企事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

鄭太敏

摘 要：由于我國的經(jīng)濟和科學技術(shù)迅猛發(fā)展，所以也開始將現(xiàn)代化的高科技運用到我國事業(yè)單位的檔案管理中，當前的現(xiàn)代化方式讓我國的事業(yè)單位中的檔案管理工作可以更加簡便快捷，具體地說，就是現(xiàn)代化的檔案管理方法可以把我國事業(yè)單位中的檔案快速地進行歸類整理，這種方式不僅可以提高我國事業(yè)單位工作人員的工作效率，減輕他們的工作負擔，而且還可以確保事業(yè)單位中各種檔案的詳細歸類，防止錯誤歸類發(fā)生。此外，這種檔案的現(xiàn)代化管理方法還降低了我國事業(yè)單位的用工成本，提高了整個單位的經(jīng)濟和工作效益。本文就是針對事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化方法做出詳細的研究和分析，推動該方法的未來發(fā)展。

關鍵詞：企事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化方式;應用

目前我國處于現(xiàn)代化的信息社會，我國的事業(yè)單位為了不落后發(fā)展，自然需要將大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡技術(shù)引進檔案管理中，努力把事業(yè)單位中，檔案管理傳遞信息緩慢，問題描述不夠詳細確切的情況，將工作效率和工作質(zhì)量提高和保障起來。當前的社會發(fā)展中，信息化已經(jīng)和我們的生活不可分割，所以事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員和管理部門想要將檔案管理的質(zhì)量和效率保障起來，就必然要運用到現(xiàn)代化的技術(shù)。

一、現(xiàn)代技術(shù)在公共機構(gòu)的檔案管理中應用

（一）現(xiàn)代技術(shù)在檔案檢索和目錄中的應用

在當前信息化的現(xiàn)代社會中，許多從事檔案管理工作的人員在處理檔案和文件的方法已經(jīng)有了相當大的改變，從傳統(tǒng)的手寫方式轉(zhuǎn)變成通過計算機將信息輸入和打印成冊。這說明我國對于事業(yè)單位檔案管理的操作模式和方法一直都在不斷探索，同時，許多專業(yè)的軟件開發(fā)人員也開始重視到這個方面，目前已經(jīng)有許多關于檔案管理的相關軟件在市場上慢慢被普及和推廣了，這類軟件主要是通過檔案的目錄和檔案類別做出系統(tǒng)地科學的分類，通過這種方法，可以讓我們只輸入關鍵詞就能檢索到需要的檔案內(nèi)容，這樣也能大大提高檔案管理的規(guī)范性。

（二）將現(xiàn)代技術(shù)輔助應用于檔案管理

當前我國事業(yè)單位的檔案都具有基數(shù)較大，分類復雜的特點，所以實現(xiàn)規(guī)范的檔案管理變得相當困難。工作人員在檔案管理要進行文件歸類和整理的時候，必須要有輔助工作的參與。在處理某些公共機構(gòu)的檔案時，需要將龐大的數(shù)據(jù)庫和資料信息進一步處理，包括將檔案資料再次篩選，方便后續(xù)的工作處理。整個檔案管理的工作中，如果采用了現(xiàn)代化的技術(shù)處理數(shù)量龐大的檔案，那么這些數(shù)據(jù)和資料信息通過科學系統(tǒng)的整理之后，就能提高工作人員輔助業(yè)務的工作效率，減輕工作人員的工作負擔，而且對于一些檔案資料的借用和查閱需要有細致和確切的管理統(tǒng)計，這些都能對公共機構(gòu)的檔案管理工作帶來非常多的便利條件。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的實際應用

當代的科學技術(shù)發(fā)展迅猛，經(jīng)濟發(fā)展日益增進，所以，在工作人員進行事業(yè)單位檔案庫房管理時，可以通過計算機信息技術(shù)的運用，將該單位的實際情況結(jié)合公共機構(gòu)的檔案管理，把管理過程中必須用到的設備和計算機信息技術(shù)發(fā)揮最高效用，最終將檔案管理的安全性進一步提高。

