高校科研電子檔案的管理方法探究

楊輝

摘?要：近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)通信的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量的科研電子檔案，并呈現(xiàn)日益增長(zhǎng)的趨勢(shì)，科研項(xiàng)目的電子檔案管理已成為科研項(xiàng)目管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。通過(guò)分析現(xiàn)行科研電子檔案的現(xiàn)狀，對(duì)暴露出的問(wèn)題進(jìn)行了研究，并提出解決問(wèn)題的基本對(duì)策。有針對(duì)性地提出了以科研電子檔案管理系統(tǒng)為核心的管理方法。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;紙質(zhì)檔案;科研項(xiàng)目;高校

中圖分類號(hào)：F27?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.17.026

1?背景

近年來(lái)，隨著科研經(jīng)費(fèi)投入的加大，促使大批科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研發(fā)與應(yīng)用，與此同時(shí)形成了眾多的科研成果檔案，科研檔案是指在科學(xué)研究工作過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的，各種形式與載體的歷史記錄，是科研管理的重要組成部分，作為一種寶貴的信息資源，對(duì)于科研政策、科研計(jì)劃的制定具有重要的參考意義。

過(guò)去，檔案的載體基本上以紙質(zhì)文件為主，但隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用及辦公自動(dòng)化的日益普及，在科研過(guò)程中產(chǎn)生了大量的電子文件，并呈現(xiàn)日益增長(zhǎng)的趨勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)的高校科研檔案管理帶來(lái)了不小的沖擊。因此正確認(rèn)識(shí)電子檔案在高校科研檔案管理中的作用并進(jìn)行規(guī)范化的管理成為當(dāng)務(wù)之急。

2?科研電子檔案的主要內(nèi)容

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）中對(duì)電子文件下的定義，即“電子文件是在數(shù)字識(shí)別及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。

科研電子檔案的主要內(nèi)容包括課題申報(bào)指南、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、申請(qǐng)?jiān)u審書(shū)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算（決算）書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、項(xiàng)目變更申請(qǐng)、延期申請(qǐng)、年度總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)書(shū)、驗(yàn)收證明等等。

3?電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中的作用與存在的問(wèn)題

在科研檔案管理工作中，電子檔案的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1?占用空間少

電子檔案一般儲(chǔ)存在U盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)等介質(zhì)中，存儲(chǔ)方式多樣，存放更為便捷，并且隨著存儲(chǔ)容量的不斷增加，能夠大量節(jié)約空間。

3.2?電子檔案記錄方式的多樣性

隨著科技的進(jìn)步，尤其是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，科研成果的形式早已不拘泥于傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，出現(xiàn)了諸如照片、圖紙、錄音、視頻等多種形式。

3.3?電子檔案檢索與利用的便捷性

科研工作是一個(gè)長(zhǎng)期性、連續(xù)性的活動(dòng)，科研檔案往往對(duì)今后的研究具有重要的參考價(jià)值，方便科研人員對(duì)檔案的查詢與利用，是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索等功能極大地加快查詢速度，節(jié)省查詢時(shí)間，簡(jiǎn)化了借閱手續(xù)，進(jìn)而提高檔案的利用效率，這些優(yōu)點(diǎn)是紙質(zhì)檔案所不具備的。

電子檔案管理中存在的問(wèn)題如下：

（1）電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題。

由于高校各單位軟硬件平臺(tái)環(huán)境各不相同，存儲(chǔ)的格式、瀏覽的方式也不盡相同，信息化方面缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理與引導(dǎo)，信息化文件雜亂無(wú)章，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）電子檔案的安全性問(wèn)題。

從電子檔案的安全性來(lái)看，學(xué)校局域網(wǎng)平臺(tái)屬于公共平臺(tái)，易于受到計(jì)算機(jī)病毒的感染，并且數(shù)據(jù)及文件在存儲(chǔ)和使用過(guò)程中可能會(huì)面臨被篡改、丟失、泄露、損壞等威脅，進(jìn)而給檔案管理造成無(wú)法挽回的損失。

4?高校科研電子檔案的管理措施

相較于紙質(zhì)檔案的保存場(chǎng)所——檔案庫(kù)，電子檔案保存的主要載體是計(jì)算機(jī)及電子存儲(chǔ)設(shè)備，同時(shí)為了實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，還需要一套統(tǒng)一的電子檔案管理軟件，進(jìn)而提升高校電子檔案的信息化管理水平。

電子檔案管理系統(tǒng)是指具有歸檔電子文件的接收，電子檔案的整理組卷，電子檔案的案卷變動(dòng)處理，電子檔案的檢索目錄編制，電子檔案閱覽等功能的對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。它的開(kāi)發(fā)涉及人、技術(shù)和管理等各方面的因素，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

科研電子檔案管理系統(tǒng)由多個(gè)子系統(tǒng)組成，包括信息采集系統(tǒng)，用于對(duì)電子文檔的采集;檔案資源管理系統(tǒng)，包括建檔，整理，統(tǒng)計(jì)，檢索等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔、圖片、音視頻等信息的綜合管理。

科研電子檔案管理系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)包括項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、中檢、變更和結(jié)項(xiàng)。

（1）項(xiàng)目申報(bào)。為橫向及縱向科研項(xiàng)目提供申報(bào)功能，管理人員可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)開(kāi)放申報(bào)功能。

（2）項(xiàng)目立項(xiàng)。管理員可對(duì)立項(xiàng)后的項(xiàng)目進(jìn)行管理，批準(zhǔn)立項(xiàng)后項(xiàng)目在項(xiàng)目立項(xiàng)列表中顯示，可提供立項(xiàng)項(xiàng)目的查詢功能。

（3）項(xiàng)目中檢。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，由相關(guān)部門(mén)及專家對(duì)項(xiàng)目組織中期檢查。中檢方式一般按照批次進(jìn)行，由系統(tǒng)自動(dòng)提醒并發(fā)送通知，提供中檢項(xiàng)目審核功能，并可查看中檢報(bào)告。

（4）項(xiàng)目變更。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，可能需要對(duì)項(xiàng)目的相關(guān)信息如立項(xiàng)信息、項(xiàng)目成員、項(xiàng)目預(yù)算等發(fā)生變更，提供項(xiàng)目變更申請(qǐng)，申請(qǐng)審查，批準(zhǔn)變更等功能。

（5）項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)。包括項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)通知、結(jié)項(xiàng)審核、撤項(xiàng)、項(xiàng)目鑒定等功能。

5?結(jié)束語(yǔ)

在如今的信息化時(shí)代，科研項(xiàng)目電子檔案的應(yīng)用為檔案管理帶來(lái)了極大的便利，節(jié)省了人力成本、存儲(chǔ)空間，提高了利用效率，更加方便科研工作者對(duì)檔案的查詢與利用。高校的檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，提高認(rèn)識(shí)，加大相關(guān)軟硬件設(shè)施的投入，在科研管理工作中充分發(fā)揮電子檔案的實(shí)際作用。

參考文獻(xiàn)

[1]于英香.電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法論[J].檔案學(xué)研究，2003，（5）：34-37.