)展高校檔案管理信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。我國高校雖然在檔案管理信息化建設(shè)方面取得一定效果，但仍有部分學(xué)校存在問題。構(gòu)建信息化檔案管理模式，關(guān)系高校檔案管理成效和管理效率，可以解決高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化、專業(yè)化。

1 構(gòu)建信息化高校檔案管理模式的意義

在信息時(shí)代，信息技術(shù)不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)設(shè)備的普及應(yīng)用，為信息化高校檔案管理模式構(gòu)建提供有力支持。構(gòu)建信息化高校檔案管理模式，直接影響高校檔案事業(yè)的發(fā)展。在信息化檔案管理過程中，檔案管理人員充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，以電子化方法，合理配置信息資源，既能提高資源利用率，又能提高服務(wù)質(zhì)量。信息化高校檔案管理模式，以信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托，主張通過電子化方法，實(shí)現(xiàn)高效檔案管理。高校在檔案管理信息化建設(shè)中，以信息化檔案管理模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式，使檔案管理工作人員具備從業(yè)所需的素質(zhì)和能力，實(shí)現(xiàn)了方便、快捷、周到的信息服務(wù)。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 對信息化檔案管理不重視

在高校檔案管理信息化建設(shè)中，學(xué)校對信息化檔案管理的重視程度，直接影響檔案管理信息化建設(shè)效果。在現(xiàn)實(shí)生活中，部分高校領(lǐng)導(dǎo)者受傳統(tǒng)觀念影響，重視學(xué)校辦學(xué)和科研，忽視檔案管理工作，使得信息化檔案管理無法順利開展。有些領(lǐng)導(dǎo)者對于信息化檔案管理認(rèn)識不足，沒有意識到學(xué)校發(fā)展和檔案管理之間的關(guān)系，也沒有制定檔案管理信息化建設(shè)計(jì)劃，不能為檔案管理人員提供幫助。有些檔案管理人員缺乏信息化檔案管理意識，不能主動應(yīng)用信息技術(shù)和信息設(shè)備，影響信息化檔案管理成效。部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工只需保證檔案完整性即可，忽視檔案應(yīng)用價(jià)值，阻礙高校檔案管理信息化建設(shè)。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施、規(guī)范制度建設(shè)不足

在高校檔案管理信息化建設(shè)中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和規(guī)范制度建設(shè)是保障檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。部分高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中投入資金過少，無法滿足檔案管理人員工作需求，致使信息化檔案管理建設(shè)滯后。有些高校對于檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)并不重視，沒有及時(shí)更新或升級信息設(shè)備，降低檔案管理人員工作效率，阻礙信息化檔案管理工作的開展。高校設(shè)置的規(guī)范制度不符合實(shí)際情況，沒有統(tǒng)一檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案信息質(zhì)量。檔案管理制度中沒有明確檔案信息的應(yīng)用權(quán)限、外借流程等，影響檔案信息應(yīng)用，給檔案管理人員帶來工作麻煩。高校的檔案管理制度不符合信息化要求，制約檔案管理信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理人員工作能力問題

檔案管理人員是高校檔案管理信息化建設(shè)的主力軍，他們的工作能力直接決定著高校檔案管理信息化建設(shè)的成敗。部分檔案管理人員雖然在學(xué)歷上滿足檔案管理需要，但工作能力尚未達(dá)標(biāo)，無法為檔案管理信息化建設(shè)提供支持。有些檔案管理人員缺乏工作熱情，不能主動貢獻(xiàn)力量，影響高校檔案管理信息化建設(shè)。部分高校忽視培訓(xùn)活動，沒有對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，致使檔案管理水平始終停滯不前。有些高校開展的培訓(xùn)活動缺乏針對性，沒有提高檔案管理人員工作能力，使得培訓(xùn)失去實(shí)際意義。