二、存在的問題

當前的技術(shù)雖然得到迅速發(fā)展，但是現(xiàn)代化方式的信息檔案管理在實際運用中還存在不少問題。首先，在檔案管理工作中，我國事業(yè)單位并沒有出具相關的制度規(guī)范，我國有各種事業(yè)單位，處理的數(shù)據(jù)量也十分龐大，在這個時代背景下。不同的事業(yè)單位對檔案管理都提出了不同的要求，從具體操作的分類標準、檔案分類所用的格式、存放年限的存儲等都有不同。這樣導致我國事業(yè)單位的檔案管理不能通過某一種制度規(guī)范進行操作。其次，處理檔案管理的工作人員專業(yè)性不強。在很多事業(yè)單位中，負責檔案管理的工作人員對于以往的歸類和管理方式都已經(jīng)固化了，短時間內(nèi)也不能擁有相應的技術(shù)處理水平，這些對于開展事業(yè)單位現(xiàn)代化方式管理都造成了阻礙。最后，在開展現(xiàn)代化技術(shù)檔案管理時，事業(yè)單位沒有投入相應的資金。許多事業(yè)單位為了能節(jié)約檔案管理的成本，所以不會配備太多管理檔案管理當中需要的設備，而中國的技術(shù)發(fā)展又不斷提高了事業(yè)單位對于檔案管理的效率，兩者之間的矛盾導致了現(xiàn)代化管理的發(fā)展受到限制。

三、合理應用事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式

要將事業(yè)單位的檔案管理水平有效提高，必須要將監(jiān)督管控措施實現(xiàn)科學系統(tǒng)化，將事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式落到實處，以達到信息化發(fā)展的建設目標。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。

在當前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化方式中，還普遍存在著對于網(wǎng)絡化技術(shù)管理體系不夠重視的情況，這種現(xiàn)象需要有關部門采取更加有效的措施和機制去加速有關人員的思想轉(zhuǎn)變。在改變管理理念的時候，還要保障現(xiàn)代化的檔案管理方式在實際運用中能夠落實，特別是在事業(yè)單位檔案管理當中，將這種現(xiàn)代化的管理理念和當今時代的發(fā)展結(jié)合起來，完善和增添新的管理模式和標準，把事業(yè)單位的檔案管理及分析問題做到標準化管理，保障現(xiàn)代化檔案管理能實行自動化操作，全面提高事業(yè)單位檔案管理的效率。

（二）檔案管理統(tǒng)一化。

將事業(yè)單位的檔案管理借助現(xiàn)代化的模式構(gòu)建出一套可實行的規(guī)范化標準，還有需要將整個檔案管理流程通過現(xiàn)代化的方式做出技術(shù)方面的管理和分析，從而確定一套完備可規(guī)范操作的統(tǒng)一事業(yè)單位檔案管理標準流程，讓檔案管理的工作能得到相關約束，保證檔案信息的安全。進行現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的過程中，對于發(fā)生的問題和異常情況需要做出記錄和分析，并進行集中處理，要規(guī)避在檔案管理的過程中發(fā)生泄漏信息或者檔案管理事故?，F(xiàn)代化的檔案管理工作中，必須要維護好相關的管理流程和標準，也要注重在檔案管理中實際的運用成效，從實質(zhì)上將現(xiàn)代化的發(fā)展水平提高。

結(jié)語

事業(yè)單位在不停發(fā)展的過程中，將檔案管理機構(gòu)發(fā)展得更加完善和高效是必然的。在社會經(jīng)濟和科技水平日新月異的情況下，事業(yè)單位檔案管理工作也必須共同發(fā)展，為了能夠跟上時代的步伐，就一定要將在事業(yè)單位的檔案管理工作中運用這些現(xiàn)代化的技術(shù)，提高事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展水平，推動我國未來的現(xiàn)代化建設。

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