淺談如何高效的開展衛生監督檔案管理工作

閆曉靜

摘 要：隨著經濟和社會的快速發展，隨著人民生活水平的日益提高，面對不斷深化改革的公共衛生管理制度，衛生監督所作為全縣公共衛生的監管部門，也作為全縣唯一一支衛生行政執法隊伍，涉及的領域包含了公共場所、生活飲用水、醫療市場和放射衛生等行業，與老百姓的健康安全密切相關。作為一名衛生監督檔案管理人員，如何更好的開展檔案管理工作，為執法人員的工作提供完整的資料，促進工作的順利進行，是檔案工作的重中之重。本文通過科學詳盡的分析衛生監督檔案管理工作的現狀，并提出針對性的有效改進措施，為各位同仁開展工作提供一定的參考意見。

關鍵詞：高效；衛生監督；檔案管理

1 衛生監督檔案基本特點

在日常工作中，衛生監督檔案管理人員主要是對衛生管理原始資料、監督檢查情況、工作記錄和群眾投訴舉報記錄以及相關文件等種種資料進行收集、整理、保管。檔案管理工作作為最基礎的工作，也是幕后的工作，往往引不起單位及領導的重視，處于比較次要的地位。但與其他類型的檔案比，衛生管理檔案涉及范圍比較廣，保存周期比較長，對后續執法的影響比較大，又需要監督管理人員高度重視。

2 衛生監督檔案管理工作的現狀

2.1 衛生監督檔案管理工作未引起足夠重視，檔案管理制度未充分建立

目前，我國絕大多數地區的衛生監督部門，存在“重執法，輕檔案”的思想，從單位負責人到檔案管理人員，只把檔案管理工作當成一項可有可無的工作，在檔案管理工作中十分隨意，沒有建立一定的規章制度規范工作人員的行為，這也導致了日常工作中經常性的出現檔案遺失，歸檔不及時，從而造成了檔案失真的問題，導致檔案失去了參考價值。

2.2 檔案管理人員的素質有待進一步的提高

由于重視程度不夠，衛生監督部門中，檔案管理人員的配置上也無法到位。一方面，沒有專職人員從事檔案管理工作，大多數檔案管理人員都是兼職的，甚至還有只在需要的時候整理一下，執法工作忙的時候就又去干本職工作去了。另一方面，沒有對檔案管理工作人員進行定期的專業知識培訓，沒有有效的應用現代化技術手段，這也直接導致了檔案管理工作質量的下降。

2.3 對已歸檔材料的管理欠缺系統性、連貫性

衛生監督部門的執法工作本身具有一定的復雜性，涉及的環節比較多，因此資料的種類也比較繁雜，數量也比較龐大。因此在檔案管理的工作過程中，會儲存大量的文件包含各種文字材料，電子文檔，執法的影像資料，形式多種多樣，但是因為管理人員的自身的素質問題或者專業知識學習不到位，往往會出現對這些資料歸檔時不注意分門別類，沒能系統性的整理歸檔，還會出現畏難心理，覺得資料太多，歸檔不及時，從而時間長了導致信息嚴重缺失的現象，使檔案信息失去了連貫性，嚴重的影響了衛生監督檔案的使用效率，給后續的工作帶來了不利的影響。

3 加強衛生監督檔案管理工作的有效措施

3.1 全面提高對衛生監督檔案管理工作的重視程度

要做好衛生監督執法工作，首先要把基礎性工作做好，把后臺數據信息處理好，所以檔案管理成為了執法工作的前提性工作，因為要自上而下的提高對檔案管理的重視程度，加強對檔案管理職能部門的組織建設，優化的管理體制，建立健全檔案管理工作的規章制度，從而使檔案管理工作能夠落到實處。安排專人做好檔案的收集整理，分類保存等工作，使檔案管理工作更加規范化、科學化。對于已歸檔的檔案，要有嚴格的標準來進行驗收，嚴禁不合格的檔案流入。加強專人負責制，所有檔案歸檔后，必須經過相關責任人簽字確認后，才能按規定封存入庫。這樣做不僅可以減少工作中的漏洞，而且能保證資料的完整性、嚴密性，從而使檔案信息的作用發揮到最大。

3.2 提升檔案管理工作人員素質的提升

衛生監督部門要時刻注意對檔案管理工作人員素質的提升，全方面打造檔案管理專業性人才。首先，要秉承全心全意為人民服務的思想，具有實事求是，踏實敬業的素養。其次，衛生監督檔案管理人員要具有一定的專業素養，這就要求衛生監督部門要定期組織衛生監督檔案管理人員，安排專業人士對其進行專業知識的培訓，提高工作人員的業務技能。另一方面，通過繼續教育，可以向其他單位的檔案管理人員學習優秀的檔案管理經驗，從而使自身的知識不斷更新和強化。最后，檔案管理人員要有一定的職業操守，要認真嚴謹的對待每一份檔案信息，不得隨意篡改檔案信息，嚴格的保證檔案的真實性。

3.3 加強檔案管理工作的制度建設，建立科學的管理體系

衛生監督部門要加強檔案管理工作的制度建設。從單位的實際情況出發，建立與單位自身特點相匹配的規章制度以及相配套的管理體系，通過制度約束和規范行為，使檔案管理工作有章可循。建立科學的檔案管理體系，從檔案的收集，整理到分類，歸檔，每一個環節都必須認真謹慎。因此我們建立科學的管理體系，只有借助科學的方法對檔案進行管理，才能保障檔案內容的真實性與精確性。

3.4 依托現代化管理手段，加強檔案管理信息化建設

在衛生監督檔案管理工作中，現行的檔案管理辦法已經明顯落后，跟不上時代前進的步伐，因此就需要檔案管理人員根據單位自身的特點，做出一定的調整。因此就需要單位投入更大的資金，完善衛生監督檔案工作的軟硬件設施。通過現代化科學技術手段的輔助，及時形成檔案資料的電子版信息，實現電子文檔與文字文檔“兩軌制”的模式，配合音頻、視頻等手段，從而對衛生監督執法檔案的資料利用率達到最大化，減少檔案管理工作中不必要的時間耗費，減少了檔案管理工作人員的工作壓力，也使檔案的收集整理、分類儲存、共享傳遞變得更加及時準確，便捷高效，從而最大程度的提升了檔案管理人員的工作效率。

4 結語

雖然現階段我國衛生監督部門的檔案管理工作存在這樣或那樣的不足，但我相信，只要我們能足夠重視檔案管理工作，并采取有效的針對措施加以改進，必能充分發揮衛生監督檔案工作的作用，促進我國公共衛生管理事業的健康良性發展。

參考文獻

[1]尚丹薇.論述如何做好縣市級衛生監督的檔案管理工作[J].當代青年，2015（08）.

[2]梁晶.淺談衛生監督檔案管理工作現狀及對策[J].經貿實踐，2015（09）.

[3]李安琪，張蓓蕾，張帆，貝文.衛生監督檔案管理研究[J].中國衛生監督雜志，2015（04）.

[4]李賢冠.衛生監督檔案管理工作現況與對策分析[J].中國衛生產業，2014（01）.