女秘書問題研究

付韋華

【摘 要】隨著時代的發展，性別平等越來越為人們所重視。秘書職業在我國興起發展至今，女性秘書工作者憑借其優秀的工作能力在行業中扮演著至關重要的作用，但其同時也受到了來自社會各方面的質疑，負面宣傳層出不窮。本文以女秘書為切入點，通過對不同方面的分析以及比較，探究其在中國的發展背景、現狀及趨勢，系統且科學地展現女秘書的工作狀態，對社會輿論給出自己的觀點，為女性工作者提出建議。

【關鍵詞】女秘書；職業背景；現狀分析；趨勢

一、女秘書職業背景

女秘書源自發達的歐美國家，出現于工商業。隨著時代的發展，管理體系的完善，對于高層次秘書人才的需求日益明顯，許多有實力的女性成為了秘書職業的不二人選。相較于男性，女性在從事秘書工作時有以下幾個優點：

1、女性的語言能力更強。根據英美國家學者的研究，女性在語言處理和感性理解方面更加具有優勢。女秘書更善于察言觀色捕捉信息，在適當的時間選擇合適的談話內容，以提高溝通效率，促進目標達成。

2、女性的機械記憶與形象記憶更優。由于秘書工作本身的特性，從業者需要有良好的日程及稿件記憶能力。女秘書更容易在腦中形成清晰的任務表或日程表，有條不紊的幫助上級推進各項事宜。

3、女性在耐力方面和細節把握更好。女秘書更擅長做具體、繁瑣、條理性強的工作且做事大多謹慎仔細，能細致周密地安排工作日程。

二、女秘書職業現狀

1.問題分析。目前對于女性秘書職業從事者存在著社會認知偏差、低素質工作者影響整體印象、工作壓力大、輿論影響強等問題。錯誤的社會認知會導致個體產生消極的自我認知，從而打擊女性從事秘書職業的積極性，阻礙女秘書隊伍的發展和壯大，危害秘書事業的發展。

2.職業要求分析。新時代對女秘書有新的要求，作為標準的職場女性，女秘書需要著裝干練，樹立專業、積極、正面的職業形象；有清晰的邏輯思維能力，有機合理地安排各項事宜；有基礎的相關領域知識，在起草文件或接洽人員時體現文化素養；保持沉著冷靜，對待大場面也能應對自如。

2.2.1核心能力

（1）與領導打交道。女秘書對待領導交辦的事情做到舉輕若重，所做的各項記錄以及整理的文件都應整齊完備，這樣一個好秘書會在無形中給領導的形象加分。同時在考慮事情方面要做到“1+1>2”，提前揣摩領導的需求并做好準備。在與領導交談時也要注意溝通的藝術。

（2）統籌策劃。做到細致周到，秘書平常主要是處理大大小小的繁雜事務，安排領導日程，為領導的每一個活動做準備等。要把這些瑣事安排得井井有條、主次分明，且無半點疏忽和遺漏，靠的是細心周到和耐心踏實。

（3）溝通協調。要做到和藹可親。來訪者大多比較拘謹，如果此時有一位笑臉相迎、舉止大方的女秘書引導接待，有利于消除他們的緊張情緒。當領導不能接見或不想接見時，女秘書的委婉說明，往往不會使他們產生被拒絕感以致過多負面情緒。

（4）表達。要做到不事張揚。秘書所處位置特殊：人們向領導匯報工作要經過秘書，向人們傳達領導的意見也要通過秘書。跟隨領導多年的秘書，得到了領導的信任，對人對事的看法會對領導有較大的影響。而女秘書憑其內斂、不事張揚的個性，則能比較好地把握自己的位置。

2.2.2基本素質

（1）政治素質。在立場上保持自黨性，認識與處理問題的立足點、思想上與黨中央保持高度一致。在紀律上保持高度的自律性，做好自己的本職工作——不求有功，但求無過。避免越位、錯位和失位情況的出現，不擅自做主或代表其他集團，不做其他種類秘書應做的工作。

（2）心理素質。女秘書在工作過程中可能產生一些心理障礙如：失落感、抑郁感和自卑心理等，這些不良情緒如果不及時疏導則會影響工作者的心理健康和工作效率。這時候就需要女秘書具有自我克服問題的素養，做到穩定個性意識傾向，優化個性品質，保持心理平衡。

（3）文化素質。中國有一句古話“腹有詩書氣自華”，對女秘書也同樣適用。一個有高文化素養的人舉止談吐都符合分寸，通曉說話的時機和內容。再加上女性對細節把握的優勢，便如虎添翼。根據職業環境的不同，對女秘書的文化要求也不同，例如在事業單位，則需要其熟悉時事政治與各項政策；在企業，則需要有商業知識基礎等。

3.工作建議

下面，基于以上對問題和能力的分析給出幾點對女秘書的建議。

（1）潔身自好，提高自身能力與素養。一方面要塑造和維護自身正面積極的形象，著裝、舉止、談吐掌握好分寸。有正確的三觀，面對流言蜚語保持鎮定，培養強大的內心。另一方面，學無止境。在工作中，學習領導和前輩做人處事的方法和拿捏輕重緩急的經驗。工作之外應關注國家政策和發展趨勢，每天瀏覽國內外新聞，兩耳盡聞天下事。提高閱讀量，積累相關領域知識。

（2）明確目標，找到前進方向。女秘書應該對自己的職業有明確的定位并且對自己的職業生涯有一個大致規劃。平日應當對自己的期望有所思考，設定一個希望升任的職位目標，并為此不斷學習努力，發展社交網絡。

（3）保持清醒，但求無過。孟子的“三省吾身”放在秘書領域也非常合適。除了日常的謹言慎行，在任務結束或者一天結束后，秘書也要反省當天工作或任務中的功過，這樣才會一天天地進步。職場如戰場，往往說者無心而聽者有心。秘書也應反省是否有失言的情況發生或者是否遺漏了領導的暗示性表情和話語。

（4）媒體積極引導。輿論方面，大眾媒體應該承擔起相應的社會責任，加大力度宣傳女秘書的能力和積極的形象，正確引導群眾對于女秘書的認知，營造良好的社會環境。

三、女秘書職業趨勢

總體而言，秘書對于女性來說是一個非常好的職業，在機關、團體或企事業單位，沒有什么是比做過幾年秘書工作更有利于個人進步的。在秘書崗位上所學到的東西，在任何一所學校都不能學到。大學秘書專業所傳授的是秘書工作的基本知識和基本技能，沒有幾年的實踐，這些知識和技能難以轉化成智慧和能力。秘書所處的特殊地位，使其能接觸到所在單位同級別的人接觸不到的人和事。例如思考舉辦會議時各項事宜的安排；學習領導處理復雜問題的方法以及倡導理念或推行觀點時的做法；見證重大決策的過程，體驗其各項環節和科學完善。真是留心處處皆學問。只要細心觀察，認真揣摩，都可從中悟出道理，得到鍛煉和提高，可為自己晉升高級主管乃至領導者奠定堅實的基礎。

隨著我國經濟的全面發展，秘書工作也會迎來新局面，尤其是工商企業對秘書的需求量更大。從國家機關中更多女性工作者的出現，我們也可以看出各職業對女性的接納程度日漸增高，故女秘書的職業前景發展良好。社會應正視女秘書這個職業群體，尊重其專業的職業素養以及優秀的職業能力對其做出客觀公正的評價。

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