大數據背景下人事檔案信息化建設的問題與對策研究

鐘虹

[摘 要]目前，中職學校內的人事檔案信息化建設工作仍然存在諸多問題，如信息內容來源過于單一、不具備人事檔案管理數據平臺等問題，已成為制約中職學校發展的重要因素。基于此，本文從大數據的概念和特點入手，闡述了中職學校人事檔案信息化建設的必要性，并針對其建設過程中存在的問題提出了相應解決對策，旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]大數據；人事檔案；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.08.080

[中圖分類號]G647.2；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）08-0-03

0 引 言

隨著互聯網的發展和移動終端的普及，互聯網數據急劇增長，大數據應運而生，人們的工作、學習都深受大數據的影響，各中職學校的檔案管理也不例外。因此，各中職學校如何做好大數據背景下的人事檔案信息化建設工作，受到社會各界的共同關注。

1 大數據概述

1.1 大數據的定義

大數據的概念最早是由全球著名的咨詢公司麥肯錫所提出，但是關于大數據的具體定義，每個人的看法各有不同。有人認為大數據是一種依托信息技術，對數據進行收集整理和分析的形式；也有人認為大數據是通過計算機的高速運轉，對一些有參考價值的信息進行分析，至今對大數據仍未有一個統一的界定概念。

1.2 大數據的特征

雖然大數據并未有一個統一的界定概念，但是其擁有自己專屬的4種特性。

（1）大量的數據。如今許多人通過互聯網搜尋自己想要的信息，或者在互聯網活動中會留下許多有關于自己的個人信息。依據以上兩點，計算機可以從中獲得數量繁多的各類數據。

（2）低密度價值。以前人們只需在一個相對有限的范圍內，搜尋自己想要的各類信息，但是隨著大數據內容的增加，人們需要從一個較大的范圍內搜尋自己所需要的信息內容。對比之下，數據的可利用性呈現了低密度價值。

（3）較快的處理速度。互聯網資源容納了越來越多的信息內容，為了滿足用戶的搜尋體驗以及更好地管理這些信息，就需要提高信息的處理速度，只有較快的信息處理速度才可以顯示出大數據時代下的高效信息管理優勢。

（4）多種數據模式。在傳統信息化模式下，數據的表現方式主要為圖文和表格，但是在大數據背景下，有動畫、音頻等多種數據模式。

2 大數據背景下中職學校人事檔案信息化建設的必要性

2.1 提升人事檔案的管理效率

在大數據時代，中職學?？梢赃\用人事檔案信息管理系統合理分析學校內部的信息內容，研究不同數據之間存在的因果聯系，使學?？梢哉驹诳茖W的角度，對學校未來的人力資源狀況進行準確預測?？傮w而言，中職學校內部的人事檔案管理工作中所經過的每個流程都可以在大數據的背景下進行，使中職學校的人力資源工作始終在具有科學理論依據的情況下完成，從而提高了人事檔案管理工作的效率，提高了檔案管理工作的質量。

2.2 實現科學化管理

早期的中職學校人事檔案管理工作，往往是在工作人員常年積累的工作經驗的基礎上開展的，僅能為中職學校人力資源管理工作提供有限的幫助。然而在大數據的幫助下，中職學?？梢葬槍θ肆Y源管理工作進行相關人員培訓，對人員比例、崗位職責等內容進行信息化處理，將其系統地記錄在人事檔案中，并對這些信息內容進行相關對比，實現量化的管理模式。在這種管理模式下，中職學校內的人事檔案管理工作更具科學性。

3 中職學校人事檔案信息化建設的現狀

目前，各中職學校對人事檔案信息化建設均處于起步階段，相互之間并不存在可借鑒的經驗，各中職學校的建設層次也不盡相同。

3.1 信息內容來源過于簡單

信息內容來源只有人事檔案，內容所覆蓋的信息十分有限，且具有較高的相似性，主要表現在以下幾個方面。①對檔案信息的填寫不足以體現個人特征。②在個人考核評價內容中，也存在抄襲現象，許多教師的評價內容十分相似，無法看出個人特征。③檔案撰寫的內容篇幅有限，每位教職工僅書寫一份工作總結，就是年度考核表，所填寫的文字部分僅占據A4紙張面積的2/3大小，無法詳細反映每位教職工在全年中的工作業績，且受限于檔案的保密要求，當事人無法通過查閱自身檔案，檢查檔案內容是否齊全，更不能做到隨時補充和完善。

3.2 資金分配不合理

由于當前中職學校生源量逐年減少，各學校之間的競爭日益激烈。因此，中職學校管理層主要思考的問題在于，如何在這種情況下謀求更高層次的發展，只能選擇將更多的經費投放在人才培養以及科研等領域。此外，中職學校管理層不重視人事檔案管理工作的信息化建設，不能投入足夠的經費，使有的中職學校缺乏基本的檔案保管硬件設施，有的中職學校只配備了電腦與掃描儀，個別中職學校雖然采用了較為先進的人事檔案信息管理系統，擁有了專屬的服務器，但是其卻并未與互聯網和其他系統相連接，無法自動收集大數據信息，更無從談起使用云計算等技術。

3.3 不能充分利用人事檔案

目前，各中職學校中的人事檔案信息主要用于學校日常管理中的信息統計，偶爾可以滿足外界的信息查詢需求。人事檔案管理系統中的主要信息是將原有的紙質檔案進行電子化，所含的信息內容量較小，只能反映當前人力資源現狀，無法借用大數據進行人力資源管理過程中的細節量化，更不能預估中職學校人力資源的未來發展趨勢。

