試論新時期如何做好國企辦公室行政管理工作

陳姝霖

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-089-02

摘 要 國企辦公室是維持企業正常運行的重要保障，其行政管理工作涉及面廣、工作量較大，是國企上下級之間交流的紐帶。在社會主義市場經濟發展新形勢下，國企辦公室行政管理工作也面臨著新的挑戰，如何做好國企辦公室行政管理工作值得進一步探討。本文結合筆者的工作經驗，對國企辦公室行政管理工作現狀進行了簡要地闡述，并探討了新時期如何做好國企辦公室行政管理工作的措施，以供參考。

關鍵詞 行政管理工作 國企辦公室 新時期 措施

國企辦公室是國企的重要部分，既要負責政策執行等宏觀管理工作，又要負責文件起草、檔案工作、信訪維穩等服務任務，是保障各個部門正常運轉的重要部門。在新時期下，國企辦公室行政管理工作任務愈加繁重，工作內容愈加復雜。為了保證新時期行政管理工作的質量，必須加強對行政管理工作的研究，完善內部機制，滿足新時期的工作需求。

一、國企辦公室行政管理工作職能與現狀

國企辦公室行政管理職能主要包括：一是協助職能。根據上級部門的工作安排，參考單位領導的態度，嚴格執行相關工作。在這一過程中，國企辦公室還需要安排具體的執行流程，在提升企業管理水平、維護各部門運轉發揮著重要的作用。二是督辦職能。在相關決策出臺后，為了保證決策能夠有效落實，國企辦公室要將上級機關或內部安排的工作任務按照有關要求完成。同時，還要聯合其他部門完善相應的辦事流程，加大督查的力度，進一步打擊歸工作盲點與不正之風，創設良好的工作的環境。三是中樞職能。國企辦公室需要日常上傳下達政策與執行情況，協調各個部門的關系，具有聯系上下、協調內外的作用。四是參謀職能。辦公室是領導工作的一大助力，辦公室工作要抓住企業的核心，及時為領導提供必須的信息，為領導的決策提供參考。

現階段，國企正處于全面深化改革階段，辦公室行政管理工作也面臨著新的挑戰，出現了一些新的問題：

第一，行政管理人員的素質有待提升。在新時期，為了更好地應對工作任務、工作內容變化帶來的挑戰，需要一批高素質的行政管理人員。然而，現階段，國企辦公室行政管理人員素質仍有待提升。一方面，辦公室行政管理人員工作積極性不高、服務意識淡薄，在工作中不能主動執行相關工作安排，也未能及時與各個部門溝通與協調，部分工作人員職業倦怠情況較為嚴重，在工作過程中一態度消極，一定程度上破壞了國企的外在形象。另一方面， 行政管理人員對崗位職責認識不夠，難以從全局角度分析與執行工作任務，局限于自身工作范圍，未能深刻認識到辦公室行政管理工作在企業發展中的作用，不僅影響了內部的工作效率，而且也制約了國企的發展。

第二，檔案工作矛盾較為突出，工作任務繁重。檔案、文檔的管理是國企辦公室行政管理工作的重要內容，許多工作任務的安排都會通過文檔的形式下發。然而，當前辦公室行政管理工作中，檔案或文檔工作矛盾較為突出。首先，檔案收集與整理工作不規范。由于部分單位內部管理工作制度不健全，部分工作人員在收集、整理過程中對檔案處理流程不甚了解，工作效率較低；整理完畢后，也未及時進行核查，導致部分檔案丟失；整理效率較低，整理完畢后不能立即歸檔處理。其次，在整理過程中，部分行政管理人員與其他部門缺乏溝通，對辦公室部門之外的工作不大了解，尤其是專業性較強的工作內容，難以準確認識到其他部門工作的前因后果，部分檔案處理效率相對較低。同時，在整理、管理過程中，其他部門人員可能會接觸到檔案或重要文件，存在信息泄露的風險。除此之外，盡管國企信息化建設已經取得了顯著的成效，文件與檔案管理工作中也已經運用了信息技術，但是行政管理人員多是通過計算機技術查詢文件，工作效率相對較低。

第三，工作任務量大，工作積壓現象突出。通常，國企辦公室行政管理工作大多圍繞協調與服務兩個方面。在大型國有企業中，企業部門數量較多，企業人員構成與工作內容較為復雜，需要辦公室協調的事務較多。倘若辦公室行政管理人員未能夠在當日完成相關工作，則文件堆積量會越來越多。與此同時，國企辦公室行政管理人員還需要組織相關會議、完成會議紀要等工作，在行政管理人員數量有限的情況下，面對較大的工作量，比較容易出現工作積壓問題。

