互聯網+職業技術學院人事檔案管理的改革

摘 要 在“互聯網+”的時代，檔案的管理方式也迎來了巨大變化，雖然各項技術極大地解放了人力，但也給管理上帶來了一些新問題，本文將以職業技術學院的人事檔案管理工作為主要研究對象，對這些管理上的問題進行分析，并提出相應的改革策略。

關鍵詞 互聯網+ 職業技術學院 人事檔案管理

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

經濟的迅速發展帶來了科技的進步，加速了社會信息化的進程。如今是一個信息爆炸的時代，對信息的利用和管理顯得尤為重要。許多職業技術學院的檔案管理也順應了信息化的時代潮流，采用了較為先進的技術手段，但這項工作是一項系統性工作，并且較為復雜，在實際管理中還存在著許多問題。只有針對存在的問題對癥下藥，找出解決對策，才能夠做好職業院校人事檔案管理的改革工作。

1職校人事檔案管理的數字化建設趨勢

隨著各類科學技術的發展，檔案管理也發生了翻天覆地的變化。電子化、信息化成了如今檔案管理最顯著的特征，管理理念也出現了更新。目前，各學校使用較為廣泛的信息化平臺有超星爾雅、智慧樹、百度云端等，還出現了許多大數據與云計算平臺。

通過有關數字化平臺的建設，可以有效地利用學校各類資源，對檔案工作進行一個及時的升級。例如，運用大數據網絡和云計算平臺，可以實現檔案信息的快速保存與修改，還能運用電子計算的方式來對檔案數據進行核對、整理，甚至可以對全校教職工的人事檔案情況進行一個全方位的統計并形成報告。此外，利用移動互聯網技術，還能夠讓全體教職工在智能手機等移動終端上隨時隨地查看自己的檔案信息以及薪資提升、人事調度等項目的進度，方便院校對教職員工的管理。

2“互聯網+”時代職業技術學院人事檔案管理改革的必要性

在傳統的檔案管理方法下，檔案主要以紙質形式保存，在查閱、保管時都有許多不便之處，為了保障檔案的整潔完好，人事檔案管理部門需要動用大量的人力物力資源進行看護，一旦遭遇突發事件，檔案被損毀，將對檔案所有者造成不可逆的損失。此外，傳統的檔案在翻閱查找時也需要耗費許多時間。但接入信息化手段后，檔案不僅有紙質版本，電腦上還存儲著許多備份，不易丟失、損壞，易于保存，在進行信息檢索時，效率大大提高了。這都是信息化手段帶給檔案管理工作的重大轉變。

3互聯網條件下職校進行人事檔案管理存在的問題

3.1管理軟件缺少通用性

檔案管理軟件的出現是信息化趨勢在檔案管理領域的一個具體體現，也給這一領域帶來了革命式的變化。有了各種管理軟件，檔案管理工作變得更加方便快捷，效率顯著提高，也節省了許多人力物力資源。但這些軟件還是存在一些問題，目前許多職校使用的檔案管理軟件都是由軟件管理公司自主設計的，在使用時很容易遇到不通用，不兼容的情況，這就給跨區域的檔案管理和檔案調動工作帶來了不小的麻煩。

3.2檔案管理信息化標準不夠規范

人事檔案的信息化管理本身就具有信息化屬性與實際效用，而只有確立了信息化的統一標準，檔案信息的真實性和安全性才能得到保障。但是，我國目前還未制定出詳細而規范的檔案管理信息化標準，導致各大職校在進行檔案管理時會遇到標準不一，難以取舍的現象，嚴重干擾了人事檔案管理工作的正常秩序。同時，信息化標準的不規范，還會讓檔案資料的安全性受到損害，真實性也受到質疑。

3.3檔案管理的保密性與安全性有待提升

雖然與紙質的保存方式相比，電子檔案具有輕便、易保存、不易損壞、節約空間等優點，但是與此相對應的，電子檔案的安全性和保密性也會經受更大的考驗。首先是網絡安全，電子檔案極易被人人為地篡改或是黑入學校系統竊取，密碼等信息的泄漏也會將檔案置于十分危險的境地。此外，電子檔案不像紙質檔案那樣具有實物性質，因此一旦意外刪除又沒有備份，那么造成的后果不堪設想。

3.4相關的法律法規還不夠完善

我國目前已經頒布了檔案管理的有關法律，來保障檔案的安全性不受侵害，但這些法律主要都是針對傳統的檔案管理方式來制定的，對于目前的電子檔案形式還缺乏相應的法律規定，因此在進行檔案管理工作時缺少合理并充分的法律依據。檔案法律的滯后，對于高校的檔案管理工作來說是一個比較突出的制約因素。

