淺談機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)

摘 要：在現(xiàn)代信息社會(huì)中，信息技術(shù)的應(yīng)用愈益廣泛，對(duì)于檔案管理領(lǐng)域也形成了廣泛的影響。特別是對(duì)于機(jī)關(guān)檔案所進(jìn)行的管理工作來(lái)說(shuō)，由于檔案管理領(lǐng)域在機(jī)關(guān)部門的各項(xiàng)工作中發(fā)揮基礎(chǔ)作用，屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，沿用此前的工作方法效果不理想，應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)。借助于信息化建設(shè)的開展，可以讓該項(xiàng)工作更為準(zhǔn)確、高效。本文首先分析在機(jī)關(guān)檔案管理工作中開展信息化建設(shè)的重要意義及其相關(guān)影響因素，在此基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

由于機(jī)關(guān)檔案管理涉及多方面的信息，在具體工作中會(huì)面臨準(zhǔn)確度不高、效率低下等問題，所以提升機(jī)關(guān)檔案管理的工作水平，推行該項(xiàng)工作的信息化建設(shè)，不僅意義重要，而且亟待解決。借助于信息化建設(shè)，可以顯著提升機(jī)關(guān)檔案工作的自動(dòng)化水平，有效簡(jiǎn)化工作開展的流程，便捷檔案的查詢，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案的基礎(chǔ)性。作為機(jī)關(guān)單位必須結(jié)合實(shí)際工作情況，富于成效地推進(jìn)檔案工作的信息化建設(shè)，讓檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容更為規(guī)范化，大幅提升檔案管理工作的效率[1]。

1 機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的意義

在檔案管理工作中，采用更具有創(chuàng)新力、更符合技術(shù)要求的管理方案，才能有效地提升工作效果，并按照檔案領(lǐng)域的工作規(guī)律，增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這就需要開展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作。首先是可以借助于檔案管理信息化工作的開展，充分將機(jī)關(guān)單位日常工作的各項(xiàng)資料、相關(guān)數(shù)據(jù)更為有效地收集起來(lái)，打造更為完善的信息系統(tǒng)，助力機(jī)關(guān)部門的日常管理工作做到規(guī)范、高效。其次是在開展機(jī)關(guān)部門的檔案信息化工作以后，可以大幅提升單位收錄、保管以及檢索、利用檔案信息的效率[2]。機(jī)關(guān)檔案在其各項(xiàng)工作中是貫穿始終的，必須充分保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性。信息化形式的檔案更便于建立、查找。再次是機(jī)關(guān)部門檔案管理成本的節(jié)約。隨著信息化水平得到提高，不僅可以更為便捷地錄入信息，而且可以有效保存檔案信息，不需要大量庫(kù)房空間，也不需要檔案裝具等設(shè)備，從而有效節(jié)約機(jī)關(guān)部門在檔案領(lǐng)域的人力、物力以及財(cái)力方面的投入，充分提升機(jī)關(guān)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

2 機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的不足

1）檔案管理制度方面。雖然有關(guān)部門已經(jīng)出臺(tái)了很多相關(guān)的管理制度， 但是相對(duì)于其他行業(yè)來(lái)說(shuō)，在檔案管理領(lǐng)域的制度與機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的需要還是難以做到完全匹配的，這些管理制度在一定程度上滯后于工作需要，存在一定欠缺。這樣由于制度方面的欠缺，造成檔案管理相關(guān)制度缺乏必要的約束力，不僅使得檔案管理崗位的工作人員難以有效開展檔案管理工作，而且也不符合檔案管理信息化建設(shè)的要求。

2）配套設(shè)施方面。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的效果與資金投入、軟硬件方面的條件都有著密切關(guān)系。例如在檔案管理方面，需要設(shè)計(jì)出符合具體工作要求，涵蓋相關(guān)檔案管理應(yīng)用的高效軟件，但是在對(duì)軟件進(jìn)行開發(fā)的這一過程中，一方面需要信息技術(shù)以及專業(yè)團(tuán)隊(duì)的支持，另一方面也需要龐大的資金、資源的支持，所以，打造出成熟軟件的難度是相當(dāng)大的。因此，很多機(jī)關(guān)單位在檔案管理中采用的方法是，在進(jìn)行內(nèi)部資料流通的時(shí)候可以使用相對(duì)簡(jiǎn)單的檔案管理軟件， 而在其他情況下僅使用一些紙質(zhì)形式的資料。還有一些單位所做的檔案管理信息化工作，僅僅是對(duì)一些紙質(zhì)的機(jī)關(guān)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單掃描，將其做成電子檔案，在重要技術(shù)應(yīng)用方面缺乏突破[3]。

