高校檔案管理現狀及對策探析

赤光春

【摘要】檔案管理工作是高校管理工作的重點之一，不僅是各項工作活動的歷史留底，也集中體現了整個高校管理工作情況，為日后的工作方向提供了資料支撐。現階段高校的檔案管理工作依舊存在不足，并沒有將檔案的全部作用發揮。因此，加強高校的檔案管理工作，對于高校的管理工作，具有長遠積極的意義。本文通過論述高校檔案管理的重要作用，分析了現階段存在的不足，并提出了相應的解決策略。

【關鍵詞】高校檔案 檔案管理 現狀 對策

隨著高等院校的不斷發展，學校的各項資料和檔案的數量和種類呈現井噴式發展，過去傳統的檔案管理理念和工作已經嚴重制約著檔案管理工作的發展，同時也制約著高校各項工作的進行。與時俱進的提高檔案管理的意識，改進工作方式，已經成為趨勢。

一、高校檔案管理的重要作用

（一）是高校管理工作的重要資料

檔案管理工作是各項工作完成后留下的原始憑證，是各種信息的匯集，資料來源真實可靠，從資料來源上劃分屬于一手資料。檔案管理工作能夠對高校既往各項工作做出詳實的記錄，不僅反映了高校的發展歷程，同時為日后的發展方向提高歷史資料。檔案管理工作的開展，為高校管理工作推進的過程中提供歷史經驗，避免在決策上犯相同的錯誤。

（二）為人文建設提供資料

現代化的高校管理應采用現代化的手段和理念，團結職工的凝聚力能夠有效的推動組織的良性發展和循環。而提高員工的凝聚力，最有效的手段則是加強組織的人文建設。高校的檔案管理工作，記錄著高校發展的歷程，更是一部創業史，是全體員工共同完成的，記錄著全體職工的辛勤工作，以及取得的輝煌成就。以歷史為鑒認可全體職工的付出和成就，從內部增長的推動力能夠強有力的推動職工的工作積極性，對于員工對于組織的認同感也能夠發揮巨大的推動力。

（三）推進高校的科學管理工作

隨著教育改革的不斷深入化，對于高校不僅要有高水平的教學工作，也要求整個高校組織能夠科學高校的運行。高校的管理工作科學化、個性化是時代發展的必然趨勢，但必須通過自身不斷的實踐，因此自身發展過程中留存的資料極為重要。大量的原始一手材料，通過科學的分析總結，能夠反映出管理工作推進過程中，取得的成果或是失敗的原因，具有規律可循，是管理工作推進到更高層次的原始累積。

二、高校檔案管理存在的不足

（一）檔案工作人員對于工作的重要性認識不足

由于歷史發展的原因，很多高校的檔案管理人員并不是專業出身，對于檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理只是紙質記錄、電子文檔等，對于工作疏懶倦怠，工作積極性不高，由此造成檔案管理工作成效不高，一些細微的資料容易缺失或是缺損，影響到整個檔案資料內容的真實度和完整度。

（二）高校管理者對于檔案管理工作的重要性認識不足

高校的管理層在很大程度上，對于檔案資料能夠發揮的作用認識不足，往往只注重科研和教學水平的建設，忽略了檔案資料能夠反映的歷史問題，對于科學管理的推進缺乏深入認識。

（三）檔案管理工作薄弱

檔案管理工作是對海量的資料內容進行歸檔整理，若想深入的進行內容提取，離不開現代信息化技術的支持。現階段，很多高校對于檔案管理工作認識不足，對于檔案資料的內容利用不足，只是停留在表面而已。深究其原因，很大一部分是因為檔案信息化的建設落后，軟件硬件投入不足，不足以支撐資料內容的深度提取利用。即便有較為先進的信息化軟硬件建設，也沒有相應的專業人員與之相配，造成各方面的人力和資源的浪費。

（四）檔案管理與相關科室對接不暢

多數高校建立了檔案管理工作，但工作內容只停滯在檔案資料的存儲上，相關業務科室需要查找資料的時候，不能夠及時提供有效的檔案信息，導致同業務科室的工作銜接不暢，大大降低了檔案的真正作用。

（五）高效檔案管理人才匱乏

我國高校對于高校檔案管理人員的重視程度不足，認識不到檔案管理專業人員的重要性，在崗位人員配備時，經常成為學校的“清閑崗位”、“養老崗位”，人為不過是將檔案整理保管、錄入電腦，導致這些管理人員不僅管理經驗和專業知識都相對不足，工作精力和工作熱情更無從談起，嚴重制約著高效檔案管理工作的發展。

