探索人力資源管理背景下的人事檔案管理

郝穎慧

摘 要 人事檔案是人事管理的重要依據，與人力資源管理存在著密不可分的關系。為推進事業單位改革發展，提高人力資源管理水平，事業單位必須加強人事檔案管理，充分發揮出人事檔案的利用價值。本文分析了人力資源管理背景下事業單位人事檔案管理現狀，并提出了加強人事檔案管理的實施建議，期望對提高人事檔案管理水平有所幫助。

關鍵詞 事業單位 人力資源管理 人事檔案管理

在事業單位檔案管理中，人事檔案是反映員工整體情況的真實記錄，通過有效利用人事檔案材料，可實現對人才的優化配置，提高人力資源管理成效。然而現階段，事業單位人事檔案管理存在著“重藏輕用”的現象，與人力資源管理相脫節，導致人事檔案管理始終處于事后管理、被動管理狀態。為此，事業單位有必要提高人事檔案管理的重視程度，結合人力資源管理的需求，對人事檔案管理體系進行重構。

一、人力資源管理背景下的人事檔案管理現狀分析

（一）檔案內容失真

事業單位將人事檔案保管作為工作重點，而忽視了對檔案資料內容完整性、材料真實性的審查鑒定，導致人事檔案存在內容失真問題。尤其對于一些不在單位考察范圍之內的檔案資料而言，如人員婚姻狀況、在職學習情況等，其真實性程度偏低。

（二）檔案更新速度緩慢

事業單位在人事檔案立卷后，需要根據當事人的實際情況變化形成對應新的文件材料，做到對人事檔案的動態更新，以確保人事單位能夠更加全面地反映當事人的發展軌跡。但是，事業單位在人事檔案管理中難以堅持動態性原則開展管理工作，其原因在檔案手續繁瑣，人事檔案資料更新速度緩慢。

（三）人員與檔案流動脫節

事業單位人事檔案管理應與人力資源管理相統一，才能發揮出人事檔案的最大化作用。但是，從當前的人事檔案管理現狀來看，卻普遍存在著“人”與“檔”相脫節的問題，檔案管理部門未能及時從人力資源部門獲取檔案當事人的調動信息，所以導致“有檔無人”現象較為嚴重，影響著人事檔案工作效率的提升。

（四）人事檔案信息化建設滯后

人事檔案是事業單位人力資源管理部門強化人員管理的重要依據，隨著事業單位的改革發展，人事檔案管理工作量也隨之加重，工作責任逐步加大。但是，大部分事業單位檔案管理仍以紙質材料為主，未能將紙質材料轉換為電子檔案，降低了檔案的利用效率，難以與事業單位人力資源管理部門共享人事檔案信息。

二、人力資源管理背景下加強人事檔案管理的措施建議

（一）加強人事檔案材料審核

事業單位人事檔案管理要嚴把人事檔案材料審核關口，保證人事檔案的真實性，杜絕存在檔案造假情況。在人事檔案材料審核中，應具體做好以下工作：一是審核檔案信息的準確性。檔案部門要審核檔案中有關當事人“三齡兩歷”信息是否準確，“三齡”包括出生時間、參加工作時間和個入黨時間，“兩歷”包括學歷學位、工作經歷。二是審核檔案材料的規范性。檔案部門要審核檔案材料是否存在涂改造假的痕跡，各項審批手續是否齊備，各項記載信息是否規范書寫。其三，審核檔案材料的完整性。檔案部門要審查當事人檔案資料是否包括學歷學位、職稱評聘、政治面貌、工資待遇、職務變動、教育培訓等方面的證明材料。其四，落實調查整改。如果在人事檔案材料審核中發現“三齡兩歷”信息記錄不一致、材料涂改造假、審批手續不完備等情況，要由檔案部門和人力資源管理部門組建考察小組，針對當事人提供的檔案資料開展實地查實工作。

