論企業檔案信息化建設

唐巍巍

摘 要：企業檔案管理信息化建設是企業參與國民經濟和社會信息化的具體體現，也是企業檔案部門進一步深化改革，推動科技進步，提高服務效率的必然選擇。隨著電子文件、數據傳輸的普及，有色金屬企業相應的檔案管理也應與時俱進。本文結合工作實際試圖分析企業檔案管理的現狀及存在的問題，探尋加強企業檔案管理信息化建設的有效途徑，使檔案資源得到更好的開發利用，為企業的正確決策提供有力支持。

關鍵詞：大數據檔案；信息化；實用性；安全性

隨著企業生產經營活動的不斷增多，企業所涉及的檔案資料也會持續增加，而檔案資料作為企業制定正確發展戰略和控制運營風險的主要參考依據，能否對其進行信息化管理，直接決定這我們獲取檔案信息資源的準確性和實用性，因此，完善企業檔案信息化建設，是企業生存與發展的必由之路。例如，如果我們不能從企業所掌握的檔案資料中獲取有價值的信息資源，就很難準確掌握企業發展的機遇和存在的安全隱患，從而降低企業自身的盈利能力和市場競爭能力。此外，由于電子檔案資料是在近幾年才得以廣泛運用的，所以，其信息化建設的標準、途徑以及人才等都還處于形成階段，在很大程度上降低了企業檔案信息的時效性和安全性。因此，研究大數據時代企業電子檔案信息化建設這一課題具有十分重要的意義。

1 企業檔案信息建設存在的問題

1.1 電子檔案信息安全性低

每個企業在生產和運行的過程中，都會產生或多或少的機密檔案，而截止到目前為止，我們依然沒有設計出安全性能較高的電子檔案管理軟件，且電子檔案的傳輸與保存大多是通過第三方軟件加以實現，所以，我們很難全方位的確保企業電子檔案信息的安全。例如，很多企業常常通過QQ、微信、郵箱等平臺傳輸電子文件，所以，一旦企業收發文件的賬號和密碼外泄，就會造成檔案信息泄露的現象。再有就是，很多企業為了獲取同類行業的商業機密，常常會聘請黑客入侵競爭企業的電子文件管理平臺，獲取核心機密，因此，如何提高電子檔案信息的安全性，已成為當前制約電子檔案信息化建設的首要瓶頸，同時也是企業在大數據環境下開展電子檔案信息化建設工作的主要難題。

1.2 沒有專業性匯編資料，致使檔案利用具有局限性

主要問題集中反映在以下幾個方面：1）檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；2）案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；3）大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；4）許多案卷未編頁碼，如果利用中掉頁就很難發現；5）組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權限組卷的，還有按文種組卷的；6）案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之，檔案時間越長的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況看，檔案室目前還未具備實現信息化管理的充分條件，需要整合各個部門各方面的力量，科學地解決這些問題，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進。

1.3 建設目標不清，缺少建設標準

多數企業對于不能直接創造經濟效益的檔案工作往往不能給予足夠的重視，企業檔案信息化建設也多停留在響應國家號召這一目的上，企業檔案信息化在建設前期，缺乏科學的規劃與組織。對于本企業檔案信息化建設不能夠做到有所規劃、有所標準。建設的信息化內容也難以為企業所用，如此以往，惡性循環，造成的低水平重復與各自為政現象嚴重阻礙企業檔案信息化建設的發展。

2 推進企業檔案信息化建設的建議

2.1 增強企業電子檔案信息的安全性

筆者在參考相關研究資料之后，將增強企業電子檔案信息安全性的方法總結為以下幾個方面：首先，通過宣傳教育的方式，不斷向電子郵件收發部門傳遞確保電子文件安全的重要性，使工作人員能夠積極主動的參與到電子文件的保密工作中。其次，將文件收發密碼設置為動態密碼。例如，我們可以將所需電子文件上傳至企業共有的文件儲存平臺，并設置專人管理該平臺，當其他部門需要查閱和使用資料時，必須向管理員申請動態密碼后，直接登錄文件儲存平臺即可。這樣一來不僅有效的減少了文件傳輸過程中的風險，同時還可以防止密碼外泄。再次，凡是涉及企業機密的電子文件，都必須備份，且設置專門的打開密碼，密碼由發件部門與收件部門各保管其中一部分，使用者必須同時經發件部門與收件部門負責人批準后，才能正確的打開電子郵件，從而降低機密文件丟失或泄露的風險。

2.2 重新組合案卷，實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起，在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范。重組案卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2.3 規范題名，保證檢索

檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查全率。但僅保證查全率是不行的，還需同時保證查準，因此在著錄時要統一規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含糊不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長，則刪除多余的贅詞，這樣就可以提高檢索的準確率和區分出每份文件的實質作用。企業檔案管理信息化建設是一個綜合性很強的系統工程，企業要從戰略發展的高度考慮檔案信息化建設問題。建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統，不僅需要企業領導的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，用科學發展的理念努力探索檔案收集整理利用的客觀規律，而且要充分運用現代前沿信息技術，發揮人才優勢，整合企業內部各方面的力量，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進，實現檔案資源的有效開發利用。

2.4 提高從事檔案工作人員的專業技能

由于檔案收集管理工作對政策性和專業技能要求較高，因此從事檔案管理方面的工作人員應當具備較高的綜合素質。檔案管理部門可以建設一支具有專業知識的檔案管理隊伍，以此來提高檔案部門的工作效率。同時可以合理利用部門資源，對檔案管理隊伍的組成人員進行相關的專業培訓，在提高其專業技能的同時，也對其個人素質的提高具有一定的幫助。除此之外，從事檔案管理方面工作的人員也需要在實踐工作中，通過不斷的積累總結經驗，合理利用自身專業知識技能優勢，對檔案管理工作進行改進和完善。

3 結語

從上文所論述的內容中我們不難看出，對大數據時代的企業電子檔案開展信息化建設，具有增強電子文件安全性、客觀性以及實用性等作用，在提高電子檔案信息資源有效利用率、增強企業盈利能力和市場競爭能力等方面都起到了十分重要的作用。但是，受管理人員責任意識不強、電子檔案管理標準不統一以及管理平臺安全性能低等因素的影響，我們在開展企業電子檔案信息化建設工作中依然存在著諸多的問題，身為大數據環境下企業檔案資料管理人員的我們，必須在今后的工作中不斷總結和積累工作經驗，積極完善自身的專業知識和業務水平，才能準確的發現制約電子檔案信息化建設的因素所在，并采取行之有效的措施加以應對，為電子文件信息資源價值和使用價值的提升奠定堅實的基礎。

參考文獻

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