疾控中心檔案信息化管理存在的不足及優化措施

摘 要：隨著科技技術的發展日新月異，現代信息化管理技術也正廣泛地運用與各行各業，基于此，若在疾控中心的檔案管理過程中運用此類技術，除了可以確保其檔案實現信息化管理之外，還能最大程度地提高其工作效率。但是，運用此類技術時同樣存在相應的信息化管理問題，比如資金投入、人員素質、管理制度等，進而致使其無法取得最佳的管理效果。因此，本文就疾控中心檔案信息化管理存在的不足及優化措施進行分析旨在為今后的疾控中心發展提供參考。

關鍵詞：疾控中心；檔案信息化管理；不足；優化措施

近幾年，伴隨新信息化發展地越來越快，其于互聯網結合產生的信息化管理應用也在逐漸呈現上升趨勢。而對于疾控中心的檔案管理過程而言，此類技術手段的應用同樣不可或缺。通常來說，各式各樣的信息都會涌入該中心的檔案管理過程中，若僅僅通過人工整理病人的情況，則經常導致其工作效率和準確性低下。因此，該項管理應用于該中心除了可最大程度降低此類不足的發生率之外，還能通過更加簡便的工作程序降低工作量，借此提升其資料的查找速度，進而有效提升該項管理的工作效率和準確性。

1 疾控中心檔案管理工作的重要性分析

檔案管理工作在疾控中心每個工作環節的建構中都不可或缺，首先，政府疾病預防與控制、突發公共衛生應急、視頻安全與衛生監督技術支撐、保護公眾生命健康等都是該中心的重要公共衛生職能[1]，且社會管理決策、公共事務管理等工作的全面調節、控制都是重點根據此類管理工作展開，同時，其檔案還能作為該中心各項業務的重要檢查依據，基于此，該中心的實際工作落實情況、疾病預防控制的執行效果都可得以直觀、明了地體現。其次，該中心檔案對于相關部門政策的擬定具備指導意義，不僅可以調整其疾病防控和基本公共衛生，還能確保其所采取的相關措施更加科學、合理。

2 疾控中心檔案信息化管理存在的不足

2.1 資金投入有限

近幾年，因為市級、縣級的衛生局和國家檔案局不斷提升自身的工作要求，促使該中心系統的信息平臺發展得越來越快，其疫情報告、計劃免疫、衛生檢驗、食品衛生等方面獲取的佳績不勝枚舉[2]。伴隨該項管理系統的持續發展，錄音、視頻和多媒體等功能都可作為此類檔案的構建基礎；同時，此類檔案也可通過數字的電子形式輸入計算機當中，最后去數據庫中實現該檔案的存儲功能。但是，現在國內大多數的疾控中心都不具備較高的經濟條件，致使其資金投入紀委局限，進而無法根據該項的相關要求匹配高質量的應用設備和環境。

2.2 管理人員的素質較低

疾病預防工作具備較強專業性，其將對該中心的管理工作產生直接影響。目前，國內的疾控中心不具備充足的工作人員，致使打字員職能和檔案管理人員職能集于一人，或者是醫療衛生的專業人員兼職檔案管理員的工作。但是，因為上述人員不具備全面性的專業知識，導致其無法順利開展并實現該項管理工作的內容及職能。同時，醫療衛生人員缺乏足夠的計算機操作知識，無法嫻熟地使用存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術等專業的計算機技能，少數人員連簡單的用戶權限都不會設置，進而無法順利控制檔案的安全問題。對于專門的檔案管理人員而言，由于疫情專業數據量巨大，其通常無法劃分其輕重緩急程度，致使檔案的收集、分檔和整理工作缺乏時效性，進而導致該項管理無法實現高效運轉。少數檔案管理人員由于自身缺乏較高素質，導致該項管理過程遭受直接影響，嚴重時還會發錯檔、丟失和缺檔等問題。

