淺析行政事業單位檔案管理的創新路徑

陸潔群

【摘要】行政事業單位作為參與國家各項事業管理的主體，在日常的工作中產生了大量重要的文件資料信息，需要長期保存。檔案管理工作不斷引入現代信息管理技術，提高檔案管理的科學化水平，進一步滿足單位各項事業發展的需要，作為檔案管理工作人員，應當在工作中大膽創新，改進工作方式方法，提高工作的效率，將信息化建設和實際工作要求完美結合。

【關鍵詞】行政事業單位;檔案管理;創新思路

習近平總書記指出：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。在全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要。”檔案管理工作要遵循三大特性：專業性、科學性、服務性。檔案管理工作專業性很強，需要系統性管理來完成。檔案的科學性體現在平時的檔案管理工作中，把握好以下幾個方面的基本原則：一是要確保檔案資料信息的完整性，充分反映被提供者的全面信息。二是確保檔案資料的安全性，做好相關的保密工作。三是確保檔案資料的有效利用。

一、檔案管理工作的主要缺陷及創新意義

（一）缺乏足夠的重視。由于現實中檔案管理工作的開展，不僅不能為單位創造效益，還成為了單位一項長期的經濟負擔，通常情況下，單位領導不是很重視檔案管理工作，往往忽視其重要性。作為行政事業單位工作指揮棒的年終考核，對于檔案管理工作的考核重視度不夠，對于檔案管理工作不能做到高效的全面控制，導致了相關管理方面的效率低下，檔案管理工作者缺少外部管理刺激，工作積極性不強，工作能力弱化，處于得過且過的狀態之下，缺少足夠的重視，缺少高效、強有力的制度措施保障檔案資料的安全。

（二）缺乏健全的管理體系。許多單位設置了專門的檔案管理部門，也擁有檔案室等存放檔案資料的硬件設施條件，但是缺乏檔案管理系統是目前存在的問題。首先，檔案管理系統對于檔案管理具有現實指導意義，便于管理者科學規范管理檔案資料。其次，檔案資料的入庫、出庫應該遵循相關的制度規范執行，保持和管理信息系統的一致性。最后，在實際的管理工作中，雖然事業單位也采用了計算機技術輔助管理檔案資料，但是現實情況是，許多單位對于管理信息系統使用不到位、不規范，信息登記不及時，沒有很好地發揮信息系統的價值優勢。

（三）人員素質不高，待遇低，流動性大。檔案管理工作是一項專業性很強的系統性工程，對于從事的工作人員要求較高?，F實情況是，大多數行政事業單位的檔案管理人員專業水平不高，且身兼多職，對于檔案管理工作只是兼職工作的部分，無法投入全部的時間和精力從事檔案管理具體工作。對于檔案的管理意識和方式方法都無法做到科學性和規范化高標準的要求，對于引入信息化手段管理檔案資料的重要性也沒有足夠的認識，致使檔案管理工作不夠專業，效率不高。而且單位領導不重視的情況下，待遇偏低，人員的流動性較大，大大影響了檔案管理的質量。

二、創新思路與優化策略

作為時代發展的見證者，檔案管理部門必須有不斷改革進步的意識，更新觀念，用科學實際的辦法解決檔案管理中存在的問題，提高檔案的有效利用。

（一）完善管理及獎懲制度。首先，根據實際工作的需求，建立科學合理的管理制度，分清主要職責，確保規章制度能夠簡單實用。其次，確保制度約束的平等性。檔案管理規章制度既要對員工實行制約，也需對單位領導實行制約，如此一來，能夠加強單位領導的重視度，有效提升其監管力度。最后，建立科學的管理考核體系。定期對檔案管理工作進行全方面的考核，并對表現較好的管理人員給予適當的獎勵，促使其更加積極主動地投入到工作當中。以高效的管理方法，留住檔案管理專業人才。

（二）加強信息化管理建設。首先，從觀念入手，改革創新，增強信息化管理意識，隨著互聯網等信息技術的發展，行政事業單位的檔案管理信息化成為必然趨勢。依托電子信息化技術，實現紙質檔案資料同電子檔案信息的同步，實現信息資源的合理規范的管理，充分發揮電子檔案在查詢、登記、定位、修正、歸檔等方面的便利化優勢，在實際管理過程中，要把檔案切實達到信息化管理水平，實現檔案管理從被動服務到主動服務的過程，將封閉的管理模式發展為開發服務型管理模式，使之適應時代的發展需求。其次，硬件設施是檔案管理科學化、信息化的必要條件，配備齊全的計算機、掃描機、刻錄機等各項設備設施，才能充分發揮信息化的檔案管理。在應用技術上改革創新，進一步實現檔案數字化管理。單位在加大檔案系統建設投入力度的同時，也要加強對檔案管理人員技術水平的提升，現代科學化的管理模式，必將檔案管理推上新高度。

（三）強化管理隊伍建設。要做好行政事業單位檔案管理工作，需要建立一支具備高素質的管理人員隊伍。管理檔案工作的成效同參與檔案管理的人員的素質是密不可分的，大家都有這樣的現實體驗，同樣是一份工作，不同的人做出來的工作效果和成績卻是千差萬別的。這就要求檔案管理人員要有專業技術的水平，并且熟悉電子文件的操作及在管理過程中具備安全防范意識，有積極參與各項培訓工作，與時代接軌，主動學習的能力。為了確保檔案管理工作的質量，單位必須強化檔案管理人員的信息化技能，使之迅速由傳統管理模式邁向現代信息化模式。

三、結語

針對行政事業單位的檔案管理工作，做好檔案管理工作的重要性是不言而喻的。針對管理中存在的現實問題，需要單位領導的高度重視，保證檔案管理工作的必要經費支持，做好管理隊伍人員配備，通過引入現代信息技術，實現檔案資料的信息電子化管理，充分發揮新興技術的優勢，相信在今后的工作中，檔案管理工作將更上臺階，為單位各項事業發展提供更加優質的服務。

【參考文獻】

[1]趙悅.加強信息化建設提升事業單位檔案管理時效[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2016（11）.