檔案管理過程中的主要問題及對策措施

許馨芳

摘 要：在每個部門的發展過程中，往往會產生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會在使用過程中有序地歸置到檔案中，產生一定的記錄作用，對于部門的各種活動、重大事項、典型事跡等都進行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經濟水平方面，財務部門能夠提取檔案中歷年的經營情況，對各項數據作出對比，在之前舊模式的基礎上改善和創新，從而使部門得到長足發展。本文主要針對檔案管理過程中的主要問題及對策措施進行簡要分析。

關鍵詞：檔案管理；主要問題；對策措施

1 充分認識檔案管理工作的重要性

在目前，許多企業和單位，仍然不能充分認識到檔案管理工作的重要性。因此在檔案管理工作中的投入不足。然而在實際的工作工程中，許多問題都可以從以往的發展經驗中得到解決辦法，檔案資料的完備，為經驗的應用提供準確的支持。因此，管理者應該充分認識檔案管理工作的重要性，檔案管理人員也需要正視自己的工作意義。

2 檔案管理工作過程中出現的問題

2.1 部門普遍對檔案管理工作不重視，導致管理工作中頻出漏洞

雖然每個部門都會或多或少地開展檔案管理工作，但是各部門對檔案管理工作不同的關注度，導致管理工作層面出現參差不齊的管理質量。部分對管理工作忽視的部門也總是會在管理檔案過程中缺乏執行力度，而出現這一問題的主要原因是檔案管理工作具有一定的無趣性和繁雜性。工作人員往往會產生得不到重視，無法發揮自身實力的感受，從而懈怠檔案管理工作。從另一方面來說，部門高層也總是忽視檔案的作用，塵封檔案，給內部員工造成一種檔案無用的錯覺，無法發揮出員工們對檔案管理的積極性和能動性。

2.2 檔案管理內部與外部環境不達標，質量低下

得不到重視的檔案管理工作，只有素質低下的管理人員和簡陋的硬件設施。檔案管理工作其實是一項非常專業的資料管理工作，它需要專業人員進行有序的整理和把關，提高檔案的利用率。但是很多部門的檔案管理人員自身素質低下，對檔案管理的基礎流程不清不楚，也沒有具備完整的計算機操作技術，所以檔案管理工作總是會表現得更加繁雜和冗長，不利于檔案管理工作效率的提高。另外，很多部門為檔案建立的儲存室設施簡陋，辦公環境差，甚至沒有專門放置檔案的文件夾和書櫥，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提高。

3 檔案管理的一般工作流程和要點

在檔案管理中存在的問題都是在具體的工作中發現的，其具體的工作流程主要是檔案資料的收集、檔案信息的歸類、存入檔案庫、借用與回還、銷毀和清查維護等過程。

在檔案管理工作之中，有兩部分內容值得注意，其一，檔案的收集交接過程都是由工作人員來完成的，負責提交、申請使用的人員屬于非專業的檔案管理人員，負責收集、整理歸檔的人員屬于專業的檔案管理人員，因此其中需要做好共同協調，在專業人員的主導中進行工作。其二，由于檔案管理中所涉及的人員、資料范圍十分廣泛，因此規范化的流程、相應的技術對于保證檔案管理工作順利進行具有重要意義。多數問題，都囊括在以上兩部分內容中。

4 檔案管理工作中應對措施

4.1 人員因素產生的問題及應對措施

4.1.1 檔案管理人員的專業素質不足及應對措施

在檔案管理過程中，人員因素對工作產生著具體的影響，由于檔案管理員的專業素質不足，會使得檔案管理過程中問題的出現增多。在檔案的收集管理工作中，需要人員對于分類和規劃的清晰把握，隨著企業的不斷發展，檔案的分類細化過程需要跟隨實際的發展過程做出規劃性的調整。電子信息技術的應用已經十分普遍，在一些企業中，管理人員由于不能跟隨著行業的進步而對自我調整完善，對于電子技術掌握力度不足，以及電子檔案系統不能夠充分利用，甚至在使用過程中產生問題。專業的檔案管理人員應該隨社會進步的步伐，樹立終身學習的觀念，在工作中不斷地對自我的專業知識進行學習。企業和單位應該對人員進行定期的技術學習安排，并在其后進行考核。以確保人員的知識更新速度和發展需要相匹配，保證學習的質量，使培訓真正能對工作產生幫助。

4.1.2 檔案收集和借用工作中的人員因素問題及應對措施

由于整理工作需要對各部門的信息進行整理，又有各部門的使用借還，因此交接工作也是檔案管理的重要組成部分。在檔案的交接過程中，注意內容的正確性和完整性，在一些情況下，部門內部沒有專門的資料管理者，資料管理人員需要對部門內部的工作有充分了解，以便于資料的整理歸納。在資料借用過程中，流程的完整進行是對于檔案資料工作的有力保障，除此之外，檔案管理人員要對不按時歸還檔案的人員進行及時催還，保證檔案的安全和循環使用。并且對于檔案進行定期的整理和清查工作，在這個過程中，注意防止檔案出現脫漏的狀況。

4.2 流程和技術因素產生的問題以及應對措施

4.2.1 流程因素產生的問題以及應對措施

在現代的行政管理制度中，對于資料檔案管理的流程方案，已經達成了共識。這套流程適用于大多數企業和單位的檔案管理工作，但是在不同的情況下會有不同的問題產生。應該以企業以及單位的現實發展狀況作為流程制定的指導方向，在參考公共流程的同時，結合企業自身情況和各部門相互協調配合，制定出最實用的個性化檔案管理工作流程，為實際的管理提供便利。甚至可以采用簡化簡易的流程，提高檔案管理工作的工作效率。

4.2.2 技術因素產生的問題以及應對措施

電子信息管理系統的應用已經十分廣泛，甚至于手機辦公、移動辦公的應用都出現在當代人的日常生活中。在一些企業和單位，仍舊以傳統的實物資料信息檔案儲存為主。事實上，在現代化的檔案管理過程中，電子化的趨向已經十分明顯，甚至在我國最專業的古籍檔案整理領域中，電子資料的應用已經十分普遍。傳統的實物性檔案在現代的檔案管理手段中，重要程度已經在漸漸地下降。因此企業需要及時關注電子信息檔案管理系統的發展動態，及時引進先進的電子系統并對人員進行培訓。

電子檔案管理系統，為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統既可以自成系統，向企業提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。

5 結束語

綜上所述，為促進檔案管理科學化水平的提升，應該充分認識其重要作用，根據存在的不足，有針對性地采取措施進行完善。同時還要落實管理規章制度，明確管理人員職責，并提高管理人員的綜合素質。從而有效適應檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進檔案管理水平和檔案服務質量的提升。

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