（二）實施人事檔案動態化管理

事業單位人事檔案管理要結合本單位發展需要，做好人事檔案動態化管理工作，不斷更新和充實檔案內容，根據當事人的經歷變化，及時更新或調整人事檔案資料。檔案管理部門要以滿足人力資源管理需求為出發點，不斷豐富人事檔案內容，提高人事檔案的利用價值。在人事檔案管理中，要將人員政治思想素質、專業特長、性格特征、工作能力、廉潔情況、科研成果、身體素質、心理素質、知識結構、在職學習、婚姻狀況等基本情況均納入檔案管理中。除上述當事人的基本信息之外，人事部門還要根據當事人的實際情況變動，及時更新人事檔案資料，具體包括：記錄反映當事人業績變化的信息，收集歸檔當事人有關培訓、留學、實踐、進修、科研的相關證明材料;收集當事人與單位之間靠勞動關系變化的合同、協議、崗位調動、解聘通知書等材料;收集歸檔當事人社會保險繳納、工資福利待遇等方面的材料。通過實施人事檔案動態化管理，有助于提高事業單位人力資源管理水平，為事業單位人員考察、選拔和培養提供可靠依據。

（三）加強人事檔案流動管理

事業單位要遵循“人與檔案流動相一致”的原則實施人事檔案管理，保證事業單位人員流動的規范性。在人事檔案管理中，檔案部門要加強與人力資源管理部門的信息交流，及時獲取人事調動信息，當出現人員調離或解雇時，檔案部門應及時與該人員取得聯系，辦理好人事檔案調動手續，讓檔案隨著人員調動而帶走。同時，對于事業單位編外人員的檔案管理，要結合編外人員流動性較強的特點，遵循“人與檔案流動相一致”的原則，將編外人員檔案交由人才市場代為保管，既減輕事業單位人事檔案管理工作量，又能夠保證編外人員檔案的流動性和安全性。但是，事業單位應在編外人員入職前必須嚴格審核其人事資料，必要時到人才市場調閱核對資料，在核對之后為編外人員辦理入職手續。

（四）加快人事檔案管理信息化建設

事業單位要重視人事檔案管理信息化建設，投入充足經費用于購置軟硬件設備，開發和建設人事檔案管理系統，為單位人力資源管理提供高效率的檔案資料服務。首先，拓展管理系統功能。事業單位要拓展人事檔案信息管理系統的功能，使系統具備當事人年齡結構、知識結構、專業結構統計分析功能，為單位人才需求預測提供支持依據。同時，人事檔案信息管理系統還要與單位人力資源管理系統對接，實現數據信息的實時傳輸，促使檔案管理部門與人力資源管理部門協調運作。其次，實施并軌管理。事業單位人事檔案管理應采用紙質檔案與電子檔案并軌管理模式，利用先進設備將紙質檔案轉換為電子檔案，并對電子檔案進行備份、整理和歸檔，確保電子檔案與紙質檔案相對應，保證電子檔案的真實性。最后，加強檔案安全管理。事業單位人事檔案的部分內容帶有一定保密性，所以要加強檔案信息的安全管理，避免出現保密信息泄漏問題。檔案管理部門可將不屬于保密范圍的人事檔案信息進行共享，以便于檔案使用者及時獲取資料，提高人事檔案的利用價值。

三、結語

事業單位人事檔案既是檔案管理的重要內容，也是人力資源管理的重要依據。新形勢下，事業單位要加強加強人事檔案材料審核，實施人事檔案動態化管理，創新人事檔案流動管理模式，加快人事檔案管理信息化建設，從而構建起完善的人事檔案管理體系，以保證人事檔案的真實性、動態性、流動性和機密性，充分發揮出人事檔案在人力資源管理中的最大化效用，為事業單位改革發展提供有力保障。

（作者單位為中央廣播電視總臺）

參考文獻

[1] 牛永愛.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].才智，2019（4）：144-145.

[2] 江佳桐.新時期事業單位人事檔案管理創新路徑[J].辦公室業務，2019（4）：71-72.

[3] 馮瑞文.提升事業單位人事檔案管理水平的建議[J].辦公室業務，2019（3）：123-125.

[4] 許蘭香.淺談大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響[J].傳播力研究，2019（3）：40-41.

[5] 胡妤.如何做好新時期事業單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發，2019（1）：142-143.