教務管理系統在高校的現狀分析研究

摘要：如今高等院校的教務管理軟件里面，正方教務系統性能較為優異，所占的比例比較大。多年來，通過各個高校的實際使用，該系統不斷改進，它的可靠性與易用性均變得更加優異，但是仍存在一些有待優化的地方。文章分析了正方教務系統的特點、運行中發生的常見問題，使用文獻分析法，以蘇州某高校為例，提出建議。

關鍵詞：教務管理;高校;分析研究

中圖分類號：G642? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）14-0125-02

如今，互聯網、5G、大數據、云平臺等信息技術手段不斷發展，不同公司的教務系統已經日趨完善和便利[1]。對系統的開發基于用戶的實際需求，最終目標是實現高效的管理。但是，因為各個學校的實際情況復雜，這些開發往往并不能完全跟上時代的節奏，不能同學校的需求完全匹配。

作為教務信息化的載體，教務系統開創了教學管理的新局面。但是，隨著教務系統的逐漸鋪開和IT行業的發展，教務系統的管理逐漸暴露出一些問題，表現出落后于教學的傾向。

高校體量不斷擴大以后，教學管理任務與日俱增。多校區、公民辦混合上課等問題出現后，教務系統需要承受更高的分布式網絡要求。受招生規模增加、學校合并等影響，在校學生數量急速增加，數據成倍增長，對系統和管理人員提出了新的挑戰。

正方教務系統是教務系統中較具代表性的，因為它擁有高校用戶比例非常大。本文以正方系統為例，結合蘇州某高校實際，討論了教務管理系統的特點，技術與管理方面的問題點，并提出一些改進建議。

1 正方教務系統特點

正方教務系統是面向學校所有部門的一種管理系統，其中包括很多種類的教務信息。具體的教務信息包含學生信息、課程安排、教室調配、調停課、考試組織排考、教師信息、教材需求、收費情況、實驗配置等相關內容。系統支持學籍注冊、學籍變更、第二學位申請、社會實踐報名、畢業論文申請;支持學生個人信息和培養方案修改;支持課程選擇、課程評價、學期課表查詢以及所有與學生成績、考試信息等學習情況相關的內容。教師可以在規定時間內解答學生的疑問，保證教學質量，并為接下來的教學計劃打好基礎。這個系統可以管理和總結所有的教務信息。系統按照角色主要分為三個部分：學生、教師和管理者[2]。正方系統登錄界面如圖1。

2蘇州某高校運用正方教務管理系統現狀分析

在十多年前開始使用此版本教務系統時，由于課程數和學生人數都有限，所以基本上可以滿足學校的實際需求。該校進入快速發展期后，無論是教職工水平還是教學設施等硬件均大大提升，學校領導對教務系統也給予了更多關注。近些年，該校提出以人為本的觀念，要求以學生為本，一切工作圍繞學生，對學生的教學規范標準化管理提出了更嚴格的要求。學校擴招，學生人數的激增導致了課程數量的增加。公共選修課的選課的過程是更復雜的，特別是多個教師需要在不同的時間和地點進行公共課教學，以及學生需要根據自己的學分情況選擇不同類型的通識教育選修課。通常遇到集中選課時間段，由于選課人數過多，服務器時常超負荷而出現崩潰。因為服務器承受了很多壓力，所以很多功能都被限制，不能正常運行。在這種情況下，系統的運行可靠性和功能完整性都不能得到保證。由于過去的十年正是互聯網技術飛速發展的十年，再加上學校的飛速發展，老版本的教務系統已經越來越無法適應新時代的需要。

3正方教務系統運行中的缺陷

3.1 專業培訓不足，工作人員計算機水平有限

由于時間成本等原因，軟件公司一般在簽署和高校的合同后會特別注重系統的驗收工作。待驗收后，軟件公司對于合同的履行不像以前那么嚴格，往往忽視了對系統管理員的業務培訓。教務管理人員想要熟悉他們日常業務中相關的操作方法，多數情況下是通過查看系統操作手冊，遇到實在無法解決的困難，需要求助系統公司管理員。因此，在使用正方教務系統的初期，教務管理人員對各模塊的相關操作不熟悉，難免存在操作失誤等問題，這大大影響了使用效率和用戶滿意度。正方教務管理系統有不少功能模塊，它們緊密聯系。如果初始數據不正確，或與系統所需數據字段不一致，則數據通常不能輸入到系統。另外，教務相關的工作煩瑣復雜，和學校其他工作相比，其工作人員經常有很大的變化，其中很多人因為計算機操作水平不足，不能很快上手工作[3]。

3.2 基礎數據準確度不高，系統匹配困難

由于各種因素影響，對市場和企業的人才需求的研究不夠充分。其結果是，人才培養計劃和模式與社會的人才需求有偏差，課程體系不成熟。與此同時，為了更好適應社會需要，在人才培養的實施過程中，課程名稱、類型、內容都有一定的調整。由于系統是綜合性、多層次功能模塊，各模塊相互關聯，基本數據的精度要求非常高。因此，管理者在獲取和導入初始數據時工作非常困難，很難通過系統進一步操作、處理和分析數據。

