淺談基層黨建檔案管理工作如何向信息化深處推進

于匯升

摘 要：檔案管理方面的工作屬于基層黨建過程中的關鍵環節，特別是其中涉及的各種文字、圖片信息和音像內容是基層黨建的表現形式，也是工作積累以及經驗所在，具有重要的資料意義，需要妥當保管。隨著信息技術的快速發展，已經引入我國的各行各業，通過充分采用先進技術，不僅有助于做好黨建檔案的規范化管理，而且可以改善黨建工作的整體開展。本文在分析應用現狀的基礎上，對如何進一步改進相關工作進行了探討。

關鍵詞：基層黨建；檔案管理；信息化

檔案信息化是指在國家總體規劃和系統組織之下，采用現代信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化，檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點、向以檔案數字信息管理利用為重點的轉變，最大限度地滿足社會檔案需求的建設過程。檔案信息化的實質是檔案工作目標與信息網絡手段的結合，是傳統檔案業務向網絡環境的遷移。2009年出臺的《中共中央關于加強和改進新形勢下黨的建設若干重大問題的決定》中明確規定，要“推進基層黨組織工作信息化”。如今，基層黨務工作基本實現電子化辦公，但作為黨建信息專門載體的檔案管理工作，大多還停留在比較粗淺的信息化水平階段。日常工作中，常出現檔案難查找、檔案丟失甚至過度依賴“翻箱倒柜”找檔案的方式，不僅降低了黨建檔案管理的工作效率，而且影響黨建工作的信息化進程。

1 基層黨建檔案信息化管理的意義

在檔案管理過程中進行信息化處理，目的是更好地為經濟建設以及黨務工作提供資料服務，該項工作不僅材料數量非常大，而且內容非常龐雜，在傳統方式的工作中容易出現一些失誤，不僅影響檔案工作的新時期改革，而且會影響基層黨務工作的其他環節。借助于信息化方法，一方面可以提高黨建檔案效率，更一方面可以充分為其他工作形成資料方面的支持。相比之下，以前的檔案都是人工記錄在紙張上的，不僅查找非常費時費力，而且經常造成黨建檔案資料彼此混淆，通過進行檔案信息化管理，就可以充分地解決相關問題，例如在電腦以及網絡上檢索要查找的關鍵詞，就能很快進行共享，增強黨建檔案的利用效率。另外，如果對于黨建檔案采取人工抄寫等方法不僅保管的檔案不容易保存，而且可能在抄寫中出現訛誤，影響所涉及檔案資料需要確保的真實性以及完整性，通過信息技術方法就能有效解決這些問題。

2 當前基層黨建檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 基層黨建檔案管理存在認識誤區

在全面深化改革的大背景下，加強基層黨建工作是實現基層治理，增強黨組織活力的重要切入點。而高質有效的黨建檔案管理工作會為黨建工作的深入開展提供營養和有效成果。目前，對基層黨建檔案的管理存在著明顯的認識誤區，一些基層單位將黨建檔案管理等同于資料的整理、摘錄和保管，檔案管理缺少針對性和目的性，并沒有按著管理檔案的標準將基層黨建檔案真正管理起來，相關人員也缺乏積極認真的工作態度，導致黨建檔案同其他相關資料混存混放、分類不清，黨建檔案沒有發揮應有的作用，檔案管理業務與實際工作業務往往脫節，基層檔案的綜合效用更難以得到充分的發揮。

2.2 制度不完善

對于具有保存價值的黨建材料，很多立檔單位并沒有明確的歸檔范圍和保管期限。各黨總支部、黨支部開展黨建工作形成的黨建材料多數存放于組織內部，并沒有經過具有檔案知識的人員對其進行整理和鑒定，因而這些資料還不具有檔案的屬性。由于基層黨組織安排的管理人員并不具備檔案管理最基本的業務知識，黨建資料的查閱、借閱制度也相應缺失，因此黨建資料的保密性和安全性往往很難保證。

