高校人事檔案的重要意義及其有效利用

楊陽 關英慧

【摘要】高校人事檔案在高校的發展和建設過程中起著重要的作用，其不僅是教職工的綜合評判基礎，同時也是人員選拔和任用的重要依據。因此，本文將對高校人事檔案的重要性進行簡單論述，并對其利用情況進行分析，以期推動高校檔案管理工作的建設和發展。

【關鍵詞】高校;人事檔案;重要性;有效利用

高校人事檔案記錄著教職工人員的綜合情況，包括學習情況、教學情況、工作歷程情況以及獎懲情況等，是高校進行人才選拔、任用等活動的重要依據。由此可見，人事檔案在高校的建設和發展中有著非常重要的作用，高校需要在今后的發展中對其加以重視和利用，提高其利用效率，為高校的發展奠定堅實的人力基礎。

一、高校人事檔案的重要意義

（一）人事關系變更的重要憑證。人事檔案能夠反映高校人事關系的變更情況，當校內教職工的工作出現變動時，則需要將人事檔案同時帶到新的單位，新的單位需要對工作變動人員的工齡、年齡以及相關信息進行全面的了解和記錄，關系到其自身的利益，此時，高校的人事檔案記錄就成為重要的依據，為工作變動人員的發展提供保障。若是高校的人事檔案不完整，那么就會影響到工作變動人員在新單位的發展，產生較大負面影響。由此可見，高校人事檔案是人事變更的重要憑證。

（二）教職工信息的重要證明。人事檔案中記錄著教職工的基本信息，如：學歷、履職情況、職稱、教學成果、科研成果、健康狀況等，包含了較為全面的信息。高校在人才晉升方面的要求較高，不僅要具備較好的專業能力、管理能力，還要具備較強的綜合素質和職業道德，因此，在人才選拔及晉升的過程中，人事檔案中所記錄的信息就成為重要的依據，可以證明該教職工具有足夠的綜合素質來勝任相應的職位。由此可見，人事檔案是教職工信息保存和素質的重要證明。

（三）高校人力資源管理的重要依據。高校相關部門和領導可以根據人事檔案的記錄內容來進行科學的人力資源管理，分析當前高校的人力資源結構是否符合學校的發展，是否能夠為學生帶來全方面的服務與更好的發展，是否能夠促進高校教育的全面改革等。通過對人事檔案的分析，可以對未來高校的人力資源發展趨勢進行深入了解，并在此基礎上對人力資源進行科學化預測，以便提高高校人才引進及培養等方面的決策效率，為高校的可持續發展提供重要依據。

二、高校人事檔案的有效利用

為了加強高校人事檔案的有效利用，高校相關部門及領導可以參考以下內容：

（一）提高主動服務的觀念。為了加強人事檔案的利用效率，需要全面收集人事檔案信息，以便能夠更加有效地利用。因此，人事檔案管理人員應當改變自身的服務觀念和方式，變被動為主動。第一，在熟悉檔案建立及管理所需要內容的基礎上，積極參與到資料信息的收集工作中，并開展主動服務。在收集資料信息的過程中，應當展開全過程的跟蹤和服務，及時并準確地掌握人事檔案信息。第二，對新任職的教師、干部等，應當要從愛惜人才的角度出發，對其進行全面信息收集和記錄存檔，并酌情挑選優秀的人才向相關部門領導匯報，以便能夠針對性培養，加強人才利用。由此可見，提高人事檔案管理人員主動服務的觀念能夠在很大程度上促進人事檔案信息的有效利用。

（二）加強人事檔案的保密與利用。人事檔案中所記錄的內容是教職工一生的縮影，很多內容涉及個人隱私，是不可以公開或外泄的，因此，在實際情況中，需要加強人事檔案的保密管理。第一，人事檔案管理人員需要認真學習《檔案法》《檔案管理法》《檔案保密法》等法律法規，保證其不會外泄而影響檔案的正常利用。第二，雖然我國《人事檔案提供利用制度》中不允許個人查看檔案，但是隨著時間的推移，很多教職工都對自己的經歷逐漸模糊，卻沒有一定的知情權。筆者建議，高校可以酌情公開信息，但前提需要教職工報有關部門申請，得到允許后方可登錄特定的數據庫中查看，并只享查看的權限。需要注意的是，數據庫需要加裝安全保護措施，避免人為破壞和泄密，做好備份，避免數據的永久性丟失。在做好上述保密工作的基礎上，當需要人事檔案的時候，才能夠有效提高檔案的利用效率。

（三）加強人事檔案的信息化建設。隨著信息技術的發展，人事檔案管理工作也需要與時俱進，展開信息化建設。第一，建立人事檔案數據庫。高校需要建立人事檔案數據庫，將現有的人事檔案資料錄入其中，并進行加密管理，以便后期使用的時候不用費力去翻找紙質資料，省時省力，方便調取。第二，加強人事檔案管理人員的信息化思維和技能。為了與數據庫相匹配，高校需要加強人事檔案管理人員的信息化思維和計算機操作技能，通過培訓的方式使其掌握更加全面的計算機操作和管理技能。第三，線上線下統籌管理。網絡具有一定的不安全性，單純地以信息化方式來對人事檔案進行管理和利用是不安全的，因此，筆者建議采用線上線下統籌的方式，即：紙質原版檔案錄入到系統后，紙質原版還要存檔，以備不時之需。

三、結語

總之，高校人事檔案對高校的發展以及學生的發展都有著直接的關系，因此，各大高校應當加強對人事檔案的重視程度，在明確其重要性的基礎上，通過提高主動服務理念、加強保密管理以及人事檔案信息化建設等措施來提高人事檔案的利用效率，為高校的發展奠定良好的基礎。

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