新時期科技檔案歸檔與開發利用

李靈芝

[摘 要] 科技檔案具有成套性、專業性、復用性和現實性等特點，在新時期充分做好科技檔案的歸檔與開發利用功能，對促進科技發展具有重要作用。而目前科技檔案在歸檔整理及開發利用工作中還存在一定的不足，難以充分保證科技檔案資源的完整性與安全性，也不能有效發揮其重要價值。基于此，文章細化探究科技檔案歸檔及開發利用的現狀，針對存在的問題提出相應的解決對策，為新時期加強科技檔案歸檔與開發利用水平奠定一定的基礎。

[關鍵詞] 新時期 科技檔案 歸檔 開發利用

中圖分類號：G275.3 文獻標志碼：A

科技檔案是在自然科學研究、生產技術研發及基本建設等環節中形成，并需要保存、歸檔與管理的計算材料、視頻材料、文字材料、照片、圖紙與音頻等科技材料資源。在新時期加強科技檔案的歸檔管理和開發利用，能夠為科技研發提供必要參考和依據，對促進社會與經濟發展具有重要作用。為了充分發揮科技檔案資源的重要價值，有必要對新時期科技檔案歸檔與開發利用工作進行深入分析。

一、科技檔案歸檔與開發利用現狀

（一）科技檔案收集歸檔缺乏及時性

對于科技檔案開展歸檔工作，機構需要安排具體人員負責對相應科技項目進行日常管理，并有效收集反映科技工作真實面貌的資料，有效鑒定資料的利用價值，再整理相關資料，實現及時有效的歸檔。然而，科技檔案在實現收集、整理期間，由于項目人員的歸檔意識不強，經常出現歸檔不及時的問題，一定程度上影響了科技檔案資源的開發利用和共享。

（二）科技檔案重保管而輕利用

科技檔案在收集、整理并歸檔之后，需要檔案管理部門通過合理方法和方式，為各項事業順利開展提供檔案資源參考與利用服務，促使各事業部門在充分利用科技檔案資源的基礎上，加快經濟建設與事業發展。但目前科技檔案管理部門在實際工作中，管理思想依舊比較傳統，仍然保持看門守攤的思想，缺乏主動提供資源利用服務的意識，并且在整個管理環節更加側重于檔案資源的保管，忽視了檔案資源的利用。由于檔案管理部門缺乏主動的利用服務，也沒有針對檔案利用效益制定相關反饋機制，導致目前科技檔案利用率相對低下，無法充分體現科技檔案資源的潛力和價值[1]。

（三）科技檔案管理方式比較滯后

目前，科技檔案管理工作在信息化建設方面還存在一定不足，智能化、信息化發展程度相對較低，數字處理技術、網絡技術、大數據技術及計算機技術等在檔案管理中依舊處于初級應用階段，難以充分利用現代化信息技術促進管理效率和質量的提升。并且在目前的科技檔案管理期間，對于計算機網絡技術的應用基本上只是進行一些輔助工作，尚未建立起系統化的信息管理體系，導致科技檔案管理方式相對滯后，智能化及數字化水平有待提高。

二、新時期科技檔案歸檔與開發利用對策

（一）健全地制定檔案管理制度

新時期要加強科技檔案的歸檔及開發利用工作，首先要健全地制定檔案管理制度，促使各項管理工作可以有度可循，并對實際管理工作加強約束和管理，提高項目人員的歸檔意識，促使檔案管理更加規范，并在此基礎上更加及時、有效地收集與整理科技檔案資料，保證歸檔及時性，促使后續檔案資源可以獲得充分利用。檔案管理部門在對科技檔案進行歸檔管理的時候，需要嚴格按照《科學技術檔案工作條例》及《檔案法》等相關法規條例，與科研管理性質相結合，制定一套符合部門管理特點與需求的科技檔案管理制度，并在制度中對編研、歸檔、查閱、保管等內容進行充分體現[2]。另外，科技檔案管理部門需要對此類工作未來發展動態實現及時掌握，通過主動出擊和超前控制，促使科技檔案資源能夠更深層次地挖掘與開發，并主動為相關資源的利用創造有利條件。

