淺談企業電子檔案數字信息化管理

許洋

【摘 要】 長期以來，企業干部人事檔案管理工作一直沿襲傳統的、簡單的手工操作、紙質存儲等方式方法，存在諸多不足，嚴重阻礙了企業干部人事檔案管理數字化進程，與信息化飛速發展的時代背景極不適應，加強企業干部人事檔案信息化建設迫在眉睫。實現企業檔案信息數字化管理，充分應用現代信息技術和智能化檢索手段，對干部人事檔案信息數據進行集中統一管理，方便、準確、快捷地提供檔案信息資料，既可以提高工作效率，又可以為領導決策提供有力的服務保障。

【關鍵詞】 電子檔案 數字信息化 管理

1企業電子檔案的形成與利用

1.1檔案信息數字化。檔案信息數字化，運用計算機、掃描儀等一系列現代辦公設施及輔助工具，對檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲載體。通過網絡等現代技術實現異地遠程利用，為用戶提供方便快捷的服務方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要最大限度的保護檔案。檔案信息數字化之后，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。

1.2人事檔案管理系統。人事檔案管理系統具有簡單、快捷和可以保持檔案原始面貌的特點。為檔案信息數字化提供了極大的便捷服務。人事檔案管理系統一般都采用樹形分類結構，使得它的權限控制靈活、簡單;人事檔案管理系統入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復雜的學習過程;最主要的是它具有查詢、瀏覽、統計功能，為干部人事檔案查借閱利用，實現檔案服務功能提供了有力支撐。

1.3實現檔案紙質化向電子化的轉變。在企業檔案管理過程中引進電子檔案管理系統以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網絡服務器中的圖像文件進行整理修正，并在網絡數據庫中建立相應的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務。按照相關流程，檔案數字化一般分為以下十個步驟：檔案出庫、整理編碼、目錄錄入、檔案掃描、原始圖像制作、數據初審、高清圖像制作、打印裝訂、數據復審、總審入庫等。

1.4電子檔案的存儲與利用。電子檔案通過計算機硬盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有光盤和固態硬盤等。對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

2電子檔案在企業檔案管理中存在的問題

2.1檔案隊伍的素質與企業的發展還存在差距。歷史原因，許多單位檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生。認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業發展的重要性。同時，管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。

2.2企業的檔案管理得不到高層領導應有的重視。很多企業的高層領導對檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和公司安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的。正是由于領導的不重視，檔案管理人員收集整理作責任心不強，導致原有檔案資料缺失，企業庫藏檔案資源不夠豐富，無法為企業提供高質量、高效能的服務。

2.3企業的檔案管理的信息化建設滯后。一是企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。二是企業檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。三是企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。四是企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。

3推進電子檔案在企業中加快發展的辦法[1]

3.1提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩定檔案管理隊伍的結構。人是管理檔案質量保證的關鍵。長期以來，人事檔案專業培訓的不足是制約科學管理人事檔案的重要因素之一。確保檔案管理人員的崗前培訓，加強檔案管理人員理論知識和業務技能的培訓，鼓勵加強相關系統間的業務交流，才能促使檔案管理人員不斷掌握新知識，科學管理提高檔案利用價值，才能促進檔案工作水平的提高。同時，檔案管理人員應注重培養具有檔案工作特色的核心價值觀。檔案工作枯燥無味，常需要與多個部門接觸收集各類材料，工作量大而繁瑣。這要求檔案管理人員應始終堅持愛崗敬業、嚴謹細致的工作作風，面對較難收集的材料，要主動出擊，盡可能使檔案材料完整。

3.2加快企業檔案信息化的建設，促進電子檔案的發展。干部人事檔案管理要緊緊圍繞干部人事制度改革需要，提升服務意識，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進干部人事檔案管理信息化進程。依托干部人事檔案信息平臺，對重要信息全面錄入，組織日常維護，提高檔案的管理與利用效率，實現檔案全面、動態化長效管理機制。

3.3提高企業對檔案工作的重視，優化檔案審核流程。干部人事檔案審核是順利進行檔案管理的基礎。要從源頭抓起，及時組織好檔案收集工作，加強與有關部門的聯系，疏通材料來源渠道，發揮檔案管理者的主觀能動性，以積極主動和高度負責的工作態度，形成檔案材料收集的長效管理。要嚴把入檔關，對入檔材料鑒別真偽、查漏補缺，強力保障干部人事檔案的真實性、權威性。干部人事檔案是經組織審查或認可的集中保存的“原始記錄”。對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不全的材料退回補充信息，虛假信息堅決禁止入檔，保障干部人事檔案內容的真實性。

3.4加大企業電子檔案優點的宣傳力度，普及電子檔案的知識。只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進電子檔案的發展。電子檔案的優點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大對其使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認識到電子檔案的優點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。

綜上所述，電子檔案在企業發展中將發揮出巨大的作用，只有不斷加強電子檔案信息數字化建設，提高電子檔案在企業中的應用和普及程度，才能促進電子檔案更好的為企業發展服務，從而促進社會經濟建設的不斷進步。

【參考文獻】

[1] 黃凱.事業單位人事檔案信息管理信息化建設存在的問題與解決方案[J].電子技術與軟件工程， 2018 （14） ：209.