新時期基層單位檔案管理工作創(chuàng)新思路探討

張道唐

摘 要：基層單位檔案管理相對較后進，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)科級單位。基層單位檔案管理要跟隨發(fā)展要求不斷提升管理水平，建設檔案信息化管理，方便保存和利用，體現(xiàn)檔案本身價值并盡其能服務社會。文章對基層單位檔案管理至信息化建設做膚淺論述，提出基層單位檔案管理至信息化建設意義，基層單位檔案管理現(xiàn)狀，信息化建設途徑策略，給提高基層單位檔案管理一點參考。

關鍵詞：基層單位；檔案管理；信息化建設

隨著社會的發(fā)展和不斷進步，人們對檔案的關注度也越來越高，一方面人們對檔案的需求比較強烈，另一方面，檔案信息資源涉及方方面面，和人們的生活息息相關。據(jù)統(tǒng)計，越是發(fā)達的國家，人們對于檔案信息的關注度越高。因此，從某種程度上來說，對檔案信息的關注度反映了國家發(fā)展的水平和高度。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案的管理和發(fā)展更加需要滿足人們的需求。做好新時期和新常態(tài)下的基層檔案管理工作，不能僅僅滿足于傳統(tǒng)的檔案工作思路，需要檔案工作者立足實際，創(chuàng)新思維，不斷提高檔案工作的效能和水平，促進檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，最大限度滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求。檔案管理工作是一項服務性強的工作，服務是檔案管理工作的一個重點。這就要求檔案工作者做到三個“加大”，加大硬件基礎設施建設，加大資源建設，加大信息化建設，才能更好的提高檔案工作的服務水平。

1 基層單位檔案管理信息化建設意義

以高校為例，隨著學校辦學規(guī)模的不斷擴大，帶動著檔案信息的增加，檔案呈現(xiàn)“大數(shù)據(jù)”化的基本特征。然而，從當前實際工作來說，檔案的功能作用尚未被重視、開發(fā)和利用。究其原因，主要在于檔案資料仍在“睡眠”之中，這是在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案資料的調取和使用，需要花費大量的時間，而且程序繁瑣，難以達到檔案資料的可用性，所以喚醒它需要大量人力、物力和財力。在信息化管理模式下，必將檔案資料（多為紙質）轉換成以數(shù)字化形式，存儲在“數(shù)據(jù)庫”內(nèi)，利用系統(tǒng)的檢索功能等，能夠實現(xiàn)對相關資料信息的實時調取和使用，而且能夠實現(xiàn)異地實時調閱，極大程度上提高了檔案資源的利用率。除此之外，在檔案管理的檔案資料采集、整理、歸檔以及保存等方面，也得借助信息技術，才能夠提高工作效率，減少檔案管理的成本。基層檔案建設成為信息化，依托互聯(lián)網(wǎng)（內(nèi)部網(wǎng)）使檔案管理部門和其他部門的互聯(lián)互通，實現(xiàn)在線歸檔和在線移交接收等，從而打破基層單位檔案信息孤島，對提高基層單位文件傳輸、檔案歸集工作，提高管理質量和工作效率有著極大的幫助。

2 新時期基層單位檔案管理工作創(chuàng)新措施

2.1 提高意識，加強檔案工作的責任感與緊迫感

首先，提高檔案的服務意識，是做好檔案管理工作的基礎。提高檔案的服務意識，是供給側改革的重要環(huán)節(jié)。要重視檔案管理工作的改革，把檔案工作作為為民利民的民心工程去做，將檔案列為重要的工作事項，設立獨立的檔案室，配備設施，安排專人負責，為檔案工作提供必要的條件。其次，提高整體檔案意識。讓大家認識到檔案工作關系到全單位每一個人的切身利益，也關系到普通群眾的利益，做好檔案工作是提高服務水平和服務能力的體現(xiàn)。據(jù)調查數(shù)據(jù)顯示，很多單位并不重視檔案工作，把它當成是檔案人員個人的事。基層單位，必須要改變這一觀點，加強學習 《檔案法》，認真貫徹落實 《檔案法》，不斷強化對檔案工作的重視，做到人人關心檔案，人人重視檔案，確保檔案工作的順利開展。第三，增強檔案工作的服務意識。檔案工作不是部門的管理工作，而是部門的服務工作，要正確處理好人們對檔案的需求與檔案管理的關系，不斷滿足人們對檔案的需要層次。