（二）做好科技檔案保密工作

在科技檔案歸檔與資源開發利用工作開展期間，需要嚴格保守國家機密，保證國家科技檔案機密信息的安全與完整。科技檔案歸檔及開發利用工作需要嚴格按照《專利法》《檔案法》《著作權法》及《科學技術保密條例》等法律法規開展，促使科技檔案相關資源與信息在合法環境下更加高效、順暢地轉化成現實生產力。在新時期環境下，需要在科技檔案開發及利用工作中，對保密和公開關系實現合理處理，通過有效的技術手段與管理措施，維護國家利益，確保科技檔案管理系統可以更加可靠、安全地運行，在充分保護科技檔案知識產權，做好科學技術保密工作的基礎上，對科技檔案相關信息與資源實現有效推廣和交流共享。

（三）系統構建科技檔案信息化管理體系

為了在新時期有效提升科技檔案管理成效，充分開發與利用科技檔案資源，需要科技檔案管理工作加快信息化建設，在科技檔案資源歸檔及開發利用工作中，合理利用網絡技術、通訊技術及現代計算機技術等，最大程度提升科技檔案資源社會價值與經濟價值。一方面，要系統化構建科技檔案網絡管理平臺，在自動化辦公基礎上，促進檔案信息管理、網絡信息服務及檔案宣傳利用之間的相互連通，并在相關技術優勢發揮下，促進科技檔案信息的網絡化傳遞與自動化管理。另一方面，要針對科技檔案資源建立多媒體數據庫和檔案數據庫，對照片、紙質、錄像及錄音等載體科技檔案加強數字化轉化工作，促使檔案資源可以更加高效地利用，提升科技檔案內容查詢、檢索功能的多樣性、快捷性與實用性。在檔案收集、管理與利用各環節滲透信息技術，促進整體科技檔案管理體系向信息化、自動化方向發展。

（四）對科技檔案信息加大開發力度

為了有效開發科技檔案信息，首先需要優化檔案館藏，結合傳統手工技術和現代管理技術，充分做好檔案的收集、整理及歸檔工作，通過多種形式與方法進行檔案資源的征集，多元化地收集各種類型與載體的檔案信息，促使科技檔案更加豐富與完整。其次，需要對現有科技檔案資源實現進一步開發，與資源相關科技人員加強合作與溝通，實時跟蹤課題研究進展，通過重點收集、集中收集等形式更加全面地收集科技檔案[3]。科技檔案管理者需要及時接收、歸檔并保存相關檔案資料，并充分掌握新時期的經濟市場需求，保證所收集檔案資源的及時性和先進性，并針對性地開發科技檔案信息，進一步挖掘科技資源潛力。最后，要對科技檔案資源多種開發策略實現靈活運用，基于檔案資源信息具體產權狀態及客體對象著作權，合理、有效地開發檔案信息。

（五）科學構建科技檔案利用體系

一方面，要通過信息化手段編研科技檔案，結合目前讀者及社會層面對科技檔案提出的利用需求，針對性地提煉、分析及整理檔案信息，對各種分散化原始信息進行集約化管理，科學匯集各項編研成果。同時，要充分發揮檔案信息網絡方面的優勢，通過網頁文件對科技檔案進行網絡化編研和編制。另一方面，要利用先進科學技術，簡化與優化科技檔案檢索與查詢功能，加快信息查詢和共享效率，促使科技檔案利用率逐步提升。科技檔案管理中，還要逐步拓寬信息化服務渠道，通過多種先進技術構建科技檔案資源服務中心，以更加及時有效地收集、歸檔與發布各方面科技信息，切實發揮科技檔案資源的利用價值[4]。

三、結語

在科學技術快速發展過程中，科技檔案資源種類和數量持續增加，對科技檔案歸檔與開發利用工作提出了更高要求。為了保證科技檔案資源的豐富、完整，充分發揮科技檔案信息的價值，需要科技檔案管理部門及相關管理人員正視檔案資源歸檔及開發利用中現存的問題，及時采取必要措施加以解決，完善地構建科技檔案管理制度，對檔案資源做好保密工作，加強檔案管理信息化建設，有機地提升科技檔案開發和利用程度，發揮科技檔案資源的社會價值和經濟價值。

參考文獻：

[1]黃羿宇.新形式下科技檔案資源信息開發與利用問題及解決策略[J].工程技術研究，2018（6）：258.

[2]楊旭，楊宇佳.淺談文書檔案與科技檔案歸檔整理的方法[J].黑龍江科學，2016（20）：53.

[3]段兆杰.新形勢下科技檔案資源管理的信息開發模式研究[J].卷宗，2016（6）：127.

[4]高元.知識經濟時代下科技檔案信息資源的開發利用[J].經營管理者，2017（9）：277.