三、加強高校檔案管理工作的策略

（一）建立科學的檔案管理理念

加強高校檔案管理的工作，首先要開拓眼界，接受科學的現代管理理念，緊跟時代發展的潮流。首先，充分認可檔案資料所具有的深刻價值，認識到檔案管理工作可以從不同的方面為學校財務、人事、教學、后勤管理等各項工作提供數據和文字資料的支持，為高校各項工作的決策提供幫助。其次，檔案管理應該與時俱進，高效檔案管理工作應該不斷吸取國內外先進的檔案管理經驗和方法，時刻與最先進的檔案管理工作接軌，在收集和正理檔案時，應該對收集時間和檔案時間明確，方便使用者利用。最后，檔案管理人員要樹立服務意識，改變以往的工作理念，將檔案管理作為產品呈現給使用者，只有這樣才能將檔案的用途充分釋放，而不再是庫中的紙張。

（二）加強資源的原始累積工作

由于檔案資料關系著高校各項工作的開展，檔案材料的收集就顯得尤為關鍵。首先，檔案資料收集和整理工作應該分開同步進行，日常的收集與階段性的總結整理可以實行并行管理，日常的檔案收集與初步整理工作在每天應該完結，另一部分檔案管理人員應當對一個階段的資料和檔案進行詳細的分類、歸檔，并在信息系統中進行相關報表工作，及時更新信息系統中的檔案內容。其次，檔案也分為重點檔案和普通檔案，兩類檔案的管理應該分開進行并同時開展，對于重點檔案，無論保存條件、閱覽權限、閱覽地點等都要有明確的規定，并嚴格執行;對于一般檔案，嚴格按照相關規定執行。在資料收集階段應該將重要資料與一般資料區分，保證重要資料的收集質量。最后，加強科室文書人員的檔案整理意識，通過對文書人員檔案管理知識的基礎培訓，可以在進入檔案室之前就形成預收集整理，大大減輕了檔案室工作人員的前期工作壓力，可以將更多的精力放在檔案的詳細分類整理和應用工作中，提高工作效率。

（三）加強檔案管理信息建設的投入

隨著社會信息化飛速發展，將信息化技術應用在檔案管理，已經成為了必然的趨勢，高效領導已經意識到信息化對于高校檔案管理的重要性，為高校的檔案室的信息化投入了大量的資金，購置了大量的電腦、打印機、掃描儀等硬件設施，還購買了相應的軟件管理系統，提高了檔案的管理和利用效率。但是值得關注的是，目前高校檔案管理的信息化進程仍停留在硬件投入階段，但是對于信息化檔案管理的人才投入不足，導致專業的信息化檔案管理人才嚴重不足，制約著高校檔案管理信息化的進程和發展。

（四）利用互聯網開展檔案的深度利用

近幾年互聯網技術飛速發展，可以通過互聯網技術，使得使用者擁有更佳的使用體驗，也能充分挖掘檔案資料的價值，為高校各項工作提供借鑒和支持。學校可以利用專門的檔案查詢網站或者與軟件信息公司合作，制作符合本校特點的互聯網閱讀與資料分析網站，不僅為使用者提供了專業化的數據分析和資料檢索工作，還能讓使用者隨時隨地的查閱資料，打破了時間和地點的制約，真正體現出檔案管理工作的服務意識。

（五）加強檔案管理人員的專業水平

高效的管理離不開人的參與，因此提高高校檔案管理人員的專業技術水平是必然之舉。首先，要求檔案管理人員極強理論知識的學習，只有有了理論的支持，才能夠將檔案的價值發揮處理，才能夠開拓檔案管理部門業務的深度和廣度。其次，應將強檔案管理人員的計算機水平學習，現代檔案管理離不開計算機信息技術的支持，最好能夠學習SQL語句，以便能夠應對日常的檢索使用。最后，檔案管理人員應牢固掌握與檔案管理相關的法律法規，在工作的過程中不違規，不泄密，保證檔案的使用和保管安全，設置不同級別的保密規定。

四、結束語

綜上所述，檔案管理工作在推進高校科學管理的過程中，能夠起到重大的作用，不僅能夠提高歷史資料的回歸，同時還蘊含了豐富的信息。因此，應充分重視檔案管理工作，做好原始資源的累積，做好檔案的分類存儲和管理。同時，還必須正視檔案管理工作存在的問題，緊跟時代發展的潮流，提高檔案管理工作人員的專業素養和計算機水平，以便能夠發揮檔案的真正作用，推進高校的管理工作跟進一步。