文書檔案數字化管理應用探析

張震新

摘 要：文書檔案的管理是對機關、企事業單位工作中形成的文檔資料進行有序歸檔整理的一項工作。在當今的社會中，文書檔案數字化管理對于日后的使用查找、開發利用有著十分重要的意義，規范整理文書檔案對于文件資料有著舉足輕重的作用。這樣的數字化整理資料，對于平日的收集整理，更加科學規范，日后的查找利用會更加迅速便捷。辦公室文書檔案數字化管理使文件資料保管的安全性上升，對于以后的開發利用會有很大的益處。

關鍵詞：文書檔案；數字化管理；工作效率

一、運用檔案管理數字化應用的背景

隨著科技的發展與大數據時代的到來，機關、企事業單位存儲資料數量變得越來越多，對于資料的安全性、嚴密性要求也越來越高。重要資料的外泄事件也時有發生，資料外泄還會造成機關、企事業單位重大經濟損失和政治影響。

紙質化儲存資料已跟時代的發展不相適應，紙質儲存不僅占用空間，若是管理不善就會造成文件資料丟失等后果。假如管理員責任心不強，沒有嚴格執行檔案管理“八防”要求存放，造成資料被損毀，就會對單位造成嚴重的政治影響。使用紙質存檔，對于需要資料的人查找本身就不便捷，同時對工作的進度造成影響。目前，我們江蘇省各級檔案機構經過前幾年的基礎工作，都普遍實行了檔案信息化管理。查閱檔案人員只需在閱檔中心的微機中輸入關鍵字，工作人員就可以在系統中檢索到相關信息，然后就可到檔案庫房提取檔案原件進行復印，對查閱人員提供信息服務，這就是科學地運用大數據管理的優勢。運用檔案數字化掃描管理轉化為電子文檔，資料儲存到系統中不僅會減少存儲空間，操作也十分便捷。從而占用空間會大幅節省，查找起來十分方便，只需要輸入關鍵詞即可迅速得到有用信息。同時，檔案的管理保密性大幅增強，做到了防止重要資料外泄，使得資料的安全性有所保障。

二、文書檔案數字化管理的方式

文書檔案數字化管理是順應時代產生的優秀檔案管理的產物，管理方式如今也較為成熟，一套完善的數字化管理方式能夠使得管理文檔變得事半功倍。首先，建立完善的分類管理制度，做每一件事情之前都需要有制度的保障，只有這樣檔案管理才能夠符合現代管理制度。建立完備的制度，能夠讓管理文檔的工作人員知曉自己的任務和管理范疇。其次，保管整理文檔是一件繁瑣的事情，不同的人員應當各司其職，高質量地完成文書檔案歸檔工作。對于日后的檢查、考評、搜索都具有積極的意義。同時，物理隔離是檔案數字化管理的關鍵，在單獨計算機中的存儲與備份，跟外界互聯網的物理隔離，能更好的保障信息安全。最后，管理人員的綜合素質與文檔管理的設備質量也很關鍵。管理人員是最直接接觸到重要文件的人員，要堅定執行保密制度，所以管理人員的綜合素質是管理文檔的重中之重。只有管理人員本身一絲不茍，才不會有泄漏涉密文件的可能，文檔的安全性會更上一層樓。例如，在我國的《保密法》中，明確規定對境外的機構、組織等提供有損國家安全信息的人會依法追究刑事責任。所以管理人員的政治素質十分重要，工作人員的思想出現偏差，就會走上違法犯罪的道路。這樣的做法，不僅會讓工作人員本身前程盡毀，也會對國家或團體造成巨大的影響。除此之外計算機設備的工作環境也十分重要。若是設備的安全性能低下、防護措施不到位，那么文件資料的安全隱患會大幅提升。例如，就在2017年5月12日，全球的多個國家的計算機都受到了來自網絡病毒的攻擊，這種威脅后果很嚴重，是針對電腦系統的漏洞，一旦感染此種病毒，電腦中的文檔會被上鎖，無法使用需要使用的文檔。

三、文書檔案數字化管理的意義

首先要優化檔案工作者隊伍的知識結構。在當前信息化環境下，在各行各業都加快了信息化建設的進程，信息技術得以在各領域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業也加快了信息化建設，利用信息化技術來加快檔案管理數字化的實現。在數字化管理模式下，有效的促進了檔案管理人員對自身知識結構的更新，使其不斷的強化自身的專業知識和技能，通過培訓來更好的掌握各種新技術和新方法，從而在檔案數字化管理工作中能夠更好的實現對各種新技術的應用。其次，促進現代管理技術應用，提高了工作效率。 檔案一種豐富的信息資源，檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。數字化管理如利用計算機等現代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。最后，有效保護了原紙質檔案，改善了利用方式。 在當前檔案數字化管理工作中，在紙質檔案的基礎上形成數字化副本，這樣就避免了紙質檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時提供給多人進行使用。同時檔案管理的數字化，可以使檔案使用者不再受制于時間和空間的限制，可以通過局域網實現數字檔案文件的異地傳輸，實現檔案的異地調閱和利用。

綜上所述，文書檔案的辦公室數字化管理與紙質版相比，更加便捷，也更加便于保存。在社會經濟不斷提高的情況下，數字化文檔管理已經逐漸深入到我們的生活中。在改變傳統的文本檔案管理方式后，加上計算機的輔助，使文本檔案管理逐漸走向了可持續發展的道路。在這樣的大背景下，數字化文檔正在利用其快速、便捷、優質的優勢不斷精益求精，不斷創新，從而滿足人們對信息時代資源利用的需求。完善數字化文本檔案、加強資金投入使數字化文檔快速發展，是目前數字化文檔的重中之重。數字化文檔對文本檔案的管理具有推動性的重要意義。

參考文獻

[1]黃麗穎.文書檔案管理數字化應用分析[J].城建檔案，2016（8）：70-71.

[2]劉曉娟.國企文書檔案管理數字化研究[J].現代企業文化，2017（21）：152-152.