4互聯網時代職校人事檔案管理工作的改革路徑

4.1加強軟件的兼容性設計

在職校的人事檔案管理工作中，經常會遇到檔案的填寫、補充完善和調用事項，尤其是在進行人事調動時，檔案管理部門的工作量大大增加，檔案提供者也要面臨龐雜的瑣碎事務，以證明檔案的真實性和有效性。那么這個時候就要考慮到檔案管理軟件的兼容問題。學校需要聯系相應的軟件開發公司，在設計時盡量選擇能與所有系統適配的管理軟件，同時也要倡導軟件開發行業對檔案管理軟件兼容性和通用性的關注。此外，學校自身也應該加強信息化建設，對各項設備進行定期的維修，及時地更新學校檔案管理部門的各種設備設施，對管理人員進行信息化培訓，努力提升檔案管理的信息化程度和專業水平。

4.2統一信息化檔案管理標準，規范管理

首先，在標準的制定上，國家應該出臺有關細則，對信息化大背景下人事檔案管理標準進行一個詳細規定，同時，給予各職業技術院校一定的自主權。因為職業技術院校是培養專門人才的院校，因而在專業資質和技能證明方面可能需要經歷比普通院校更復雜的手續，因此，各職業院校應針對學校的自身特點以及師資隊伍的教學現狀來對本校的人事檔案管理工作進行細化的規定。各職業院校可以在國家有關標準未出臺前，根據各院校的實際情況來制定一個校內的檔案管理辦法，在全校的范圍內統一執行，等待國家標準出臺了，再執行國家標準。總而言之，就是要規范檔案的管理工作，令管理工作有一個統一的標準進行衡量，只有這樣，檔案管理才不失它的嚴謹性和嚴密性。此外，由于人事檔案管理人員需要經歷又傳統管理方式到信息化管理的方式，因此各職校要注重對人事檔案管理人員在專業素養方面的提升，以規范檔案管理。

4.3提高檔案管理的安全性與保密性

在高校中，檔案就是教職人員第二張身份證，甚至比身份證還要更加重要，因為身份證丟失可以補辦，但檔案的丟失卻會造成無法挽回的后果。因此，可以說，安全性和保密性就是檔案的生命。各職業院校在進行人事檔案管理時，需要對檔案的安全密鑰進行加固的防護，一旦有人侵入系統，立即啟動防火墻裝置，并采取應急預案;在需要調用檔案時，需要有兩人以上的負責人員進行簽字并蓋章;在編輯檔案信息時，信息應自動備份。這種種舉措都是在位檔案的安全保駕護航。其次，由于電子檔案保存于網絡，因此修改、偽造過程會變得更加隱蔽、不可察覺，需要引起特別的重視。檔案材料的真實性是進行檔案管理工作首要完成的目標，也是最重要的目標，真實性是檔案的靈魂。因此，在實際工作當中，就需要處處留意，謹防偽造、修改電子檔案信息的事件出現。在接收入職材料時，校方需要對擬聘人員出示的電子檔案資料進行仔細的核實。可以采取電話詢問和實地考察的方式來對檔案的真實性進行驗證。只有這樣，才能嚴守住檔案管理的底線。檔案管理人員也可以聯系有關銀行和街道居委會部門進行詳細了解。

除外部因素外，學校還需做好內部的檔案安全建設工作，具體來說就是對檔案的查閱進行嚴格規定，查閱檔案需要輔導員或學校有關領導的簽名，并且需要在其他管理人員在場的情況下進行查閱，沒有特殊情況是絕對不允許擅自更改的。只有在內外兩股合力的共同作用下，只有時刻繃緊檔案真實性這條弦，人事檔案管理工作才能真正得到質的提升。

4.4完善相關的法律法規

我國在檔案管理方面的法律法規還是比較滯后的，落后于時代。但是，我們應當看到，法律的發展應該與時俱進。檔案管理工作已經走向電子化、信息化，因此法律也應該根據社會現實作出調整，推出適用于電子化檔案管理的法律條文，只有這樣，才能夠使各大職業院校在進行檔案管理時有法可依，在檔案權益受到侵害時可以拿起法律武器，捍衛學校的權益，捍衛教職員工的權益。

5結語

在“互聯網+”的時代，許多職業技術院校在人事檔案管理方面還存在許多滯后于時代發展的地方，阻礙了其人才引進和日常管理工作的開展。為了尋求自身發展，提升人事檔案管理水平，各職校需要采取有關措施來一定的改革，尋求更廣闊的發展空間。

作者簡介：宋方圓（1990.10-），女，漢族，河南洛陽人，三門峽職業技術學院，本科，研究方向：人事檔案管理。

參考文獻

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