淺析行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

陸潔群

【摘要】行政事業(yè)單位作為參與國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)管理的主體，在日常的工作中產(chǎn)生了大量重要的文件資料信息，需要長(zhǎng)期保存。檔案管理工作不斷引入現(xiàn)代信息管理技術(shù)，提高檔案管理的科學(xué)化水平，進(jìn)一步滿足單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需要，作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)在工作中大膽創(chuàng)新，改進(jìn)工作方式方法，提高工作的效率，將信息化建設(shè)和實(shí)際工作要求完美結(jié)合。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

習(xí)近平總書記指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要。”檔案管理工作要遵循三大特性：專業(yè)性、科學(xué)性、服務(wù)性。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，需要系統(tǒng)性管理來(lái)完成。檔案的科學(xué)性體現(xiàn)在平時(shí)的檔案管理工作中，把握好以下幾個(gè)方面的基本原則：一是要確保檔案資料信息的完整性，充分反映被提供者的全面信息。二是確保檔案資料的安全性，做好相關(guān)的保密工作。三是確保檔案資料的有效利用。

一、檔案管理工作的主要缺陷及創(chuàng)新意義

（一）缺乏足夠的重視。由于現(xiàn)實(shí)中檔案管理工作的開展，不僅不能為單位創(chuàng)造效益，還成為了單位一項(xiàng)長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，通常情況下，單位領(lǐng)導(dǎo)不是很重視檔案管理工作，往往忽視其重要性。作為行政事業(yè)單位工作指揮棒的年終考核，對(duì)于檔案管理工作的考核重視度不夠，對(duì)于檔案管理工作不能做到高效的全面控制，導(dǎo)致了相關(guān)管理方面的效率低下，檔案管理工作者缺少外部管理刺激，工作積極性不強(qiáng)，工作能力弱化，處于得過(guò)且過(guò)的狀態(tài)之下，缺少足夠的重視，缺少高效、強(qiáng)有力的制度措施保障檔案資料的安全。

（二）缺乏健全的管理體系。許多單位設(shè)置了專門的檔案管理部門，也擁有檔案室等存放檔案資料的硬件設(shè)施條件，但是缺乏檔案管理系統(tǒng)是目前存在的問(wèn)題。首先，檔案管理系統(tǒng)對(duì)于檔案管理具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，便于管理者科學(xué)規(guī)范管理檔案資料。其次，檔案資料的入庫(kù)、出庫(kù)應(yīng)該遵循相關(guān)的制度規(guī)范執(zhí)行，保持和管理信息系統(tǒng)的一致性。最后，在實(shí)際的管理工作中，雖然事業(yè)單位也采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理檔案資料，但是現(xiàn)實(shí)情況是，許多單位對(duì)于管理信息系統(tǒng)使用不到位、不規(guī)范，信息登記不及時(shí)，沒(méi)有很好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的價(jià)值優(yōu)勢(shì)。

（三）人員素質(zhì)不高，待遇低，流動(dòng)性大。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)性工程，對(duì)于從事的工作人員要求較高。現(xiàn)實(shí)情況是，大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)水平不高，且身兼多職，對(duì)于檔案管理工作只是兼職工作的部分，無(wú)法投入全部的時(shí)間和精力從事檔案管理具體工作。對(duì)于檔案的管理意識(shí)和方式方法都無(wú)法做到科學(xué)性和規(guī)范化高標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)于引入信息化手段管理檔案資料的重要性也沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，致使檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，效率不高。而且單位領(lǐng)導(dǎo)不重視的情況下，待遇偏低，人員的流動(dòng)性較大，大大影響了檔案管理的質(zhì)量。

二、創(chuàng)新思路與優(yōu)化策略

作為時(shí)代發(fā)展的見證者，檔案管理部門必須有不斷改革進(jìn)步的意識(shí)，更新觀念，用科學(xué)實(shí)際的辦法解決檔案管理中存在的問(wèn)題，提高檔案的有效利用。

（一）完善管理及獎(jiǎng)懲制度。首先，根據(jù)實(shí)際工作的需求，建立科學(xué)合理的管理制度，分清主要職責(zé)，確保規(guī)章制度能夠簡(jiǎn)單實(shí)用。其次，確保制度約束的平等性。檔案管理規(guī)章制度既要對(duì)員工實(shí)行制約，也需對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行制約，如此一來(lái)，能夠加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視度，有效提升其監(jiān)管力度。最后，建立科學(xué)的管理考核體系。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方面的考核，并對(duì)表現(xiàn)較好的管理人員給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，促使其更加積極主動(dòng)地投入到工作當(dāng)中。以高效的管理方法，留住檔案管理專業(yè)人才。

（二）加強(qiáng)信息化管理建設(shè)。首先，從觀念入手，改革創(chuàng)新，增強(qiáng)信息化管理意識(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，行政事業(yè)單位的檔案管理信息化成為必然趨勢(shì)。依托電子信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料同電子檔案信息的同步，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理規(guī)范的管理，充分發(fā)揮電子檔案在查詢、登記、定位、修正、歸檔等方面的便利化優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際管理過(guò)程中，要把檔案切實(shí)達(dá)到信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理從被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)的過(guò)程，將封閉的管理模式發(fā)展為開發(fā)服務(wù)型管理模式，使之適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。其次，硬件設(shè)施是檔案管理科學(xué)化、信息化的必要條件，配備齊全的計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、刻錄機(jī)等各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施，才能充分發(fā)揮信息化的檔案管理。在應(yīng)用技術(shù)上改革創(chuàng)新，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。單位在加大檔案系統(tǒng)建設(shè)投入力度的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員技術(shù)水平的提升，現(xiàn)代科學(xué)化的管理模式，必將檔案管理推上新高度。

（三）強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)。要做好行政事業(yè)單位檔案管理工作，需要建立一支具備高素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍。管理檔案工作的成效同參與檔案管理的人員的素質(zhì)是密不可分的，大家都有這樣的現(xiàn)實(shí)體驗(yàn)，同樣是一份工作，不同的人做出來(lái)的工作效果和成績(jī)卻是千差萬(wàn)別的。這就要求檔案管理人員要有專業(yè)技術(shù)的水平，并且熟悉電子文件的操作及在管理過(guò)程中具備安全防范意識(shí)，有積極參與各項(xiàng)培訓(xùn)工作，與時(shí)代接軌，主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力。為了確保檔案管理工作的質(zhì)量，單位必須強(qiáng)化檔案管理人員的信息化技能，使之迅速由傳統(tǒng)管理模式邁向現(xiàn)代信息化模式。

三、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)行政事業(yè)單位的檔案管理工作，做好檔案管理工作的重要性是不言而喻的。針對(duì)管理中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，保證檔案管理工作的必要經(jīng)費(fèi)支持，做好管理隊(duì)伍人員配備，通過(guò)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息電子化管理，充分發(fā)揮新興技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，相信在今后的工作中，檔案管理工作將更上臺(tái)階，為單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙悅.加強(qiáng)信息化建設(shè)提升事業(yè)單位檔案管理時(shí)效[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2016（11）.