3 信息化高校檔案管理模式的構(gòu)建策略

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高重視

樹立信息化管理意識是構(gòu)建信息化高校檔案管理模式的前提，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)的思想保障。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)者加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視，主動研究信息化高校檔案管理模式，探索信息化檔案管理路徑，為高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展做好準(zhǔn)備。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，制定檔案管理信息化建設(shè)計(jì)劃，為檔案管理人員提供幫助，確保信息化檔案管理工作順利開展。其次，高校應(yīng)加強(qiáng)宣傳，讓檔案管理人員了解檔案管理信息化建設(shè)的意義，促使檔案管理人員參與信息化高校檔案管理模式構(gòu)建。同時(shí)高校幫助檔案管理人員樹立信息化檔案管理意識，引導(dǎo)檔案管理人員利用信息化方式整理、發(fā)布信息資源，提高檔案管理工作效率。高校需要在全校范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳，及時(shí)公開信息，以此得到全校師生的支持。最后，學(xué)校應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，利用信息化管理技術(shù)替代手工操作技術(shù)，提高檔案管理專業(yè)化水平。高校可以借鑒其他高校的模式，結(jié)合該校實(shí)際情況，構(gòu)建具有學(xué)校特色的信息化高校檔案管理模式，為學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案管理制度

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，高校需要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和規(guī)范制度建設(shè)兩個(gè)方面入手，落實(shí)信息化檔案管理工作，構(gòu)建信息化高校檔案管理模式。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，高校應(yīng)增加資金投入，購買高質(zhì)量信息設(shè)備，滿足檔案管理人員的工作需求。高校應(yīng)購買先進(jìn)的檔案管理軟件，及時(shí)更新、升級軟件系統(tǒng)，提高檔案管理人員的工作效率。高校應(yīng)做好維護(hù)和管理工作，定期建設(shè)設(shè)備是否損害，加強(qiáng)對設(shè)備的運(yùn)用和管理，減少設(shè)備故障次數(shù)，延長設(shè)備使用時(shí)間。在規(guī)范制度建設(shè)方面，高校應(yīng)完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理力度，提高檔案管理水平。高校應(yīng)以信息化檔案管理為基礎(chǔ)，完善檔案保密制度，避免檔案信息惡意泄露，保護(hù)學(xué)校和個(gè)人信息的安全，推動檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。高校應(yīng)以發(fā)揮檔案最大價(jià)值為目標(biāo)，完善檔案利用制度，保證檔案利用便利性。高校需要意識到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的聯(lián)系，完善檔案歸檔制度，通過雙軌制歸檔，提升檔案管理質(zhì)量。

3.3 提高檔案管理人員工作能力

高校需要提高檔案管理人員工作能力，使檔案管理人員滿足信息化檔案管理要求，使信息化高校檔案管理模式的構(gòu)建更加順利。高校應(yīng)做好招聘工作，根據(jù)信息化檔案管理要求設(shè)置招聘標(biāo)準(zhǔn)，通過多種考核，檢測應(yīng)聘者實(shí)際能力，從應(yīng)聘者中優(yōu)中選優(yōu)，為檔案管理隊(duì)伍吸納人才。高校需要建立獎勵機(jī)制，利用提高工資、給予獎金等方式，提高檔案管理人員的工作熱情。對于工作能力強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)好的檔案管理人員，高校可將其設(shè)置為部門主管，使其獲得成就感和喜悅感。高校應(yīng)做好培訓(xùn)工作，對檔案管理人員進(jìn)行思想教育、專業(yè)教育，讓檔案管理人員從思想上支持檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理人員的工作水平。

4 結(jié)語

構(gòu)建信息化高校檔案管理模式，是高校在信息化檔案管理信息化建設(shè)中的必然選擇，有利于高校實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。在信息時(shí)代，高校應(yīng)將信息技術(shù)和檔案管理有機(jī)結(jié)合，通過信息化檔案管理建設(shè)，促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門高效工作目標(biāo)，提升信息資源利用率。高校必須做好信息化檔案管理工作，以信息化檔案管理推動學(xué)校可持續(xù)發(fā)展，使檔案管理工作更有意義。

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