二、新時期如何做好國企辦公室行政管理工作的措施

（一）建立健全辦公室行政管理制度

要想提高辦公室行政管理人員的積極性、提升行政管理工作效率，首先要從制度層面入手，要完善辦公室行政管理制度，以完善、可行的制度為保障。國企應該通過工作會議或者邀請專人為辦公室行政管理制度的完善提出相關建議，在制度中進一步明確行政管理工作的流程與人員職責，厘清權責關系。例如關于組織辦公會議事項，辦公室應該明確各個部門U的工作程度，負責會議的組織與實施，及時通知各個部門辦公會議的召開時間、主持人員以及會議方向等，督促各個部門在會議前提交相關書面文件，安排專人對各部門提交的文件整理與篩選，上報會議主持人確定會議主題，并告知相關部門準備會議材料；同時辦公室安排專人在會議過程中記錄會議內容，整理后存檔。在公文處理過程中，辦公室需要對國企發出的文件等進行審查，安排專人負責文檔地工作與保密工作，進行登記，一旦發現信息泄露，立即追究相關人員責任。在建立健全辦公室行政管理制度時，還需要根據企業部門與工作人員的需求完善制度，使職工的基本權益可以得到保障，滿足職工的訴求，使辦公室行政管理 制度可以順利實施。

（二）加強對辦公室人員的管理與培訓

現階段，國企辦公室人員的選拔主要是通過筆試考核為主，多是內部聘用人員，造成部分辦公室行政管理人員雖然具有較強的理論知識，但是綜合素質有待提高。因此，需要完善辦公室人員的聘用機制與選拔標準，提升辦公室行政管理隊伍水平。在選拔人員時，要“強調崗位”，轉變以往人員選拔中重學歷、重理論、重資歷的現象，要以知識結構、專業素質、職業道德水平、業績等作為人員選拔標準。采用“競爭上崗”方式，人員選拔過程中向競爭擇優轉變，激發員工的工作積極性，強化行政管理人員的競爭意識。完善合同管理為中心的聘用機制。在聘用行政管理人員時，與其簽訂勞動合同，不僅保障了行政管理人員的基本權利，而且提高了辦公室工作隊伍的活力，有利于加強對辦公室行政管理人員的管理。

為了進一步調動辦公室行政管理人員工作的積極性，引入績效管理模式，完善職工分配制度，發揮物質激勵的作用。首先，根據行政管理人員的能力與工作水平確定薪資，績效工資占員工總工資的30%以上。其次，實行優勞優酬，定期對辦公室行政管理人員進行績效考核，行政管理人員的績效越佳，則相關的薪酬就會越高。

重視辦公室行政管理人員的培訓工作。首先，要加強工作人員的崗前培訓。在新人員上崗前，安排工作經驗豐富的老員工對新員工進行培訓，幫助新人員盡快熟悉辦公室工作內容以及各項工作的基本流程與注意事項，讓新員工深入了解崗位職能與要求，樹立責任意識。在入職培訓時，還需要幫助新人員熟悉辦公設備，對新員工進行考核，保證培訓效果。其次，要加強在職人員的培訓與學習，可以通過工作會議就現有的工作問題進行探討，強化責任意識，督促行政管理人員學習與反思。有條件的還可以邀請業內專家指導工作，鼓勵工作人員通過網上交流等不斷學習新的管理理念、分享與吸取經驗，樹立終身學習的理念，提升自身綜合素質。

（三）加強檔案收集、整理工作

國企辦公室行政管理人員在遵循工作制度與工作流程的基礎上，根據工作經驗以及客觀需求判斷文件或檔案是否需要立即歸檔。在檔案收集與整理過程中，工作人員要從全局層面執行工作，要主動了解各個部門的工作內容與職責，對于不了解的問題，應該及時與相關部門溝通、掌握基本情況。對于機密性較強的文件，工作人員要嚴格做好保密工作，當有其他人員有機會接觸到文件或檔案時，要確保機密性文件或檔案在自己的視線范圍內，降低重大信息泄露的風險。若文件與本單位本單位職能關系密切，工作人員應該對文件內容等進行審核與評估再收集，對于其他部門的臨時性文件，有必要時工作人員也應該進行收集與整理。

（四）加強辦公室信息化建設

當前，市場競爭愈加激烈，國有企業為了不被市場所淘汰，早已將信息技術用于生產管理、市場決策等工作中。在信息化技術背景下，國企辦公室行政管理工作也需要提高其信息化水平，要改變單純的紙質辦公形式，要提高信息技術應用水平。企業可以建立內部信息分享平臺，企業各個部門將工作信息上傳至信息平臺，使行政管理人員可以及時了解相關信息，盡可能地避免辦公室行政管理人員“多頭跑”，提升了辦公室工作效率。同時，企業還可以邀請技術人員建立文件（檔案）數據庫，完善搜索功能與遠程管理功能，便于工作人員能夠及時查閱、處理文件，減輕工作壓力。

（五）強化團隊建設

辦公室行政管理工作涉及面廣、工作量大，這就需要辦公室人員具有較強的團隊意識，相互配合，盡快完成各項工作任務。因此，國企辦公室應該加強團隊建設，發現每一位行政管理人員的潛能，在工作中多交流與溝通，以團隊工作目標為導向完成工作任務，提升工作效率，減少工作積壓的情況。

三、結語

綜上所述，國企辦公室行政管理工作內容復雜，在新時期面臨著更為復雜的挑戰。因此，相關人員要認識崗位職能，強化責任意識與服務意識，轉變工作態度，加強學習；企業也要完善辦公室行政管理工作制度，優化人員選拔標準，提高行政管理隊伍素質水平，使新時期辦公室行政管理工作效率更高、質量更佳。

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