信息技術在檔案收集及管理工作中的應用

呼和

摘要：檔案工作是一個機關、事業單位運作的關鍵，其主要是由兩部分構成，一個是對檔案的收集，另一個是對檔案工作的管理，檔案管理也是檔案工作的核心內容。更是評價檔案管理工作的標準，而信息化的飛速發展也沖擊著人們的生活和思維方式。這對檔案管理工作造成的影響也是非常大的。信息技術在檔案收集與管理中的運用，對檔案業務流程的優化以及對檔案珍貴信息的挖掘都是非常有意義的。此次主要針對當前信息技術在檔案工作運用過程中存在的問題進行系統分析，并針對出現的問題提出有效的對策。

關鍵詞：信息技術;檔案;收集;管理;必要性;分析;應用

1.檔案收集及檔案管理信息化必要性分析

1.1是提升檔案收集效率的必然要求

隨著我國行政機構、事業單位改革的不斷推進，行政、事業單位在日常工作中所產生的信息也在不斷增加，怎樣快速的對這些信息進行高效收集和處理也就成了當前檔案收集中急需解決的重點問題。信息化技術的引進，加快了檔案數據信息的效率，打個比方，人事檔案不僅有人事的一些基本信息，而且還附帶照片、圖片等信息，如果將這些數據信息通過傳統的方式來進行數據收集的話，那么整個檔案管理的進程勢必會受到影響，而通過創建數據處理平臺，由單位工作人員對各自信息進行分類上傳，再通過信息技術對其進行歸檔收集處理，就可以有效避免繁瑣的手工查卷，節省了人力資源。

1.2科學檔案管理體系的構建保障

紙質檔案管理模式與信息化技術管理模式最大的區別就在于檔案保存的程度相對較低，在紙質檔案管理模式中，檔案比較容易受到火災、地震等自然災害因素以及人為因素的影響。保存難度大。而在信息加技術管理模式中，我們就可以通過將檔案數據信息上傳到云服務平臺的方式來保存檔案信息。即便是出現上述自然災害，也能夠完整的保存下來，如果遇到人為因素影響，我們的管理人員還可以將檔案信息進行備份。確保檔案信息的完整性不受影響。

如果采用紙質檔案管理模式的話，隨著檔案管理年限的不斷增加，檔案的數量必然會越來越多，這樣不僅對檔案管理的環境提出了高要求，而且對人力資源也提出了更高的要求。而信息化技術管理模式的運用，使得檔案信息被合理合成相關的數據資料，然后將這些數據資料都放在存儲器或者是硬盤上。在對檔案進行查找時可以通過相應的查找功能快速的找到其存放位置，有效的解決了傳統管理模式的窘境。

2 信息技術在檔案收集及管理工作中面臨的挑戰

2.1 信息技術在檔案收集過程中面臨的挑戰

近幾年隨著網絡信息的不斷更新，檔案數據和信息也呈現出了飛速增長的趨勢。由于檔案信息形成的數據都是常年累計沉淀的。因此在對檔案進行信息化采集的時候，怎樣才能夠從海量的數據中準確找尋出具有保存價值的信息數據，這也是當前檔案收集工作中重點關注的問題。當落實到具體的實踐工作中，最典型的就是存儲設備所面臨的一系列挑戰。首先，由于每一個單位的財力狀況和實際狀況都有一定的出入，因此對存儲設備的購買和更新就會有一些差異。存儲設備如果常年不更換的話，老舊的存儲設備就會對存儲系統的數據承載力造成威脅。這就亟待單位尋找更為海量的信息儲存組織和系統。其次，單位往往處于對檔案信息安全保護的考量，為了防止硬盤的損壞，通常會購置第二塊或者第三塊外接硬盤，這就需要不斷地轉移相關的檔案信息以及定期檢查硬盤的使用程度，這種方式在人力成本和財力成本上都很高。

2.2 信息技術在檔案管理過程中面臨的挑戰

信息化水平低一直是檔案管理信息實踐的重點研究內容，有的單位是使用了信息技術檔案管理系統，但是由于檔案目錄的輸入和檔案內容的格式化等問題，使得信息技術系統的大部分功能都沒有得到有效的運用。而出現這一問題的主要原因是因為相應的信息化管理、存儲設備都沒有與之相匹配。因此要想提升檔案管理的信息化水平。那么就一定要優先解決硬件設施。

3.信息技術在檔案收集及管理工作中的策略

3.1加強檔案管理的硬件基礎設施建設

基礎設施是開展檔案收集及管理工作的重要前提，一個擁有高效基礎設施的單位，其檔案的信息化采集效率就會非常高。所以單位要積極加大資金的投入力度，創建屬于單位的檔案信息數據庫。引進配備先進的計算機成套硬件設施，特別是硬盤設備，實現檔案系統中數據的高效采集、歸納、整理，提高聲像資料錄入和文字圖片掃描的效率。統一開發一套格式統一、功能齊全的信息系統處理軟件，以滿足單位檔案信息數據庫建設的基本要求

3.2 加強隊伍建設

檔案信息化建設水平的高低，不僅取決于其信息技術水平、硬件設施水平的高低，更取決于信息技術運用工作人員專業水平的高低。因此，單位既要重視對原有工作人員的相關技能培訓，也要大量引進檔案管理能力強、計算機應用水平高的復合型人才。例如，單位可以定期派遣相關工作人員到相關機構、高校進行專業技術學習和理論知識學習;單位要鼓勵在職工作人員繼續攻讀碩士、博士學位，對于取得相應學位的工作人員給予相應的獎勵，以滿足檔案收集與管理數字化、信息化的需求。

4.結語

信息技術與檔案收集、管理的融合，對于改變我國單位檔案收集、管理工作中模式落后、水平落后、方式老舊、效率低下的現狀有著積極的推動作用。對于這一領域的研究，目前我國理論界取得的成果少，域外值得借鑒的資料也不多。本文也只是初步的對這一領域進行探索應用，以期對我國檔案收集與管理有所助益。

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