3）工作人員方面。由于在日常工作中，機(jī)關(guān)檔案管理通常涉及很多不同的領(lǐng)域，所以需要相關(guān)工作人員具備多方面的專業(yè)知識(shí)、技術(shù)能力，才能勝任這項(xiàng)工作。特別是在檔案管理信息化方面，對(duì)于檔案管理崗位的工作人員提出了更多的專業(yè)要求，但是從大部分基層機(jī)關(guān)的現(xiàn)狀來(lái)看，其相關(guān)工作人員不僅在專業(yè)知識(shí)方面有一定欠缺，而且在專業(yè)能力等方面的培訓(xùn)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，難以在日常的檔案管理崗位上使用先進(jìn)、復(fù)雜的信息化技術(shù)，這樣就影響了機(jī)關(guān)檔案管理領(lǐng)域的信息化應(yīng)用，相關(guān)工作進(jìn)程受到了一定制約。

3 檔案信息化建設(shè)的策略

1）充分重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理是機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，只有切實(shí)確保檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性，借助于檔案記錄進(jìn)行研究、總結(jié)，才能提高工作效率，形成科學(xué)決策。在這個(gè)意義上，機(jī)關(guān)單位以及檔案部門工作人員應(yīng)該對(duì)此充分重視，認(rèn)識(shí)到推行檔案管理工作信息化對(duì)機(jī)關(guān)效能的重要性，將其納入議事日程，不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、軟硬件建設(shè)等資源投入，打造機(jī)關(guān)檔案等信息資料的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)用檔案資料數(shù)字化設(shè)備，從而有效提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化程度，便于檔案管理工作人員最大程度地開發(fā)檔案資料，充分發(fā)揮其作用[4]。

2）逐步規(guī)范信息資源管理。可以在相關(guān)領(lǐng)域的工作中貫徹信息化要求，例如在電子政務(wù)推進(jìn)、考核的工作中，納入行政部門政務(wù)信息規(guī)范化整理等內(nèi)容，這樣便于形成各部門的合力，在檔案信息管理領(lǐng)域進(jìn)行宏觀調(diào)控，從而打造更為統(tǒng)一、集中的檔案信息管理制度。另外，由于在機(jī)關(guān)檔案資料中綜合了行政管理情況、人員隊(duì)伍情況等各方面的內(nèi)容，所以在信息資源的錄入、保管、查閱等環(huán)節(jié)都要避免出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等。

3）加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。不斷完善對(duì)檔案管理崗位工作人員的考核、評(píng)價(jià)制度，將其工作熱情充分激發(fā)出來(lái)。通過人才引進(jìn)、教育培訓(xùn)等方法，打造熟悉檔案工作、了解信息技術(shù)應(yīng)用的人才隊(duì)伍。在檔案信息資料的錄入、保存的過程中，應(yīng)該妥善開展檔案信息的綜合分類工作，讓各類檔案信息、資料的結(jié)構(gòu)充分優(yōu)化，從而更為有效地在部門間共享資源。通過編纂機(jī)關(guān)部門檔案信息目錄等方法，對(duì)檔案資料進(jìn)行標(biāo)引以及分類，讓檔案信息的資料內(nèi)容更為科學(xué)有序。對(duì)于同屬性的檔案信息妥善集中，這樣便于查詢，提升工作效率[5]。另外要加強(qiáng)檔案資料標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面的建設(shè)，例如電子文件的錄入、歸檔，以及檔案內(nèi)容的存儲(chǔ)、查詢等，可以借助于一定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范予以明確，充分保證機(jī)關(guān)電子檔案信息內(nèi)容的安全。

4）加強(qiáng)信息資源安全管理。由于機(jī)關(guān)檔案信息化需要在互聯(lián)網(wǎng)條件下展開，容易出現(xiàn)不法分子盜竊檔案信息的情況，所以機(jī)關(guān)單位在推進(jìn)檔案管理部門的信息化建設(shè)工作中，應(yīng)該從主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫(kù)等環(huán)節(jié)全面加強(qiáng)信息資源的安全管理，借助于數(shù)據(jù)備份以及打造防火墻等技術(shù)方法，充分保障檔案資料的信息安全。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作做出高水平的要求，是為了充分發(fā)揮其在各項(xiàng)工作中的基礎(chǔ)性作用，在信息時(shí)代背景下，要求根據(jù)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理各方面、各環(huán)節(jié)的問題進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)和部署。在推進(jìn)機(jī)關(guān)部門檔案工作信息化的過程中，不僅需要單位領(lǐng)導(dǎo)重視其意義，投入所需資源，而且需要加大對(duì)于工作人員相關(guān)專業(yè)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，打造專業(yè)人員隊(duì)伍。為了保障工作效果，應(yīng)該采用科學(xué)、合理的考核方法，形成監(jiān)督力度。只有這樣，才能更為有效地提高機(jī)關(guān)部門檔案工作的信息化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案資料所具有的重要價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

葉麗娟（1983-），女，廣東深圳人，檔案專業(yè)技術(shù)員，研究方向：企業(yè)檔案管理、機(jī)關(guān)檔案管理等。