3.4 缺乏相應的中職學校人事檔案管理人員

近年來，隨著我國經濟市場的不斷繁榮，許多人已經拋棄了原有的“鐵飯碗”，轉向商海，且隨著經濟的持續發達而不斷加劇。各中職學校的教育越來越受到社會各界的關注，師資隊伍人員逐年增多，需要進行管理的檔案數量呈直線上升趨勢，中職學校內的人事檔案管理工作內容日益增加?，F階段，許多中職學校內部缺乏相應的檔案管理人員，即便設置了專人進行管理，但這些人員往往缺乏專業的檔案管理知識，甚至有的中職學校聘用兼職人員進行檔案管理，這些人員礙于本職工作，沒有足夠的精力完成檔案管理工作。

3.5 人事檔案管理工作的信息化程度較低

近幾年，雖然已經有一些中職學校在推進人事檔案管理工作的信息化進程，但是仍然存在中職學校內信息化水平較低的現象，例如有的中職學校僅將信息化水平停留在打印檔案目錄的階段。如此一來，不僅無法對人事檔案信息進行分類與匯總，而且也無法檢索所需的檔案信息，甚至有的中職學校使用紙質檔案來完成人事檔案管理工作。此外，由于部分中職院校的信息化水平低，很多人事管理工作仍需通過手工完成，浪費人力。

3.6 缺乏健全的人事檔案管理數據平臺

目前，在我國各中職學校內，尚不具備健全的人事檔案管理數據平臺，各中職學校管理層也無法直觀對所需信息進行對比，不能直接了解到不同機構之間教職工的學歷組成比。這就造成教師隊伍中可能出現高學歷人才缺失的情況，也無法將各行業中的數據與人事檔案信息相結合，不能充分利用人事檔案信息。

3.7 人事檔案內容缺乏全面性與真實性

多年以來，中職學校人事檔案所收集的內容大多側重反映教職工的社會經歷或政治面貌等，對于其過往的經歷所占篇幅較多，描述教職工近年來的工作情況和社會活動內容較少。此外，教職工在個人業務能力考核等方面的內容評價大多一致。有的教職工人員在填寫檔案時還會出現漏填信息的現象，或者某些信息在多份檔案記載中出現不一致的情況，甚至某些教職工為了一己私利，例如謀求崗位晉升或提高工資水平，在所填寫的各項信息中存在造假的情況。

3.8 人事檔案管理資金的投入較少

部分中職學校管理層將資金投放于科研或教職工隊伍培訓中，只能劃撥出少量的經費用于人事檔案管理工作。有些中職學校甚至缺少必要的硬件設施，多數中職學校用于人事檔案保管工作的庫房或辦公人員使用的辦公室均沒有達到應具備的建設標準。

4 改善中職學校人事檔案信息化建設工作的對策

4.1 加強中職學校教職工的人事檔案管理意識

人事檔案資料對中職學校的發展十分重要，因此，中職學校應從管理層做起，加強對人事檔案管理的重視程度。在日常工作中，學校應通過有效的宣傳和教育手段，向教職工普及人事檔案管理的相關知識，使其認識到人事檔案管理的重要性。在這種氛圍下，從事人事檔案管理工作的人員才能從內心深處對這份工作產生熱愛之情，才能將這份工作做到盡善盡美。

4.2 增強中職學校人事檔案管理的信息化程度

近年來，隨著中職學校對人事檔案管理工作的改革，檔案管理逐漸走向信息化?，F階段，所強調的檔案管理信息化，是指用電子化載體代替傳統的紙質檔案，用動態管理模式代替靜態展示模式。在信息化建設過程中，要注意聽取檔案管理人員所提出的種種意見，選取適用本校管理模式的管理軟件，逐步提高信息化建設水平，完成信息化建設工作。

4.3 健全人事檔案管理數據平臺

若想合理運用大數據進行管理，要做到數據標準與數據開放。針對中職學校人事管理而言，如果想將全校教職工的檔案信息同時存放于一個平臺中，就需要建設一個大數據管理平臺。此外，在此平臺上，運用大數據技術，可以對相關數據進行深入對比，例如可以分析出教職工隊伍中博士、碩士、本科、?？茖W歷比例，高、中、初級專業技術職稱比例，還可以直接與其他中職學校進行對比，以便直面本校在該專業的優劣勢，從而為本校的人力資源管理工作提供有益幫助。

4.4 保證中職學校人事檔案內容的全面性與真實性

人事檔案內容應該具備全面性，詳細記錄一個人的成長歷史和思想發展過程，詳細展現個人的生活情況以及自身所參與的實踐活動、所獲得的榮譽等。檔案內容要盡量做到全面齊備，向用人單位展現過往的經歷與信息?，F如今，檔案信息也時常面臨造假的情況。從事人事檔案管理工作的人員要本著負責的態度，時常補充收集所需材料，并時刻注意甄別這些資料的真偽，確保檔案信息的真實可靠。

4.5 加大人事檔案管理資金投入

必要的檔案管理設施與場所是完成人事檔案管理工作的基礎條件，因此，中職學校要提高其在人事檔案管理方面的資金投入。配備齊全應有的檔案管理場所與基礎設備，如服務器、計算機、掃描儀、復印機等。在編制年度預算時，有關部門必須將用于人事檔案管理的資金單列為可支出項，確保必要的經費開銷。

5 結 語

以大數據為背景下的中職學校人事檔案管理信息化建設是一個漫長的歷程。在該過程中，中職院校要意識其重要性與必要性，使人事檔案管理信息化建設為其人力資源工作提供強有力的支撐?，F階段，全國范圍內的機關及事業單位的人事檔案數字化工作正處在建設與驗收階段，相信在不久的將來，數字化、大數據化的人事檔案必將全面建成。

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