淺析高職院校圖書檔案的一體化管理

王紅艷

摘 ? 要：新時代，不斷建設和完善的高職院校圖書館已經進入信息化發展階段，各項技術也更加先進，大大便利了傳統的高職圖書館管理工作。所以在管理方式上，高職院校可借助圖書、檔案的一體化管理方式對這部分資源進行管理，通過統一的管理方式促進管理效率的提升，讓高職學生能夠更快查詢信息，將高效率的服務提供給學生。

關鍵詞：高職院校 ? 圖書 ?檔案 ?一體化管理

中圖分類號：G250 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）02（a）-0204-02

現階段，科學技術和網絡信息技術的發展速度越來越快，促使了廣大師生對信息資源的內容和需求方式發生了變化，面對日益增長的信息需求，不僅需要多種多樣的個性信息服務，更需要從各個方面而來的多層次、多角度、全方位的信息內容。因此，為了使廣大教師和學生的需求得到滿足，必須要順利突破圖書和檔案部門互不干涉的現狀，對圖書、檔案進行有效整合，實施一體化管理，確保信息部門始終和高職院校教育改革保持同步。

1 ?高職院校圖書、檔案的一體化管理的優勢

1.1 為師生帶來更周全的信息服務

信息技術的運用為高職院校的圖書和檔案管理提供了方便。以往教師和學生如果要對檔案信息或圖書信息進行查詢，既要跑圖書館，又要去檔案館，且查詢時間較長，需在大量的圖書信息中將自己所需的內容找到，既耗時又費力，進而使得諸多學生望而卻步，不能滿足教師和學生快快捷獲得信息的需求。立足于整體性來說，院校教師與學生為圖書、檔案的主要信息服務對象，同時服務方式也存在一定的區別，是提供給高職院校師生信息資源的有效途徑，因此在管理方式方面，圖書和檔案的一體化管理方式可以使傳統管理方式中的諸多問題得到解決，不斷革新管理方式和信息查詢方式，進而把更便捷的服務提供給高職院校師生。

1.2 能進一步實現資源共享，有效節約成本

建立數據庫是一項長期、系統的工作，所需人力、物力、財力巨大，為將高校圖書、檔案的價值充分發揮出來，在高校的數據庫中納入圖書、檔案就是一項重要舉措[1]。第一，將兩者密切聯系在一起，將數據庫可共享信息資源和文獻資料構建起來，讓管理更加方便，為高校科研工作提供優質服務;第二，對網絡技術和信息資源展開整合，可以建立健全檢索體系和檢索平臺，電子化圖書信息和檔案信息，用戶無需再受限于時間和地點，網絡鏈接所需的信息資源隨時可用，除此之外，建立數據庫也能夠實時更新信息資源，助力圖書檔案一體化的盡早實現;第三，借助計算機網絡，運用數據庫技術、多媒體技術、網絡通訊技術、信息處理技術等各項技術，和圖書、檔案緊密結合，推動圖書信息和檔案信息專題化、電子化建設的良好開展，加強信息網絡服務，盡量讓學生、學校以及社會的發展和科研需要得到滿足。

1.3 能夠進一步加強校園文化建設

校園文化建設中，圖書與檔案均至關重要，都在其中發揮著重要作用。豐富的圖書館館藏能夠把一個良好的學術氛圍提供給廣大師生，結合檔案，通過科研等檔案資料開展各種科技知識講座，評選師生優秀論文等，讓廣大師生從被動接受知識的狀態向主動運用知識轉化，從圖書、檔案中將新知識、新思路找到，并創造新才能，汲取新知識，將師生創新熱情激發出來。而積累與傳播校園文化的重要途徑就是檔案的編研和圖書館建設的一體化，校史檔案的人文建設，可對學校的人文精華予以挖掘，使之文化特色增加，將圖書館和檔案館打造成為校園文化建設的基地，通過二者很好的保存和傳承高校校園文化，幫助高校從中對辦學規律、辦學經驗進行總結，推動校園文化建設。

