辦公室文書(shū)檔案的管理及常見(jiàn)問(wèn)題探討

尉寧

【摘要】做好辦公室文書(shū)檔案的管理工作，是企業(yè)急需解決的實(shí)際問(wèn)題。本文首先簡(jiǎn)單介紹了文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)，然后分析了辦公室文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，最后提出了辦公室文書(shū)檔案管理中問(wèn)題的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案;管理;解決對(duì)策

在企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中，文書(shū)檔案是重要的歷史記錄。為了保證文書(shū)檔案能夠更加有效地發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，企業(yè)必須重視辦公室文書(shū)檔案的管理工作。辦公室文書(shū)檔案的管理是企業(yè)整體管理的一個(gè)重要組成部分，在企業(yè)開(kāi)展管理事務(wù)的過(guò)程中，辦公室將事務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的文書(shū)進(jìn)行歸納整理，形成檔案，是事務(wù)辦理完成后的必要步驟。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)改革的推進(jìn)，文件檔案管理工作成為關(guān)系企業(yè)利益，制約企業(yè)決策的重要依據(jù)，面對(duì)愈加復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)必須增加對(duì)文書(shū)檔案管理的重視，不斷提高文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，這樣做能夠促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提升。

一、文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

（一）重點(diǎn)在于收集和保存資料。文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)是收集和保存資料。一般情況下，文書(shū)檔案記錄管理中發(fā)生的事務(wù)及其過(guò)程、人事關(guān)系變動(dòng)、企業(yè)物資合同管理等事項(xiàng)。文書(shū)檔案主要以紙質(zhì)或者其他形式為記錄載體，通過(guò)分門(mén)別類(lèi)，將其存放于專(zhuān)門(mén)的地方。文書(shū)檔案管理的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)細(xì)致地對(duì)文書(shū)進(jìn)行收集、管理、編目編冊(cè)，并加以完整保存。

（二）文書(shū)檔案的載體具有多樣性。文書(shū)檔案是對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照，涉及企業(yè)管理的方方面面，包括行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理等一系列管理內(nèi)容。鑒于文書(shū)檔案管理對(duì)象的多樣性，文書(shū)檔案的存放載體也應(yīng)當(dāng)具有多樣性，可以合同紙質(zhì)載體為主，也可以錄音錄像電子載體為主要形式。

二、辦公室文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視不夠。從我國(guó)企業(yè)的文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，不難發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)存在著對(duì)文書(shū)檔案管理不夠重視的問(wèn)題。當(dāng)前，很多企業(yè)仍然將文書(shū)檔案管理視為單一整理文件的工作，對(duì)其沒(méi)有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有效管理的意識(shí)，從而沒(méi)有發(fā)揮出文書(shū)檔案的實(shí)際功能。因此，一些企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度較低，忽略了對(duì)文書(shū)檔案管理工作的投入，使得文書(shū)檔案管理工作的功能大大降低。

（二）專(zhuān)業(yè)的文書(shū)檔案管理人員缺乏。在大多數(shù)企業(yè)中，文書(shū)檔案的管理人員一般為兼職人員，并不具備專(zhuān)業(yè)的文書(shū)管理知識(shí)和技能，通常情況下，文書(shū)檔案管理工作由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)或職能部門(mén)行政管理人員兼顧，但在實(shí)際工作中，辦公室秘書(shū)和行政管理人員都有自己的本職工作要完成，無(wú)法專(zhuān)注完成文書(shū)檔案管理工作。由此可以看出，專(zhuān)業(yè)文書(shū)檔案管理的人員數(shù)量不足，即使有這樣的文書(shū)檔案管理人員，也不具備工作要求的較高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。如果長(zhǎng)期處于這樣的專(zhuān)業(yè)人員匱乏的狀態(tài)，將會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生十分不利的影響。

（三）文書(shū)檔案管理模式落后。對(duì)于文書(shū)檔案的管理工作，一些企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，以人工的方式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，這樣的管理模式消耗極大的人力、物力和財(cái)力，并且對(duì)文書(shū)檔案管理的效果產(chǎn)生負(fù)面影響。另外，在信息化技術(shù)高度應(yīng)用的今天，企業(yè)在文書(shū)檔案管理工作上存在著信息化投入不足的現(xiàn)象，沒(méi)有配置專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理設(shè)備或者文書(shū)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有信息接口，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的效率和水平遲遲得不到提高。

三、辦公室文書(shū)檔案管理中問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視。企業(yè)要想做好文書(shū)檔案管理工作，提高文書(shū)檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)首先改變思想觀念。對(duì)此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，才能有效地保障辦公室文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。領(lǐng)導(dǎo)重視加大對(duì)文書(shū)檔案管理方面的投入，也是檔案管理工作的一大助力。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展需求，將文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)考慮在內(nèi)，制定出關(guān)于文書(shū)檔案管理工作的決策，正確規(guī)范和指導(dǎo)文書(shū)檔案管理工作。

（二）提高文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)文書(shū)檔案管理人員的引進(jìn)與培養(yǎng)，不斷充實(shí)文書(shū)檔案管理人才力量，并對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員定期或不定期組織培訓(xùn)，給他們充足的提升自身能力的機(jī)會(huì);另一方面，辦公室文書(shū)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極地參加企業(yè)和社會(huì)組織的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，充實(shí)自己的專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí);不斷與時(shí)俱進(jìn)，提高自身認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)檔案管理的新知識(shí)和新技能。

（三）健全文書(shū)檔案管理制度。制度是工作的保障，為了從根本上提升文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量和水平，企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全文書(shū)檔案管理機(jī)制，用制度來(lái)規(guī)范文書(shū)檔案管理工作，激勵(lì)文書(shū)檔案管理人員。對(duì)此，企業(yè)需要通過(guò)制度將檔案管理責(zé)任落到實(shí)處，使檔案管理人員具備責(zé)任意識(shí)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的流程和具體操作方法進(jìn)行規(guī)范，以提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（四）建自動(dòng)化OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接平臺(tái)。文書(shū)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)與檔案管理系統(tǒng)各自存在，為促進(jìn)文書(shū)歸檔效率，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的共享，可以考慮設(shè)計(jì)自動(dòng)化OA系統(tǒng)文書(shū)審批后抓取到中間平臺(tái)，進(jìn)行規(guī)則的初步分類(lèi)及數(shù)據(jù)收集，再通過(guò)計(jì)算機(jī)及人為操作對(duì)其進(jìn)行有效的管理，導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，從而達(dá)到資源整合、過(guò)程整理歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)、檔案工作合二為一的信息化管理效果。最終，能夠有效地將兩者的工作緊密結(jié)合起來(lái)，從根本上實(shí)現(xiàn)文書(shū)處理、檔案管理的一體化。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室文書(shū)檔案管理工作，是企業(yè)管理和未來(lái)發(fā)展的大計(jì)，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視文書(shū)檔案管理工作，提高文書(shū)檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的實(shí)用價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]宋明霞.淺析企業(yè)文書(shū)檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題及其對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：103.