大數據時代企業檔案管理信息化建設

林振坤

摘 要：現今，信息化水平不斷提升，智能化數據終端在生活中大量涌現。企業運營中，每分每秒產生的數據流都要得到科學分析、整理、并妥善處理。大數據時代下，企業應當創新檔案管理模式。由此，本文詳細分析了檔案管理過程信息化建設工作，提出了整合集中數據及信息，基于此統一處理與分析數據及信息，以增加企業經營效益。

關鍵詞：檔案管理；大數據時代；信息化

隨著企業經濟活動的日益增多，企業內的檔案資料也將不斷增多，而檔案資料是企業制定科學發展戰略以及控制經營風險的重要參考依據，可否對其實現信息化管理，將決定人們獲取檔案數據資源的準確性與實用性，為此，優化企業檔案信息化管理，是企業長遠生存及發展的必經之路。比如，若無法從企業所管理的檔案資料中得到有價值的數據資源，就難以準確把握企業發展契機及安全隱患，進而下降企業的盈利能力與市場競爭水平。另外，因為電子檔案信息是在近些年才得到廣泛應用的，因此，其信息化發展的標準、途徑和人才等均處在形成階段，一定程度上下降了企業檔案數據的時效性及安全性。為此，探究大數據時代公司電子檔案信息化發展有顯著意義。

1 大數據時代公司檔案管理信息化發展中常見的問題

1.1 成本偏高

若要推進公司檔案信息化管理，就必須在早期采購足夠的電子設備，并招聘專業化的檔案管理人才。最關鍵的是，應基于企業實際情況，建立順應企業發展以及符合企業可持續發展的信息化平臺，然后迅速實現從紙質版檔案變為信息檔案，形成具備多種形式的電子檔案，進而建立出檔案資料信息庫。由籌劃到建成，全程都要投進人力、物力、財力和時間成本，無論哪一項，針對規模較小、實力不強的企業而言，都會是一種較大的壓力。

1.2 缺乏科學的信息化規范

隨著信息化水平的不斷提高，大量企業已經把信息化技術引入企業檔案資料管理中，但因為信息化建設還處于發展階段，依舊存在諸多問題。由于不同行業中的公司，其目的、發展趨勢等都有差別，因此在企業發展檔案信息化系統時，難以形成統一標準，如此就會在檔案管理方面存在明顯的隨意性，由于各大企業間的互動交流不及時，也不是非常協調，并且在數據共享上做得也不全面。企業各職能部門均有一定的獨立性，如此會導致在信息化建設階段不能形成良好的綜合體，制約著企業充分發揮檔案信息技術，無法實現一個確切的目標，在管理方面也不規范，嚴重阻礙著公司檔案管理信息化進程。

1.3 電子檔案數據安全性不高

企業生產運營中，多多少少都會有一些機密文件，至今為止，依然沒有一款安全性能很高的電子信息管理系統，且電子檔案的傳遞和保存大都經第三方軟件來實現，因此，難以全方位保證電子檔案數據安全[1]。比如，許多企業常常用QQ、微信、郵箱等來傳送電子文件，如果公司收發文件賬號及密碼外泄，將會引起檔案數據泄露問題。再者，有些企業為得到同行的商業機密，一般會聘請黑客侵襲競爭對象的電子文件管理系統，獲得重要機密，為此，怎樣提升電子檔案數據的安全性，是目前阻礙電子檔案信息化發展的重要瓶頸，而且還是企業基于大數據背景進行電子檔案信息化管理所面臨的一大難題。

2 大數據時代公司檔案管理信息化發展的策略

2.1 創新檔案管理觀念及方法

當前，公司管理檔案依舊停留于檔案與數據采集、保存方面，從事檔案數據管理的人員及企業并未真正認識到可以處理和分析檔案資料的意義。大數據時代環境下，上至公司最高管理層，下至基層檔案管理者，都要創新傳統的管理觀念，企業內有權利的職能部門應當出臺一些有利于檔案管理的規章機制，這樣才能實現檔案資料的可以使用，通過利用先進的大數據處理系統，支持公司從設備、項目等多個方面展開數據分析，從而為企業指明科學的發展之路，如此方可提高公司經濟效益。

