檔案信息化建設(shè)與檔案管理的優(yōu)化措施

馮韻

摘 要：隨著信息技術(shù)在檔案發(fā)展中的進(jìn)一步應(yīng)用，檔案已經(jīng)進(jìn)入變革的關(guān)鍵時(shí)期，在整個(gè)變革的過程中，信息技術(shù)發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用。文章主要就檔案信息化建設(shè)與檔案管理的優(yōu)化措施進(jìn)行了分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；優(yōu)化措施

檔案管理的信息化能夠更好的促進(jìn)我國社會的發(fā)展，也讓我國檔案管理的水平更上一層樓，同時(shí)隨著檔案管理的發(fā)展，檔案管理的信息化已經(jīng)成為檔案管理的一種趨勢，成為了檔案管理水平提升的一種有效的途徑。

1 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的內(nèi)容

1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1）檔案信息化建設(shè)的含義。檔案信息化建設(shè)是指利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，重新確立檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理和檔案服務(wù)的基本框架和方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和社會化服務(wù)。是綜合運(yùn)用多門學(xué)科的知識和各專業(yè)的相互配合，各個(gè)部門之間互相協(xié)調(diào)以及多個(gè)環(huán)節(jié)為一體的復(fù)雜系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)是從局部建設(shè)發(fā)展成整體建設(shè)，在宏觀體制下進(jìn)行全面的規(guī)劃和實(shí)施，通過與電子政務(wù)建設(shè)相結(jié)合，逐漸成為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。

2）檔案信息化建設(shè)的要求。檔案信息化建設(shè)主要由五部分組成，其中包括基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施主要指的是檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建立先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化整體的效益；應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用和信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案服務(wù)的效果；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并指導(dǎo)實(shí)施的過程，它相當(dāng)于“交通規(guī)則”，對于確保計(jì)算機(jī)管理的信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全暢通，具有十分重要的意義；檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，檔案信息化資源建設(shè)的主要內(nèi)容有館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收；第五個(gè)是人才隊(duì)伍的建設(shè)，檔案管理人才是關(guān)鍵。管理檔案需要專業(yè)的人才，他們既要懂檔案管理的業(yè)務(wù)，又要熟悉信息技術(shù)，所以必須是復(fù)合型人才。

1.2 檔案管理的內(nèi)容

檔案管理的內(nèi)容主要是針對本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。根據(jù)不同的文件資料制定案卷類目，合理存放，便于利用和歸檔。對檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并制定相應(yīng)的檢索工具，能根據(jù)要求快速準(zhǔn)確的查詢所需要的信息，并做好文件資料的安全和保密。

2 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

2.1 檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的要求

全球化背景下，檔案資源信息化建設(shè)成為各國搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最高點(diǎn)，也是加快社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)實(shí)需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源的便捷開發(fā)、利用，打破信息資源之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.2 檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的要求

檔案是社會發(fā)展中的基礎(chǔ)性事業(yè)，在社會現(xiàn)代化建設(shè)中占有十分重要的地位，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足社會需求，檔案工作的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了改變，檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。

2.3 檔案管理信息化是提高工作效率的要求

檔案管理工作基本上都是人工操作的，檔案管理實(shí)行的是精細(xì)化的管理，主要以手工勞動為主，花費(fèi)大量的人力、物力，但效率卻不高。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會對檔案的需求，弊端也變的越來越明顯。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機(jī)制

檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，積極應(yīng)對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績效評估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識的提高信息化建設(shè)方面所占的績效比例，以鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識。同時(shí)，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。

加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)意識，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動熱情的服務(wù)精神。

3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，為具體工作的開展制定相應(yīng)的計(jì)劃方案，同時(shí)建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升，保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)對相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級優(yōu)化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結(jié)合管理、相互保障的相關(guān)機(jī)制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實(shí)施聯(lián)動，在嚴(yán)格遵守國家相關(guān)制度的基礎(chǔ)，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)可以提高檔案管理水平，我們必須不斷完善我國的檔案管理流程，加強(qiáng)硬件建設(shè)，推動我國的檔案管理工作更快更高效的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，保證信息資源的有效利用。

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