2.2 基層工作人員要及時對日常工作中形成的材料作分類管理

在檔案管理中，常見的分類方法有問題分類法和時間分類法兩種，對于材料相對較少的基層部門來說，先按問題分類，再按年度分開更為方便實用。以醫(yī)院某部門為例， 可以按照問題 將日常形成的材料分裝在不同的盒子中，即 按照黨務類、行政類、教學類、人事類、工會類等 檔案管理“一級類目”分類，再按照檔案管理“二級類目”做更加精細的劃分。比如在行政類材料中，又可按照部門形成的文件和收到的材料分類，將不同類型的材料裝入不同的文件盒中。按照年度分類法整理材料，一方面容易查找到相關材料，另一方面可為來年資料歸檔工作的開展提供便利。此外，對于部門常常用到的、不受年度限制的各種材料，應復印后裝入文件盒中，并在盒脊上標明“常用材料”字樣。

2.3 資源整合，努力實現(xiàn)“三個加大”

檔案工作要做到“三個加大”，即加大基礎設施建設，加大檔案資源建設，加大檔案信息化建設。基礎設施建設是檔案安全保存和有效利用的最基本的物質條件，檔案資源建設是檔案工作的核心，檔案信息化建設是檔案工作的延伸，都是檔案工作不可缺少的組成部分。檔案基礎設施不完善，勢必會影響檔案工作的內(nèi)核及外延發(fā)展；檔案資源不豐富，檔案工作就無法滿足群眾的需要；檔案信息化建設不充分，就會跟不上社會發(fā)展的需要。因此，檔案工作要上新水平，就必須加強基礎設施建設，資源建設與信息化建設。檔案工作順利實現(xiàn)“三個轉變”，必須依靠檔案工作的“三個加大”，“三個加大”是“三個轉變”的基礎和條件，“三個加大”得以實現(xiàn)和發(fā)展才能更好的推進檔案工作實現(xiàn)“三個轉變”。加大檔案硬件基礎設施建設。要立足實際，對檔案的庫房等硬件設施加以改造，為檔案工作提供必要的條件和場所。加強檔案資源建設，必須按照要求做好數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔和利用，確保檔案數(shù)據(jù)的完整收集、安全存儲和綜合服務。加大檔案信息化建設。檔案信息是信息化建設的有機組成部分，將檔案信息利用科技手段轉化為電子化、網(wǎng)絡化，不斷推薦檔案的信息化建設。

2.4 加強基層單位檔案信息化管理隊伍的建設

為適合基層單位檔案信息化管理實際需求，不斷加強檔案信息化管理隊伍建設，提高檔案信息化管理水平。在具體工作實踐中抓好以下幾點：一是在愛崗敬業(yè)的教育。對從事基層單位檔案管理工作人員愛崗敬業(yè)教育才是管好檔案的基礎。因為檔案管理這個工作比較單調，也很難出現(xiàn)工作成績，正因為如此，基層單位檔案管理員經(jīng)常換人換崗。所以要加強愛崗敬業(yè)教育，安下心來，借助現(xiàn)有電子設備管好檔案，做與檔案管理改進有關的研究，一樣做出成績。二是對檔案人員提高檔案管理業(yè)務能力的培訓。請檔案方面的專家學者、經(jīng)驗豐富的專業(yè)人士來講課，以培訓提升業(yè)務素質和專業(yè)素養(yǎng)，提高基層單位檔案信息化水平。三是提高基層檔案管理人員待遇。待遇包括政治待遇和經(jīng)濟待遇。政治待遇包括要求思想進步組織應重視，有職務提升機會也應考慮“默默無聞”的檔案崗位。經(jīng)濟待遇應當不低于別的崗位，保障基層單位檔案管理工作人員穩(wěn)崗。

3 結語

加強基層工作人員檔案管理意識的培養(yǎng)，不僅能進一步提高工作效率，使日常工作有據(jù)可查、有據(jù)可依，還能從源頭上確保本單位歸檔材料的質量。因此，我們認為，這是一項事半功倍、不容忽視的工作，應當引起各基層部門的高度重視。

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