信息化背景下企業采購管理的完善探討

甄崢

摘 要：企業采購管理是企業生產經營的基礎，是企業開展日常活動的前提。要想加快企業發展，促使企業進步，提升企業采購管理質量和效率是不可或缺的工作。隨著社會的發展，科學技術的進步，企業采購管理加強信息化應用是順應時代發展潮流，與時俱進的主流趨勢。本文基于信息化背景下的企業采購管理的完善措施進行探討，分析信息化應用的影響和重要性，提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：信息化背景；企業采購管理；完善措施

采購的質量和效率是企業生存發展的命脈之一，現如今市場經濟蓬勃發展，市場形勢不斷變化，企業的市場競爭力只有通過嚴格控制資金成本，提高采購效率和質量才能提高，為了提升企業經濟效益，需要合理運用信息化技術手段，不斷優化和改革企業采購管理模式和方法，重視相關問題，對于采購渠道和供應商進行嚴格審查等一系列工作。

一、企業采購管理信息化應用的意義

信息化背景下，現代企業的發展離不開現代化電子設備和信息技術的應用，為了順應時代發展，深化企業采購管理質量和效率，企業加強信息化建設是發展現代化采購管理的必經之路。通過相關監督監控設備，現代化信息技術的應用，企業采購管理實現了全方位的質量管理，建立健全了貨物質量監督管理體系。并且在一定程度上提升了倉儲和運輸工作效率，細化了采購的后續管理工作，嚴格落實物資入庫管理、驗收管理和合同管理等工作。從另一個角度看，信息化建設不但細化物質資源的分工安排，還減少了人力資源的浪費。相比較傳統管理和工作模式，通過運用信息化軟件操作對數據的記錄，比傳統采購人員手動填寫的效率高，還能大幅度減少錯誤記錄的問題，使企業采購管理更加專業化。同時，加強信息化建設也是對相關采購管理人員的綜合素質和專業素養有著更高的要求，對加強企業采購管理效率，提升企業文化有積極作用。

二、信息化背景下企業采購管理現狀

1.采購管理的不規范性

現如今，大多數企業的采購管理部門由于信息化建設不完全，其賬目、物資資料和倉庫庫存數據與實際情況并不符合，由于責任人和采購主管的問題，缺乏完善的監督管理體制和責任制，無法處理部分貪污受賄等腐敗現象，對企業生產和經營造成一定影響，有損企業經濟利益。企業采購管理的不規范性導致的數據資料不能互相匹配，不能和企業其他部門進行信息共享或是傳遞錯誤信息，導致企業生產和經營活動出現錯誤。并且，賬目和庫存數據與實際不符，對于統計和記錄的人員也造成巨大且困難的工作量，嚴重影響工作效率。

2.采購管理模式的落后性

由于采購管理工作由專門的人員負責，所以企業的采購管理模式單一，具有較大的隨意性，有一定經濟風險，并且缺乏相應的流程，一旦發生糾紛事故，無法明確責任，相關監督工作和后續處理無法落實。對企業經濟發展和企業形象有一定負面影響。

三、企業采購管理信息化的完善策略

1.詢價信息化管理

企業采購管理信息化的第一任務就是詢價信息化，在根據物資需求和企業生產發展需要的原材料進行考慮，通過信息化技術軟件，進行多方廠家的性價比優劣比較，選擇合適的供應商，減少成本和資金的投入，提高經濟效益。并且根據詢價方案，利用各方面數據，考慮到多方面因素，比如交貨時間、地點、物品質量、是否符合要求等，根據網絡資源，通過計算機技術軟件制作出最優的詢價書。并且相比較傳統詢價模式，信息化操作能夠對實際情況的改變進行一定的操作，更改具體條件，完成詢價書，比以往的詢價減少了大量的工作難度和任務量。并且，供應商也可以通過網絡平臺快速反饋答復，省時省力，大大節省了采購人員的時間和精力。

