信息化技術對檔案管理水平的提高

張其嚴

摘 要：信息化技術在眾多領域得到了廣泛的應用，并取得了較為理想的應用效果。在檔案管理工作發展過程中，檔案管理與信息化技術的融合，能夠在推進信息化檔案管理模式的同時，促進檔案管理技術人員工作效率與質量的提升幅度，大力推動了我國企業信息化檔案管理的創新技術發展水平。

關鍵詞：信息化 技術 檔案管理

中圖分類號：F272.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（a）-0-02

在我國檔案管理事業的發展進程中，檔案管理信息化趨勢已得到了充分體現，對于企業發展產生了較大的正向作用。但由于檔案管理相關信息技術起步較晚，檔案管理信息化技術并沒有得到足夠的發展時間。所以在應用過程中產生了許多不足與缺陷，造成檔案管理工作出現許多問題的同時，也降低了工作效率與質量。因此，合理改善檔案管理模式，令信息化技術與檔案管理更好地融合，并且建立檔案管理工作制度，對此進行改革與創新，對我國進一步加強檔案管理工作有著重大意義。

1 檔案信息化管理的意義

信息化技術是以電子計算機技術為主的先進信息技術。在管理檔案的過程中，信息化管理技術與先進計算機技術相互融合，令檔案管理人員的工作效率與質量得到極大的提升。對于當前信息化管理技術的發展與創新而言，我國一直在檔案信息化管理事業上不停地開展創新與鉆研，極力開發計算機應用，利用信息化管理技術，從而提高我國企業的檔案管理應用與技術發展。檔案管理工作在我國企業管理和科研管理中，都占據著極其重要的地位，檔案信息化管理技術是現代檔案管理中必不可少的一部分。以科學思想為本的先進信息管理技術對企業的檔案管理進行整合，使檔案信息更為網絡化、數字化，并提高企業檔案信息化管理水平的利用效率。我國社會發展離不開先進技術的推動，信息化檔案管理技術的開展不僅促進了社會信息科技發展，還能更好地服務社會，促使檔案管理工作更為便捷。

2 檔案信息化管理存在的問題

2.1 管理方式存在滯后性

從目前我國企業檔案管理水平來看，仍有許多問題與不足。多數企業單位還在使用傳統檔案管理模式，缺少創新性管理意識，使得管理過程中有很多細節沒有得到有效的解決，從這一點來看，信息化管理技術水平的提高，并沒有在我國企業得到一定的重視，很難體現檔案信息化管理技術的發展優勢。現代化信息管理技術高速發展的同時，檔案信息化管理在很多領域也得到了應用，但由于管理制度與信息化技術水平較為落后，缺乏完善的管理模式與制度，使其無法適應現代化企業管理對檔案管理技術水平的技術素質要求，導致檔案管理模式仍然較為滯后。

2.2 專業人才儲備不足

檔案管理工作實踐中，檔案信息化管理方式較為落后，這與管理人員的職業素質與技術水平有著直接關系。檔案管理工作人員不僅需要較高的計算機操作水平，還需要有對信息的敏銳嗅覺以及綜合性管理技術，才能夠符合信息化檔案管理的工作要求。開展信息化管理工作，需要管理流程與信息技術不斷優化，管理人員的專業水平直接影響著信息結構的相關數據服務，很容易造成信息管理不當與失控等問題。現如今我國檔案管理類型人才較為缺乏，檔案信息處理綜合性人才的缺少更為嚴重。多數公司即使引進了先進設備，由于管理人員的技術水平無法得到有效提高，檔案信息化管理的進步依舊難以提升。