2.2 建立完整的檔案數字管理系統

首先，將以往的紙質版檔案變為電子版檔案和數字化檔案，并盡可能加快整個轉變過程。而且，要借助統計學方法及原理，分類管理、存儲數字檔案和電子檔案。其次，根據企業實際，采用科學的技術手段，建立出對自身經營有利的檔案數字管理系統，使檔案數字管理系統和企業各項經營系統充分結合，如此方可確保在采集檔案資料時做好早期管控措施，并確保信息的完整性，讓信息的更新能及時傳遞[2]。另外，通過利用云計算技術，可以更深入的分析和處理檔案信息。最后，將動態管控與橫縱分析相結合，基于縱向時間線比較分析檔案信息時，也要比較其他部門、同行業企業以及其他行業，將比較分析獲得的信息、數據實現采集、匯總，去除無價值的信息，保留有用的內容，如此方可更好保障數據資料的準確性及和真實性。

2.3 制定安全防護制度，做好保密措施

基于大數據時代，檔案信息化發展可以為企業經營帶來諸多作用，但同時也有一定的安全隱患。為此，需要制定科學的安全防護制度，將系統安全管理引入檔案信息化發展的整體計劃中，制定資金、技術及管理保障制度。信息化建設階段，少不了人的參加，檔案實體與檔案數據在人、設備當中流轉，要加強公司檔案保密和安全風險管理，確保數字化生產設備在局域網條件下開展工作；強化對人員的監督控制，生產設備和責任人對應綁定，控制好知悉范圍；檔案數字管理系統應用前，采用信息庫備份、密級設置、客戶權限控制等方法控制應用范圍，采取數據加密、數字簽名、防火墻以及入侵檢測等方法應對內部網絡問題，避免病毒黑客攻擊，更好保障檔案的安全性。

2.4 完善公司檔案信息化管理規范

制定統一、標準的電子檔案信息化管理規范，有利于提高電子郵件的可靠性、實用性和客觀性，這是人們充分使用電子檔案數據的基礎保證，能夠從以下幾點進行優化：

1）設置統一的電子檔案格式、傳遞途徑、保存系統。比如，但多個部門同步把電子檔案發往同個部門時，若存在檔案格式、傳遞途徑、保存系統等不統一的現象，就會造成收件部門收到的檔案格式不相同、漏收和重收等現象，進而降低了工作效率及質量。

2）制定統一的電子檔案編碼制度，并編制文件信息收發記錄單，詳細記錄公司各個部門之間來往電子資料，方便在查找與應用某個電子郵件時，能夠對其實現迅速、及時、精準的定位。

3）制定統一的資料收發機制與收發流程，比如在發送電子資料時，通常會存在不能判別收件部門有沒有接收文件的現象，導致員工必須打電話和收件部門溝通[3]。但是，若可以明確規定求收件方在收到資料后將數據及時反饋至發件部門，就可以有效防止上述問題的產生。

3 結束語

綜上所述，基于大數據時代，企業發展檔案信息化系統，具有提高電子檔案安全性、客觀性和實用性等功能，在提升電子檔案數據使用率、提高企業盈利水平及市場競爭力等各個方面均有顯著作用。但是，由于受到諸多因素的干擾，在發展企業檔案資料信息化系統時，依舊存在很多問題。為此，處于大數據環境下的企業，必須積極總結實踐經驗，提高專業水平，方可準確找到限制檔案管理信息化發展的影響因素，并采用科學的措施進行解決。

參考文獻

[1]聶丹萍.大數據時代企業檔案信息化建設研究[J].城建檔案，2018（10）：17-18.

[2]安艷茹.大數據發展對檔案信息化管理的影響及對策[J].科技經濟導刊，2018，26（22）：208-209.

[3]張艷菊.大數據時代事業單位人事檔案管理信息化建設探討[J].辦公室業務，2018（15）：43-44.