2.采購方案信息化管理

以往采購方案的管理是采購工作開展的前提，但是由于多方面不可抗力因素的影響，比如市場變化、工廠事故、經濟形勢產生的價格浮動等影響，會導致采購方案不得不進行更改，采購方案的管理需要通過上級批準，一旦出現數次更改，工作量和繁瑣的程序會浪費大量的時間，降低采購員工的工作積極性。通過信息化建設，相關部門審批采購方案可以通過遠程操作，計算機技術的應用就可以做到。甚至能夠事先判斷和檢閱出方案的不足和缺陷，提前整改。對于后續的合同管理和貨物驗收都有一定積極影響，能夠大大提高企業采購方案管理的效率，降低管理成本和人力。值得注意的是，采購方案信息化管理只是輔助手段，離不開采購人員的決策，需要貫徹落實積極穩妥、先進可行的采購思想，通過以往積累的采購經驗、定額資料和統計報表，對采購方案和企業計劃的實用性進行分析，確認是否符合實際情況，然后通過信息化設備與各部門進行協調合作，及時進行數據和相關信息的反饋。

3.采購合同信息化管理

企業采購管理中的合同管理是采購工作環節內部經濟風險最大的部分，對于訂單的審核、退訂、發貨和回復等工作，如果無法及時進行答復或開展相應工作，會降低企業信譽度，采購合同的管理也是整個采購工作的基石，如果合同出了問題，會損失大量的經濟利益，降低雙方的交易體驗。合同信息化管理能夠便于檢查合同中的條文有無錯處和不恰當的地方，并且加以儲存備份，具有憑證效力。相比較傳統的采購合同管理，一旦丟失和損壞會影響整個采購工作的進行。信息化管理對于供應商和采購工作的具體信息能夠及時進行記錄和上報，隨時進行細節修改，加強采購合同的監督和管理，提高采購管理工作水平。

4.財務信息化管理

企業采購管理的財務和成本一直存在灰色領域問題，加強信息化管理，對出入庫匯總、統計收發單據和申請付款等內容，進行監督和管理，對每一項數據和收入都嚴格錄入，不會出現計算錯誤。能夠有效杜絕采購管理人員克扣經費、貪污腐敗等現象，加強財務結算的監督工作。并且財務結算的信息化管理對于企業的資金流向有一個明確的記錄，能夠優化資金管理。通過電子發票、憑證的使用，也能在一定程度上省略相應的流程，加快采購工作的進行。

5.企業計劃管理信息化

企業利用信息技術，利用網絡在線平臺搜索相關資源和供應商廣告，能夠優化采購方案的制定，減少資金損失，降低經濟風險。并且信息化建設有利于全方面的管理采購工作，根據庫存剩余和生產經營需求可以制定精確到個位數的采購計劃，合理控制，減少資源浪費。通過對多方信息的匯總，制定詳盡又符合企業經營現狀的企業采購計劃，有助于降低企業下個階段的經濟風險，提升企業的經濟利益。

6.加強采購管理信息化系統的完善和革新

最終，加強企業采購管理信息化建設，完善企業采購管理信息化體系，還必須要注重信息化技術本質，引進先進的信息化技術、相關電子設備和優秀的操作系統軟件。比如物流仿真系統、大數據處理系統、相關數據軟件。通過聘請相關管理行業的經驗人士進行指導和教學，對采購管理信息化建設的不足之處進行改進，減少信息化應用漏洞。從本質上加強信息化建設，對于電子設備進行定期的維護和更新，一定要與時俱進，順應現代化社會發展，不但要關注采購行業和市場，還要關注相應的信息化市場，不斷提高信息化水平，才能加強采購管理的信息化建設。

四、結語

現階段信息化背景下，企業要隨著社會生產需求和市場經濟形勢，不斷提升自身的市場競爭力，對于企業采購管理，要以成本和利潤為長遠視角進行考慮，通過加強信息化建設，提升企業采購管理的工作質量，順應時代發展的趨勢，完善相應的質量監督管理體系，加強各項工作效率，優化資源配置，減少人力物力資源的浪費，提升企業經濟效益，推動企業又好又快的發展。

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