2 ?推進高職院校檔案、圖書一體化管理的措施

2.1 提高對圖書、檔案一體化管理的重視程度

真正的高職院校圖書、檔案一體化管理并非知識單純的統一管理形式，而是對高職院校的信息資源、軟硬件基礎條件予以利用，再將一個具有組織、協調能力的機構建立起來，對高職院校圖書、檔案管理之間的聯系予以加強，同時對同一網絡環境下統一的檢索和查詢體系進行協調管理。因此，高職院校的領導應深刻認識到高職院校圖書、檔案一體化管理的重要作用，對圖書檔案管理一體化建設引起高度重視，進而促進高職院校圖書、檔案一體化管理體系的良好建設。

2.2 構建統一、規范化的管理制度

要想保證一體化管理順利實現，必須構建標準化管理體系，只要將兩個機構游街結合，加大合作力度，并構建統一的網絡就可以統一目標[2]。但規范、完善的管理并不是單純地結合兩者，而是以兩者為基礎構建全新的綜合管理方法。所以，應以相關法律法規為依據，立足于高校的實際情況，將綜合性強的行之有效的管理細則制定出來。同時，還需要立足于圖書、檔案的不同特點，將相應的管理方法制定出來，順利實現圖書、檔案管理的一體化。對兩者的宏觀管理進行統籌規劃，組織好部門與部門之間的手續傳遞和服務保障，促進圖書、檔案一體化管理的良好發展。在圍觀管理中，需要做好本部門的信息管理，對自身應承擔的責任予以明確，相互之間第一時間展開交流溝通，立足于自身的行為特點進行科學管理，充分發揮出其水災領域的效能。將系統的協調性順利實現，使管理技術的差異性有效降低，借助統一的管理體系有效解決系統協調帶來的信息交流問題，把兩者的特性找出來，構建廣泛適應的技術標準，確保兩個系統相互兼容，相互作用，將更加便捷的信息服務提供給師生。

2.3 構建現代化的計算機網絡信息系統

圖書、檔案系統十分繁雜，而一體化管理不是單純的整合，如果要實現管理的統一性和高效性，就必須要發揮出計算機的優勢，利用計算機網絡對圖書、檔案進行檢索和宏觀調配。因此，高職院校應著重把下述工作做好：第一，積極利用現代信息設備和技術，促進圖書、檔案部門信息處理能力、信息集散能力、快速反映能力的提高，使之服務效率與質量顯著提升;第二，立足于網絡，統一管理與建設圖書、檔案數據庫，保證信息數字化的順利實現;再次是通過網絡將不同地點的檔案信息資源和數字化圖書相互鏈接起來，第一時間公布利用，對資源進行共享;第三，進一步強化網絡信息建設，使網絡化服務順利實現，確保服務效率和服務質量的最佳化。

2.4 培養綜合型人才

實現圖書、檔案一體化管理的一項重要內容就是培養綜合型人才[3]。由于圖書、檔案一體化管理具有更強的專業性、實踐性和較大的技術難度，且涉及的知識領域較多，包括信息、技術、語言等，所以就需培養一批高素質人才，他們不僅十分熟悉圖書、檔案的業務工作，同時充分了解現代化管理和網絡信息技術。對此，需要高中院校對現有的圖書、檔案管理人員加大培訓力度，竭盡所能將其培養成現代化管理水平高、業務能力強的高素質人才。同時引入高層次的專業人才，逐漸將其數量增多，在高中院校的圖書、檔案一體化管理隊伍中注入源源不斷的活力，促進圖書、檔案一體化的良好發展。

3 ?結語

總而言之，在網絡信息技術的快速發展下，對高職院校的體術、檔案一體化管理提出了更高的要求，其在管理過程必須對所有資源進行整合，而隨著學生等用戶在高職院校信息資源獲取上的要求不斷增多，高職院校圖書、檔案一體化管理部門既要完善體系，還需同政府、社會、圖書館等建立密切合作關系，將信息資源的容量擴大。利用全新的理念解決高職院校一體化建設過程中存在的問題，提高圖書、檔案一體化管理工作的效率、質量。

參考文獻

[1] 李云霞.新時期護理高職院校圖書、情報、檔案一體化構建探析[J].西部素質教育，2015，1（10）：61.

[2] 周秀梅.高職院校圖書館員近五年發表核心論文的文獻計量分析[J].大學圖書情報學刊，2015，33（2）：100-105.