3.3 系統更新不及時，問題解決有所滯后

正方系統是一種具有成熟功能模塊的系統架構。但是，各個學校根據自己的學校實際需求，提出了具有自身特色的想法，這需要軟件開發企業積極合作。另外，在與企業的客戶服務人員取得聯系時，教務管理人員往往是通過公司提供的固定電話或電子郵件，面對突發狀況，沒有準確描述情況或者客戶服務人員不熟悉學校的定制功能，他們就需要反復溝通，浪費了很多寶貴的時間。問題不能在短時間內解決。同時，針對一些學校，系統公司僅安排了一位專門的軟件工程師。人手有限造成了不必要的問題，許多時候因為出差、開會等情況，教務系統出現的問題無法得到及時有效地解決。

3.4 標準化的系統有部分功能無法滿足學校實際需要

系統公司針對高校的整體情況，模塊化、標準化地開發了教務系統軟件。但因各個學校的管理模式、教學設施、人員組成等實際情況各不相同。系統有時無法有效地滿足學校的實際需要。實際操作工作中，如教室資源的調配功能，學校對于審核權限的設置要求，各不相同。由于教室資源緊張以及為了有效規范教室的合理使用，我校采取教室資源審批二級審核制度，即由教師提出申請后，學院先一級審核，后教務處二級審核。但由于系統功能受限，目前我校版本的教務系統還未能夠實現教室資源調配的二級審核。同樣的，在安排考試、自動智能排課、教材訂購統計等功能方面，系統內置的功能模塊，無法滿足學校的實際需要。在日常工作中，這些功能實際處于不用的狀態。

4正方高校教務管理系統改進的方法

4.1 加強調研工作，保證基礎數據準確

在一定程度上，準確的基礎數據對于正方教務系統的正常運行非常重要。制定人才培養計劃之前，高等院校需要經過有效的調查論證，并進行充分討論，提出科學的人才培養計劃，形成優良的教學體系，確保教學原始數據的可靠，以免在系統使用過程中出現導致數據整改這類反復多余的操作[4]。

4.2 加強與院校溝通，個性化定制解決實際問題

各個學校的實際情況均有所不同，系統公司應加強與客戶院校的溝通協調，針對各自的實際情況，適當調整系統的相關功能。在標準化系統軟件的基礎上，增加部分個性化定制內容。

4.3加強培訓與管理

教學是普通高等院校的核心工作，而教務管理又是一項內容復雜、工作量巨大的任務，這使院校在制定相關人員崗位條件時對學習工作歷程等方面提出了較高要求，并且在錄用之后還需要對教務管理人員進行系統的專業技能培訓，讓他們可以盡快熟悉教務系統的運行過程。因為教務管理工作的專業性很強，所以需要管理者有很強的責任感。在平時的工作中，教務管理人員和系統開發公司需要經常進行溝通和討論，共同面對發生的問題。此外，定期組織教務管理人員前往軟件開發公司進行實地參觀交流也是很好的方式。

4.4 加強教務管理投入，改善系統運行環境

正方教務系統，需要以穩定高速的網絡環境及良好的計算機硬件為基礎，才能正常運行。高等院校需要加大在教務管理方面的經濟支出，對維持系統正常運行的網絡和計算機硬件進行升級改造，確保系統運行的兼容性和高效性[5]。及時對教務管理系統進行升級，使得它能夠適應新的要求。此外，應引入專業能力強的網絡管理人員，為教務系統的正常運行提供全面技術保障。教務管理任務重，事務煩瑣，時常遇到無法解決的問題。系統管理員應及時溝通，協助學校教務管理人員解決問題。

5結語

總體來說，正方教務管理系統是一款綜合性能優異的軟件。對系統來說，由于高校的快速發展以及互聯網技術的快速升級更新，出現問題很正常，及時發現問題并解決，有利于系統更好地使用，也更有活力[6]。因此，從蘇州某高校正方教務系統應用中的問題來看，我們需要軟件開發方和學校之間進行緊密合作，多同基層教務員溝通，因地制宜，優化軟件的相關內容。同時需要根據學校的現實情況適當修改，這會使系統更加完善，減少教務管理人員的工作復雜性，讓他們能夠將足夠的精力投入到教務系統的運行與改進之中，以推進教務系統的網絡化、智能化、效率化，從而全面提高高等院校的教學管理能力，更好地適應新時代高校的飛速發展。

參考文獻：

[1] 沈本焱.教務管理系統在我校的現狀分析與研究[J].城市地理，2016（24）：214.

[2] 王智博.基于移動互聯網的教務平臺分析[D].大連：遼寧師范大學，2015.

[3] 顧鍵萍，王梅亮.學分制環境下正方教務管理系統優化與完善[J].電腦知識與技術，2015，11（26）：64-66.

[4] 馮傳蕾.正方教務管理系統應用問題及對策——以陜西鐵路工程職業技術學院為例[J].文化創新比較研究，2018，2（24）：118，120.

[5] 李青，張燕玲.正方教務管理系統應用中存在的問題及應對策略——以保山學院為例[J].保山學院學報，2014，33（2）：84-86.

[6]吳旭. 正方教務管理系統應用中存在的問題及應對策略——以四川航天職業技術學院為例[J]. 絲路視野，2017（3）：144.

收稿日期：2021-07-09

作者簡介：沈鐿武（1995—），男，江蘇蘇州人，碩士，蘇州科技大學教務處，研究實習員，研究方向為高等教育研究。