淺談高職院校人事管理信息化建設(shè)

摘 ?要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，人事管理信息化對于高職院校顯得尤為重要。本文針對傳統(tǒng)的人事管理中的弊端，人事管理信息化對于高職院校的意義，對高職院校中產(chǎn)生的問題以及相應(yīng)的解決對策進(jìn)行了深入的研究。

關(guān)鍵詞：信息化;人事管理;高職院校

隨著我國知識經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國家對于高職院校的不斷扶持力，越來越多的高職院校發(fā)現(xiàn)人事管理的水平與效率，是制約人力資源發(fā)揮作用的重要原因，尤其是人事的檔案管理以及績效工資的管理，這些都引起了高職院校領(lǐng)導(dǎo)的廣泛關(guān)注。

一、人事管理信息化在高職院校中的現(xiàn)實意義

（一）提高工作效率促進(jìn)人事管理變革

傳統(tǒng)人事管理工作內(nèi)容煩瑣重復(fù)、耗時耗力，人事管理信息化通過對人事信息采用科學(xué)的管理方式，更好地進(jìn)行了資源重組，實現(xiàn)了信息技術(shù)與人力資源的充分交融。在檔案管理方面，既提高了檔案管理人員的工作效率，減少了工作時間，也大大提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時也可以延長紙質(zhì)檔案的保存時間，使得各種信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計更加的方便快捷。在工資管理方面，有效的提高了工資的準(zhǔn)確度，同時明確工資結(jié)構(gòu)。既節(jié)約了人事工作中時間和人力的成本，大大提高了工作效率，更為高職院校在人事管理變革提供了有力的技術(shù)支持。

（二）促進(jìn)職能部門之間的資源共享

高職院校各個行政部門都有不同的職能，所以各職能部門的工作都有一定的獨立性，有自己管理信息的方式，從而導(dǎo)致人事信息在采集過程中容易出現(xiàn)片面化、誤差大、耗時等問題。人事管理信息化采取對人事信息管理端進(jìn)行管理權(quán)限的設(shè)置，根據(jù)各職能部門的工作內(nèi)容下發(fā)相關(guān)的管理權(quán)限，從而將各職能部門的信息管理端與人事信息管理端進(jìn)行無縫銜接。各職能部門通過屬于自己的權(quán)限進(jìn)行工作，不僅為人事信息的準(zhǔn)確性、及時性提供了保障，節(jié)約了工作成本，同時也促進(jìn)了各部門間的資源共享。

（三）為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)

為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在決策上提供科學(xué)準(zhǔn)確的信息支持和數(shù)據(jù)分析，是人事部門工作中的重要職能之一。在高校檔案管理以及績效工資信息化管理后，人事部門通過信息化工具，對復(fù)雜冗長人事數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)處理和分析后，不僅可以提高工作效率，更可以讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠及時、客觀、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)教職工工作中存在的問題，做出重要決策提供依據(jù)。

二、在高職院校推行人事管理信息化過程中遇到的問題

在高職院校中推行人事管理信息化意義重大，但在當(dāng)前的實行過程中，需要對以下幾個問題進(jìn)行分析和解決。

（一）對人事管理信息化認(rèn)識的片面性

由于缺乏對人事管理信息化的全面認(rèn)知，部分高職院校主觀地認(rèn)為就是單純的利用電子表格來替代人工紙質(zhì)工作，將購買硬件設(shè)施作為了重點，忽略了對教職工軟件培訓(xùn)，更沒有對系統(tǒng)做出適應(yīng)本校實際的調(diào)整;另外一部分院校雖沒有這方面的問題，但與軟件商存在認(rèn)知方面的差異、研發(fā)團(tuán)隊專業(yè)知識不足等，造成了人事管理信息化的施行出現(xiàn)了與預(yù)期不符的情況。

（二） 缺乏對相關(guān)人員的專業(yè)技能培養(yǎng)

在大部分的高職院校，由于人數(shù)少、工作量大并未對信息采集設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人員，在檔案管理方面甚至是將普通辦公室作為檔案管理房，不利于紙質(zhì)檔案管理，這就增加了人事處的工作量，直接影響了人事專員對管理信息化專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。另外，有的院校雖然設(shè)有專人進(jìn)行操作，但大部分掌握的均是基礎(chǔ)的辦公軟件且能力不一，加之沒有受過專業(yè)技能培訓(xùn)和考核，使數(shù)據(jù)在收集和處理中出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性受到了影響。

（三）未形成規(guī)范的人事信息化管理體系

當(dāng)前大部分高職院校不能充分認(rèn)識到人事管理在整個院校工作中的重要作用，缺乏對人事管理工作的定位，因此忽視了對人事信息化管理的建設(shè)和規(guī)范，使之不能與其他職能部門進(jìn)行有效的銜接、達(dá)到充分的資源共享，進(jìn)而造成各部門出現(xiàn)工作繁重但效率低下的問題。

三、對高職院校人事管理信息化的幾點建議

（一）觀念和行動的轉(zhuǎn)變

一方面要加強(qiáng)和完善學(xué)校各領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門工作人員對人事管理信息化的認(rèn)知工作，充分認(rèn)識其在學(xué)校發(fā)展中的重要性，樹立正確的人事信息化管理理念。另外，積極將信息化管理應(yīng)用到各自的工作之中，使其成為一種提高本崗位工作效率的工具，并不斷結(jié)合自身的實際需求進(jìn)行改進(jìn)。

（二）建立符合自身工作要求的信息化管理體系

因高校人事管理的工作量大、隨機(jī)性強(qiáng)且數(shù)據(jù)更新比較快，因此必要結(jié)合實際來進(jìn)行人事信息化管理。

1.加強(qiáng)人事檔案管理隊伍建設(shè)。高職院校應(yīng)重視人事檔案管理部門，大力引進(jìn)復(fù)合型人才，豐富檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)，使新員工的活力和老員工的技能經(jīng)驗完美融合，組成一支可以快速適應(yīng)社會發(fā)展需要的檔案管理隊伍。

2.規(guī)范人事管理信息化平臺的操作。為更好的適應(yīng)檔案管理工作要求，應(yīng)制定一系列規(guī)范的管理制度以及切實可行的操作流程，并且在工作中不斷地進(jìn)行優(yōu)化，才能使各部門有效避免操作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，以達(dá)到減少工作成本、提高人事工作效率的目的。

（三）加強(qiáng)人事信息管理人員的培訓(xùn)

在信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代的今天，高職院校應(yīng)積極鼓勵人事工作人員多學(xué)習(xí)信息化領(lǐng)域的新科技，擴(kuò)大自身的知識面，多與各大院校之間進(jìn)行溝通和交流，達(dá)到物盡其用的效果。同時，高職院校也可以舉辦相應(yīng)的專題學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)會，邀請專家進(jìn)行講座，尤其是對于檔案管理以及績效工資的人員講解先進(jìn)的技術(shù)方法以及其發(fā)展前景，以提高管理人員的整體水平和工作能力。

結(jié)語：

高職院校信息化平臺建成后，有助于提升人事管理質(zhì)量和效率，促進(jìn)高校人力資源管理改革，為實現(xiàn)管理者的科學(xué)決策提供重要技術(shù)保障，是高職院校信息化建設(shè)不可缺少的重要組成部分。

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作者簡介：

王茂敏（1981-），男，漢族，山東汶上人，本科，館員;研究方向：計算機(jī)、檔案、工資。