2.3 管理體系存在不安全因素

檔案在信息化管理模式中存在了一定的不安全因素。而檔案信息管理中的主要不安全因素是在進行網絡化信息管理的同時所產生的，信息化檔案管理中的風險因素屬于階段性問題。伴隨著網絡時代科技信息水平的高速發展，計算機的普及應用更加快了社會科技水平。但同時也存在著一些非法人員，以盜取企業單位的重要機密文件從而達到自己的目的，這不僅對企業造成了嚴重的經濟損失，也對信息化檔案管理技術的長遠發展造成了不利影響。眾所周知，網絡的傳輸是經過許多網站分段，最終達到指定地點。這種傳輸過程中，每一分段站點都具有一定的危險性，不法分子可以對信息造成攔截與盜取，極大地影響企業檔案信息的安全性。由于網絡技術發展較為迅速，許多新型漏洞與技術不斷涌現。而我國網絡安全技術并未完善，整體防御能力較弱，面對系統入侵或遭到病毒攻擊并不具備多少抵抗能力，使整個防御系統造成癱瘓，也令檔案信息管理的安全性受到了極大的威脅。

3 借助信息化技術加強檔案管理水平的積極策略

3.1 完善檔案管理信息化制度

檔案信息化的管理工作中，歸檔管控項目還需不斷完善與升級。積極建立全面管理制度，針對檔案的差異性進行數字化處理，提升檔案信息化管理工作質量。還需對檔案文件進行著錄以及歸檔等工作給予重視，從根本上落實文件的完整性。在檔案管理工作進行中，制定充分的檔案管理流程，從文件資料信息的入手，合理運用信息技術進行文件收錄工作，并對工作運行機制進行監督，進而逐步培養工作人員思想認知，以及對信息化工作的重視態度，從而使檔案管理工作人員對檔案管理工作更為重視。在管理檔案數據的同時，還需提高信息數據處理的安全性，有利于加快檔案工作管理的效率與質量。檔案工作人員在提高工作水平的同時，計算機信息化水平也需要同時提高。選用適當的信息管理軟件，制定檔案信息技術化管理規章制度。可以盡量改善信息化模式的傳遞方式，充分參與到信息化檔案管理開發工作中。選擇更為適合檔案管理的軟件，更為科學的管理檔案文件。經過軟件開發與整合的信息資源，提高檔案信息的準確性以及完整性。創造應用更多檔案管理的先進工作制度，有利于管理工作的落實，也是未來企業檔案管理工作的必經之路，更推進了社會信息化技術發展。

3.2 維護檔案信息化安全體系

從安全角度來看，加強檔案管理中內容的安全性成為了當下管理人員的難題。檔案文件的泄露與丟失很容易給企業單位造成極大的經濟損失。應貫徹落實網絡安全防范技術，與多種先進計算機技術相結合，建立可控的網絡鏈接區域。確保在文件的傳輸與歸檔過程中不會被泄露與攔截，杜絕員工使用其他不可控網絡鏈接方式，使用合理檔案管理軟件，加強網絡安全環境保證。可以聘請網絡安全工程師進行建造專業的網絡安全防御系統，使用先進計算機系統對檔案管理文件進行加密處理，維護檔案文件安全體系。另外，還可以接入照片文件修復等功能，使檔案信息管理技術設施更為完善。

3.3 提高檔案管理人員水平

檔案管理工作人員素質需要不斷提高。打破傳統檔案管理模式，才能更符合現代社會所需的人才。由于信息化技術近年來發展較為迅速，導致工作人員在檔案管理工作時難度加深。因此，為了更好地加強管理檔案技術，相關工作人員需展開專業性技能崗前培訓。深入吸收信息化技術知識，并定期對檔案管理相關工作人員進行考核，建立相關檔案管理制度，以確保提升檔案管理工作效率的同時，加強管理工作人員檔案管理安全防范意識。保護企業檔案內容安全并合理規劃，加大培養專業性高素質人才，樹立正直思想道德品質，對信息化檔案管理事業未來發展有著重要作用。

4 結語

綜上所述，充分利用信息化技術，全面提升檔案管理效率，是增強檔案管理信息化手段的最佳發展路徑。網絡技術在擴大普及范圍之后，應用檔案管理技術的方法逐步擴展，檔案管理效率的提升，可以更加依賴于信息技術。在實踐操作中，可以引用先進計算機技術與網絡軟件，節約大量人力物力資源。信息化技術與檔案管理水平的融合與提高，保證了社會信息技術與檔案管理建設共同發展。

參考文獻

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