“互聯網+”下檔案管理工作現存問題及優化途徑

盛梅 曹昊洋

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，越來越多的管理人員意識到運用互聯網技術的必要性，互聯網的應用無疑加快了檔案管理模式的改革進程，同時也為檔案管理工作提供了方向上的指引。“互聯網+”不斷推行的時代背景下，檔案管理工作的開展過程中仍舊存在著各類的問題。文章對檔案管理工作中的問題進行總結，而后提出針對性的解決措施，從而提高檔案管理水平，以期為相關檔案管理工作人員帶來借鑒及參考。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；現存問題；優化路徑

“互聯網+”是互聯網與其他行業的有效結合，可使社會資源得到優化，并實現集成利用，是極具創造價值的新型管理模式。現階段，傳統的檔案管理模式已經無法滿足社會的發展需求。因此，本文主要從“互聯網+”的層面探討了檔案管理模式的創新策略，指出了現階段應用信息技術實施檔案管理的常見問題，并提出了相應的優化思路。

1 “互聯網+”時代背景下檔案管理中的問題

1.1 管理上存在不足

1.1.1 未能重視檔案管理工作的重要性

很多單位未能重視檔案管理工作的重要性，甚至直接忽略了它的實際價值，更多的主張運用傳統的紙質檔案管理模式，這樣的工作習慣將會致使部分檔案管理人員存在認識上的誤區，檔案管理水平也難以得到提高。更有部分領導人員認為檔案管理工作不能為其帶來切實的經濟效益，因此不可作為發展中的重點，也未能擺正檔案管理工作的地位[1]。特別是在“互聯網+”不斷推行的大環境下，部分領導因缺少創新意識，未能引進先進的管理技術，導致檔案管理工作缺乏動力，與此同時，也使得部分檔案管理工作人員態度消極，不愿意主動實施管理，或提出針對性的管理建議，無法保證檔案資料的完整性，使檔案管理不能緊跟時代的發展步伐，適應能力較差。

1.1.2 管理人員的綜合素質不足

一般情況下檔案管理部門的領導人員都會身兼多個職位，他們很難將自己的大部分精力放在檔案管理工作中，更多的選擇安排檔案管理部門的普通職工進行管理，但是大多數檔案管理人員缺少統籌能力，同時，他們的管理能力相對欠缺，面對海量的檔案信息，僅能將大部分信息存檔，并實現數字化輸入，部分單位所應用的檔案管理系統缺乏檢索功能以及分類功能，這就會為日后的調閱、調檔等工作的開展帶來極大難度，無法體現檔案信息的應用價值[2]。

1.1.3 檔案管理人員流動性較大

受傳統發展理念的影響，大部分檔案管理人員認為檔案管理工作缺乏技術含量，不愿意主動承擔相關的工作任務，如若有崗位調離的機會，他們都會緊抓機遇、不會選擇在檔案管理崗位上滯留。此外，在崗位交接的過程中容易出現交接不力的情況，致使部分檔案資料缺損，從而導致機密信息被泄露[3]。除此之外，部分企事業單位不具備完善的管理體系，但管理人員在傳遞檔案信息的過程中僅通過郵件的形式進行傳送，尤其是缺少檔案經驗的人員，甚至會選擇將檔案信息內容直接復制，在未保證網絡環境安全的前提下，實施數據傳遞，導致數據信息被篡改，為不法分子所利用，最終將帶來不可挽回的損失。

1.1.4 未能對結構性數據給予重視

通常情況下，結構性信息都會隨著時間的推移而沉寂在數據庫中，難以發揮其應用價值，除此之外，大多數企事業單位在檔案管理的過程中均缺乏管理經驗，導致管理水平極低，管理人員無法從海量的檔案數據中提取有價值的數據，難以體現非結構性數據的作用[3]。

1.2 技術上存在缺陷

1.2.1 電子檔案的應用環節存在問題

步入信息時代以后，檔案管理工作的落實越發注重信息技術的應用，但隨著企事業單位的發展，使得檔案資料的數量及種類越來越多，同時內容也越來越繁雜，這樣的發展形勢無疑提高了檔案管理工作的要求，也為檔案資料的整理及搜集帶來了諸多的難度。特別是最近幾年來人們的版權意識逐步提升，也增加了對于知識產權法律維護的要求，所以，檔案管理人員在搜集并利用檔案資料時，也普遍存在侵權的行為。在“互聯網+”不斷推行的社會背景下，檔案管理工作的開展過程中，必須首先建立完善的電子檔案體系，并積極引用先進的信息技術手段，結合檔案管理需求，對技術進行創新，逐漸轉變傳統的紙質檔案管理模式，選擇應用新型媒介，提高檔案管理效率，比如，光盤以及磁盤等，借助網絡傳遞檔案資料，確保檔案管理的安全性及完整性[4]。除此之外，當然內容也從以往的辦公文件拓展為當下所流行的流轉文件等。在新媒介不斷推行的發展形勢下，如若仍舊運用傳統的檔案管理方式，將難以滿足檔案管理需求。需要注意的是，在利用信息技術管理檔案的過程中，伴隨著各類的版權問題，還涉及檔案隱私，這就對電子檔案管理提出了新要求，上述問題也是現階段電子檔案管理過程中技術上的缺陷，更是亟待解決的問題之一。所以，必須重視電子檔案管理中的版權問題及隱私問題，保證相關人員的個人權益，從而合法利用檔案中的信息及數據[5]。