2.3 基層黨建檔案管理人員業務素養較低

基層黨建檔案管理人員多為兼職，受過檔案專業培訓的并不多，因此其業務素養很難滿足崗位要求，主要體現在三方面：一是責任心不強，職業穩定性較差；二是安于現狀，不注重學習和鉆研相關檔案管理知識；三是檔案工作意識不強，不能及時有效地收集和整理黨建檔案資料，甚至不懂整理檔案文件和歸檔業務，導致歸檔不及時、不規范，加大了調檔和查閱難度，甚至造成檔案內容嚴重缺失。

3 改進黨建檔案信息化管理的策略建議

3.1 錄入以及管理好電子文件

長期以來，基層黨建部門采取抄寫紙質檔案的方法形成工作檔案，在信息化條件下，需要基層黨建部門在充分認識到其意義的基礎上，著力從電子文件的掃描錄入開始，切實做好相關材料的信息化管理。事實上隨著信息技術的普及，電子文件在工作中所占的比重不斷增加，各級黨建工作所采取的形式也基本都是電子文件，這就要求檔案管理的工作人員通過努力，讓黨建檔案管理工作進入信息模式，將此前的基層黨建檔案轉換成電子形式。

3.2 提高人員檔案管理素質

首先，要提高領導人員和管理人員的檔案管理意識，只有檔案管理意識得到加強，思想上認識到檔案的重要性，才能充分發揮主觀能動性的作用，將黨建檔案管理工作做好、做細。其次，要提高管理人員的業務水平，進行必要的檔案管理知識培訓或繼續教育，提高業務能力，促進知識更新換代。再次，要引進人才，合理調配人員結構，以滿足檔案信息化的要求。

3.3 重視基層黨建檔案管理工作

無論是一線檔案管理人員還是檔案主管領導，都應摒除落后觀念，消除形式主義，與時俱進，積極做好本職工作，重視基層黨建檔案的綜合管理和利用開發工作。以收集黨員檔案材料為例，黨員個人組卷材料包括入黨培養及相關歷程，工作關系轉接、政審以及其他重要材料，這對于黨員個人發展都很重要，是基層單位進行評優或者晉升的關鍵性資料，都應有效建設和加以管理，一旦殘缺或者丟失，就會形成“問題檔案”，甚至造成“有人無檔”的狀況，給黨員隊伍管理帶來一定麻煩。所以，必須加強基層檔案的系統化和規范化管理，切實把黨建檔案管理融入基層實際工作，明確主體責任，提高黨建檔案管理質量。檔案工作人員不僅要做好本職工作，積極向領導匯報黨建檔案管理狀況，同時還要結合單位實際業務需要，從檔案管理的視角，向領導者提供相應的檔案工作信息，推動基層黨建檔案工作的常態化和規范化，逐步實現基層黨建檔案管理的科學化、現代化。

3.4 打造高水平的管理系統

由于很多存檔的文件都是由相關部門進行聯合發文，而且需要由其共同簽署印章，對于檔案管理部門來說，應該全方位、多元化地開展相關工作，打造優秀高效的檔案管理系統，例如開辦基層檔案方面的網站，將其作為基層黨建檔案多元化處理的重要方法。另外借助于基層檔案工作網站，也便于工作人員廣泛搜集相關信息，更好地進行檔案整理等方面工作，增強檔案工作效率。

4 結語

綜上所述，基層黨建檔案作為黨建工作中非常關鍵的資料環節，如果對其管理不當，出現檔案資料流失以及泄露等重要情況，就容易影響黨建方面的全局工作，為了進一步打造科學的工作制度，需要引進先進的信息技術，一方面提高工作效率，另一方面解決此前檔案資料保管的各種問題。這就需要加強對相關工作人員的培養，并且形成科學的機制，全面提改進基層黨建檔案管理工作的業務水平。本文有針對性地提出工作改進策略，促進基層黨建部門更好地發展檔案管理工作。

參考文獻

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