高校畢業(yè)生檔案去向查詢應(yīng)用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

鄧晶

【摘要】本文從武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的實(shí)際情況出發(fā)，針對畢業(yè)生由于信息不對稱造成咨詢量激增的問題進(jìn)行探討研究，開發(fā)一個(gè)畢業(yè)生檔案去向查詢應(yīng)用程序，現(xiàn)以該應(yīng)用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)談?wù)勛约旱恼J(rèn)識，以便有關(guān)高校工作人員參考。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+;檔案去向;查詢應(yīng)用;管理

當(dāng)前各高校學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)為主、電子為輔的手段進(jìn)行管理，隨著高校學(xué)生數(shù)量的增長以及畢業(yè)生就業(yè)形式的多元化，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作也迎來了新的挑戰(zhàn)。畢業(yè)生檔案經(jīng)由學(xué)校寄出后，越來越多的畢業(yè)生需要咨詢其檔案的去向，而檔案去向管理多依賴人工查詢方式進(jìn)行，主要由檔案管理人員口頭解答各類問題，這對于檔案管理人員及畢業(yè)生來說都是耗時(shí)間耗精力的事情。因此，在新時(shí)代“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，借助信息化手段去管理畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞信息迫在眉睫。

武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院每年畢業(yè)生約有4300人，配備專職檔案管理員1名，學(xué)生助理2名，畢業(yè)生檔案去向管理工作量大，依靠現(xiàn)有的人力難以實(shí)現(xiàn)高效管理。學(xué)校學(xué)工處在認(rèn)真調(diào)研的基礎(chǔ)上組織開發(fā)了武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)生檔案去向查詢應(yīng)用程序，該應(yīng)用可同時(shí)支持PC端及移動端訪問，查詢精確，傳播途徑多樣，現(xiàn)就該應(yīng)用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)談?wù)勛约旱恼J(rèn)識，以便有關(guān)高校工作人員參考。

一、檔案去向查詢應(yīng)用的需求

畢業(yè)生檔案去向查詢應(yīng)用的服務(wù)對象是已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，為學(xué)生提供便利服務(wù)的同時(shí)也需要兼顧到管理部門的需求，因此需滿足以下兩點(diǎn)：

（一）畢業(yè)生查詢的需求。畢業(yè)生最關(guān)心的即是檔案是否轉(zhuǎn)出、檔案接收單位、接收地址、檔案收件人信息及郵政編號等信息，畢業(yè)生的查詢條件必須保證唯一性。

（二）檔案管理員管理的需求。檔案管理員需對檔案去向轉(zhuǎn)遞信息進(jìn)行收集、增加、修改、刪除、更新等操作，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性及準(zhǔn)確性，并能通過系統(tǒng)對檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。基于畢業(yè)生自身查詢需求以及檔案管理員有序管理需求，將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息以數(shù)字化的形式存儲以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，再輔以微信公眾號、QQ等宣傳渠道，進(jìn)而為畢業(yè)生提供快速、便捷的查詢?yōu)g覽功能，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維實(shí)現(xiàn)突破時(shí)空限制的信息資源共享。

二、檔案去向查詢應(yīng)用的設(shè)計(jì)

根據(jù)上述兩類人員的需求，應(yīng)用功能主要分為前臺檔案查詢模塊和后臺檔案管理模塊。前臺檔案查詢模塊包括畢業(yè)生查詢條件輸入和檔案轉(zhuǎn)遞信息展示，使用對象為畢業(yè)生。后臺檔案管理模塊包括數(shù)據(jù)表管理、對檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)的增加、修改、刪除、查詢及統(tǒng)計(jì)等操作，使用對象為檔案管理員。應(yīng)用功能模塊主要包含檔案查詢、檔案管理及數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)三大模塊。

（一）檔案查詢設(shè)計(jì)。檔案查詢使用對象是學(xué)生，學(xué)生輸入姓名和學(xué)號后即可查看自己的檔案派遣信息，同時(shí)為了保證學(xué)生隱私及準(zhǔn)確性，不支持模糊查詢。

（二）檔案管理設(shè)計(jì)。檔案管理主要是便于檔案管理員進(jìn)行有序管理，數(shù)據(jù)表管理即根據(jù)實(shí)際需要，定義和調(diào)整應(yīng)用使用的數(shù)據(jù)表字段、格式，除此之外，還需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪除、修改、查詢和統(tǒng)計(jì)等操作。

（三）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。根據(jù)需求，該應(yīng)用涉及到的數(shù)據(jù)庫表有學(xué)生信息表、檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)表和日志表，其中學(xué)生信息表和檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)表以學(xué)生學(xué)號為主鍵進(jìn)行關(guān)聯(lián)，日志表記錄數(shù)據(jù)修改途徑，保證數(shù)據(jù)庫的安全性。

三、檔案去向查詢應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)

（一）查詢應(yīng)用程序開發(fā)。根據(jù)應(yīng)用的功能設(shè)計(jì)，開發(fā)畢業(yè)生檔案去向查詢應(yīng)用程序。考慮查詢的便捷性，本應(yīng)用采取B/S（瀏覽器/服務(wù)器）體系結(jié)構(gòu)，所有的業(yè)務(wù)邏輯及數(shù)據(jù)支持均在服務(wù)器中完成，用戶無需安裝其它客戶端軟件而隨時(shí)隨地訪問。本應(yīng)用檔案查詢界面使用html5+CSS3來撰寫Web-based的應(yīng)用程式，檔案管理界面基于jsp+servlet+jdbc+MySql模式進(jìn)行開發(fā)。Html5提供了完善的實(shí)時(shí)通信支持，并且兼容性強(qiáng)，適用于網(wǎng)頁端及移動端訪問，開發(fā)及維護(hù)成本低，打開即可使用最新版本，免去更新升級過程。同時(shí)jsp頁面中動態(tài)和靜態(tài)的內(nèi)容可以相互分離，實(shí)現(xiàn)界面與業(yè)務(wù)邏輯的分離，使基于web的應(yīng)用程序的開發(fā)變得迅速和容易。學(xué)生信息及畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息均需錄入到mysql數(shù)據(jù)庫中儲存，在錄入的時(shí)候一定遵循數(shù)據(jù)的規(guī)范性。

（二）查詢應(yīng)用的特點(diǎn)。該應(yīng)用開發(fā)完成后具有如下特點(diǎn)：1.方便靈活，對客戶端要求低，只要能夠上網(wǎng)就能登錄使用。2.傳播途徑廣，H5頁面可以通過QQ及微信平臺進(jìn)行大面積宣傳，即用即丟，滿足一次性查詢需求。3.管理后臺功能強(qiáng)大，易于進(jìn)行擴(kuò)充，維護(hù)方便。

四、檔案去向查詢應(yīng)用的效果

我校畢業(yè)生檔案去向查詢應(yīng)用于2018年5月上線試運(yùn)行，包含了2015屆及以后的畢業(yè)生檔案去向數(shù)據(jù)，可以滿足1.3萬多名畢業(yè)生自助查詢自己檔案的需求。往屆畢業(yè)生只需要輸入姓名及學(xué)號即可查到自己檔案的去向，同時(shí)支持PC端及移動端的訪問。

該應(yīng)用改變了傳統(tǒng)電話咨詢和實(shí)地查詢信息的模式，在一定程度上提高了高校就業(yè)管理效率，同時(shí)提高了檔案工作人員的工作效率，在畢業(yè)生中反響良好。