2.3 疾控檔案的管理制度需完善

盡管大部分疾控中心已構建檔案管理制度。但是卻不能貫徹落實其實際運行過程。有些人員未經許可就可在檔案室出入及操作計算機，有些人員擦拭電子檔案的存儲設備過程中使用的抹布較為粗糙，還有些人員把檔案隨意的放在辦公桌上。上述行為極易導致檔案出現損壞、丟失和人為泄密等安全問題。因為該中心匯集大量的衛生醫療專業人員，且其極度不具備專業的電子檔案管理知識，未能相應熟知該項檔案管理方面的標準，致使敷衍的操作流程存在于該中心檔案信息化管理制度的擬定過程中，進而無法匹配相關的檔案管理需求。

3 加強疾控中心檔案信息化管理的優化措施

3.1 增強檔案信息化管理的資金投入

第一，硬件系統建設。對于該中心而言，其應該高度認知此類建設對該項管理的重要性，借此確保大量的資金投入到檔案管理部門，而相關人員則應主動為該部門配備打印機、復印機、掃描以及高性能計算機的硬件設施。此外，由于大量的信息資料存在于該項管理過程中，要想檔案信息傳遞得更加快速、方便，就需配備和購買專業的檔案整理、收集的計算機，基于此，其硬盤可具備儲存容量大，快速檢索和便于存儲等功能。第二，數據庫建設。該中心在實施該項管理之前，通常以紙質檔案的形式管理存儲相關信息，因此，只有該中心不斷提升只能建設力度，才能主動針對各種分散的、多種介質的檔案、文本、照片、錄像以及錄音等進行有效地轉化歸檔處理，進而確保此類資料的自動整理，檢索，查閱和利用等功能得以具體實現，確保該部門以較高的質量何晶度完成其管理工作。

3.2 建立健全檔案信息化管理體系

較之于傳統的檔案管理工作，該項管理工作具備較大差異性，一旦未能改更新其管理制度，就可最大程度降低該項管理工作的實行效率。因此，對于該項管理規章制度的構建過程而言，各個疾控中心務必要以自身的具體發展情況和檔案資料庫容量為出發點，借此確保檔案管理的數量、人員以及檔案室出入要求等方面內容得以確立，同時，細致劃分并落實實際崗位的在崗職責，基于此，除了確保相關工作人員根據實際工作的操作流程展開實施之外，還能確保其工作過程符合相關規章制度，進而有效提高該項管理工作的規范性要求。此外，該中心還應確保自身制定的獎懲方案與監管方式符完全符合其管理制度，借此一方面確保相關人員的服務意識與自覺性得以提升，另一方面也能在健全該項管理體系的同時穩步提升其工作質量。

3.3 加強檔案管理隊伍培訓教育

第一，對于該中心的檔案管理部門而言，其要想提升相關人員的學習主動性和積極參與性，就需將業務考核體系，檔案管理人員任免體系，繼續教育體系等內容擬定于此類人員的后續管理工作中，借此促使其以強烈的緊迫感全身心的投入到此類管理工作中。第二，該項管理工作的實際情況是該中心針對性健身體系的擬定基礎，基于此，除了可以確保此類人員的主觀能動性得以全面調動之外，還能促使大量綜合素質過硬、專業知識強高的檔案管理人才不斷投身于該項管理工作中，借此全面提升該項管理隊伍的建設力度和綜合素質。第三，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度。講座，委培等多種形式構建的檔案管理專業知識，信息化專業知識培訓講座，都可有效提升此類管理隊伍的專業水準，信息化水平。

4 結束語

綜上所述，收集、整理、保存疾控中心的相關檔案工作是開展公共衛生事業的重要前提。基于此，一方面可保障廣大群眾的利益和安全，另一方面也能相應地保障社會的和諧和穩定。因此，只有從加大資金投入、管理體系完善、人員素質提升等方面開展該項管理工作，才能最大程度的提升其工作質量、效率和精度，進而有效推動疾控中心檔案信息化管理實現延續性發展。

參考文獻

[1]彭秋先.基于SWOT分析的疾控中心檔案信息化管理研究[J].辦公室業務，2017（17）：78-79.

[2]盧卉，劉玲玲.疾控機構干部人事檔案信息化建設探討——以四川省疾病預防控制中心為例[J].技術與市場，2017，24（5）：310-311.

作者簡介

賈蘭素（1978-），女，漢，大專，初級，研究方向：檔案管理。