1.2.2 信息安全問題

“互聯網+”的大環境下，在電子檔案信息管理的過程中，安全性難以得到保證。電子檔案管理模式無疑是對傳統紙質檔案管理模式的創新及改革，數字化的檔案管理方式提高了管理效率，也使檔案查詢及更改更加便捷。但是，電子檔案管理增加了對于軟件及計算機設備的依賴，同時，也易受信息安全問題的制約，容易被篡改、被刪除，無疑體現了電子檔案存儲的脆弱性。除此之外，數字檔案管理的過程中，也可借助計算機設備，對海量的檔案信息批量處理，很難保證檔案信息的原始性，易出現檔案信息丟失的情況。

1.2.3 網絡安全問題

在電子檔案信息管理過程中，網絡安全問題是亟待解決的問題，如若未能將此問題妥善解決，必將會制約電子檔案信息管理的發展。“互聯網+”理念的滲透，使得行業之間的關聯性更強，同時也普遍體現了資料內容開放、信息互聯的特點，在此行業競爭如此激烈的時代背景下，電子檔案管理過程中極易受黑客的攻擊，也容易受病毒的侵入，直接威脅著信息檔案的安全性及可靠性，也埋下了諸多的安全隱患[6]。

2 “互聯網+”下檔案管理的方案

2.1 優化管理模式

2.1.1 應當保證電子檔文件的完整性

在收集電子文件的過程中，需要核對檔案內容的真實性及完善性，還要明確檔案的基本信息，并做好標注，比如，檔案的檢索條目、建檔背景以及關聯信息等。以此為基礎，方可使電子檔案符合檢索及應用要求。為了進一步保證檔案搜集的完整性，還要設立專門的檔案生成部門，及時上報檔案，對檔案進行存儲、歸類。

2.1.2 積極引入先進的技術手段，提高文化管理水準

必須嚴謹參照檔案管理的規章機制，加大執行力度，為檔案管理工作的開展提供制度保障，營造安全的網絡環境，提高檔案管理的網絡化水平。要求檔案管理人員在檔案數據庫接口位置設置防火墻，還應當設置獨立的權限，確保檔案信息存儲過程的安全性及可靠性。在保證信息完整及真實的前提下實施全面共享，發揮檔案信息的應用價值，以供相關人員應用。在此過程中，要求檔案管理人員積極引進先進的技術手段，并將檔案資料設置為只讀模式，避免不法分子利用計算機批量處理功能，對檔案信息私自篡改或刪減，最大限度地確保檔案信息的完整性與真實性。

2.1.3 提高對于非結構性數據的重視

企事業單位的領導必須加強對檔案管理工作的重視，這將直接影響企業的發展，因此，必須首先重視檔案管理工作的地位，而后再提高對于非結構性數據的關注，非結構性數據對于企業經營及管理均具有重要的作用。尤其是在“互聯網+”理念不斷推行的社會背景下，領導人員必須重視非結構數據的應用價值，從而為企事業單位的發展注入源源不斷的動力。

2.2 更新技術

在“互聯網+”的大環境下，有必要利用云計算，發掘檔案信息中極具價值的信息，并完善信息資源服務，提高服務質量。每個單位的數據庫都可作為獨立的存儲單元，而后再結合數據檔案的應用需求，實施集成化管理。云計算技術的應用只要借助各類的軟件，連接數據庫接口，再設置相應的檢索功能，并在云端建立信息處理平臺，將數據庫與云端有效連接，成為統一入口。另外，還要對檢索功能實施一站式處理，將傳統的檢索功能與咨詢功能全面轉移，使之在云端均勻分布，相應地提高檔案信息管理質量。在云計算的環境下，必然會降低本地信息的處理能力，用戶在應用檔案文件時只需利用移動終端或移動網絡即可完成全部操作，這就會一定程度地減少信息處理環節的資金投入。

3 結語

綜上所述，“互聯網+”時代下的檔案管理工作中仍舊存在著各類問題，經筆者分析，主要將其分為管理與技術上的問題，管理理念不科學、落后，技術手段不先進，都會制約檔案管理工作的落實，同時也無法提高管理水平。而后，筆者又提出了優化檔案管理工作的建議，仍舊從技術及管理上入手，應用云計算技術，拓展檔案管理體系的功能，使之更具現代化的特點，同時轉變管理理念，正視非結構性數據的應用、提高網絡化管理水平、確保電子文件的完整性以及真實性，提高檔案管理水平。

[參考文獻]

[1]何肖穎，李星月，王玥，等.“互聯網+”檔案管理方案在醫院檔案管理中的應用及其效果分析[J].中國衛生產業，2017（30）：40-41.

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[3]郭紅.“互聯網+”環境下房地產檔案管理若干思考[J].檔案管理，2016（3）：82-83.

[4]秦一力.互聯網聯合檔案管理方案在醫院檔案管理中的應用價值[J].中國衛生標準管理，2018（12）：1-2.

[5]米瑞利.“互聯網+”時代高校教學檔案管理面臨的問題和對策[J].才智，2017（22）：199-200.

[6]許志穎.基于“互聯網+”視域下醫院檔案管理的思考[J].通訊世界，2018（1）：260-261.